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Macht Dem Team Photo Alto
Kommunikation wird sich durch die digitale Transformation grundlegend verändern. (Foto: ©PhotoAlto)
Kommunikation Technologien New Work

Zukunft der Arbeit: Alle Macht dem Team

Seit ein paar Jahren unterliegt unsere Kommunikation einem radikalen Wandel. Dieser Wandel heißt Digitale Transformation. Unabhängig von Zeit, Ort und Hierarchien sollen wir nicht nur schneller, sondern auch effektiver und vernetzter arbeiten. Diese neue Arbeitswelt verlangt uns einiges ab, birgt aber auch jede Menge Chancen – wenn wir bereit sind, unsere Zusammenarbeit von Grund auf neu zu denken.

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Kommunikation ist das Herzstück unserer Arbeit. Wenn wir es schaffen, sie effektiv und agil zu gestalten, wird der Wandel für uns nicht zur Bedrohung, sondern zum Erfolg. Doch wie müssen Kommunikation und Zusammenarbeit organisiert sein, um mit dem Tempo und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt mitzuhalten? Hürdenlos, nahbar und unkompliziert. Und vor allem so, dass alle Mitarbeiter integriert sind.

Die richtigen Menschen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Was so einfach klingt, aber schwer umzusetzen ist, macht eine neue Technologie tatsächlich möglich. Sogenannte Kollaborationsplattformen sorgen dafür, dass die richtigen Leute immer auf dem neuesten Stand und wichtige Informationen immer verfügbar sind.

Was sich jedes Unternehmen vor Augen führen muss: seine Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource. In ihnen bündeln sich Know-how und Erfahrung. Damit ein Unternehmen produktiv sein kann, müssen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, so effizient wie möglich zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Wissen auszutauschen.

Ein zentrales System, das alle Projekte, Themen und Aufgaben bündelt, macht das möglich. Es bringt Leute in großen und kleinen Teams zusammen und wird so zum Knoten- und Sammelpunkt in Unternehmen. Die neuen Kollaborationsplattformen haben sich genau das zum Ziel gesetzt.

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Den „Team first“-Gedanken in Unternehmenskulturen zu verankern, ist eine der entscheidenden Herausforderungen, wenn es darum geht, den Wandel in Organisationen durchzusetzen.

Denn Teamerfolg bewirkt bekanntlich weit mehr, als der Erfolg des Einzelnen – dieser Change im Mindset ist jedoch längst noch nicht in allen Köpfen angekommen. Richtig eingesetzt, kann Technologie hierbei zum Verbündeten werden, der Mitarbeiter unterstützt und zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Kollaborationsplattformen wie Slack organisieren die unternehmensweite Zusammenarbeit deshalb in Channels. Channels organisieren Teams und bündeln genau das Wissen, das für die jeweiligen Mitglieder relevant ist. So sind alle stets up to date und haben Zugriff auf die Informationen, die sie gerade brauchen – egal, wann sie zum Team gestoßen sind.

Denn je nach Projektschritt können Teams individuell zusammengestellt und ergänzt werden. Dank des Zugriffs auf die komplette Kommunikationshistorie sind auch neue Mitglieder immer sofort auf dem richtigen Stand.

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Persönliche Interaktion – auch ohne Face to face

Kommunikation bedeutet für die meisten von uns im Idealfall noch immer: Dem Gesprächspartner gegenüberstehen, ihm in die Augen sehen. Und sicherlich ersetzt nichts den persönlichen Kontakt. Aber was, wenn der Gesprächspartner im Home Office sitzt, in einer anderen Stadt arbeitet oder Teams gar über den Globus verstreut sind?

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, wandelt sich auch hinsichtlich der Flexibilität unseres Arbeitsortes und so ist der direkte Austausch nicht immer möglich. Er lässt sich aber möglich machen. Kollaborationsplattformen bauen in Unternehmen eine Brücke zwischen Mitarbeitern und Teams, egal, an welchem Ort sie sich gerade befinden. So lassen sich Zusammenarbeit und Wissenstransfer in unserer digitalen Arbeitswelt online noch schneller, unkomplizierter und vor allem kollegialer organisieren, als im direkten Kontakt.

Eine andere wichtige Komponente des Face to Face-Kontakts sind zweifelsohne die Emotionen, die sich in Gesten und Gesichtern ablesen lassen. Deren digitale Gegenspieler, Emojis wie Augenzwinkern, ein „Daumen hoch“ oder ein fragender Blick, sagen oft sehr viel mehr, als sich in Text-Messages ausdrücken lässt.

So lassen sich nicht nur Emotionen ausdrücken, sondern sogar Geschäftsabläufe mit einem einzigen Klick effizienter gestalten: Ein grüner Haken beispielsweise symbolisiert die Freigabe von im Channel geteilten Dokumenten, ein nach oben zeigender Finger, dass ein Kollege eine Aufgabe übernehmen möchte.

Natürlich wird es immer Situationen geben, in denen digitale Kommunikation das persönliche Gespräch nicht ersetzen kann und nicht ersetzen sollte – etwa wenn es darum geht, schwieriges Feedback zu geben.

In vielen anderen Fällen kommen Kollaborationsplattformen aber bereits sehr nah an Face to Face-Kommunikation heran – in den Chats können wir uns der Umgangssprache, Abkürzungen und Emoticons bedienen und unsere Botschaften dadurch wirkungsvoll unterstützen. Viele Tools bieten zudem die Integration eines Video-Calls für den direkten Austausch, wenn er doch einmal nötig oder gewünscht sein sollte.

So bieten Kollaborationsplattformen eine ganz neue Flexibilität in der Geschäftskommunikation. Durch ihr breites Spektrum an Kommentar- und Reaktionsmöglichkeiten sollen sie uns zahlreiche Möglichkeiten eröffnen, um angemessen auf unterschiedlichste Situationen und Gesprächspartner zu reagieren: ob freundschaftlich-kollegial oder distanzierter und auf Hierarchien bedacht.

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Wissenssilos abbauen, Know-how-Archiv aufbauen

Kollaborationsplattformen sind aber nicht nur ein praktisches Tool für Instant Messaging und Gruppenunterhaltungen. Wie ein Gehirn sammeln sie bewusstes und unbewusstes Wissen, während wir schon mit dem nächsten Projekt beschäftigt sind.

Während Informationen in unserem Gehirn aber meist nur für uns selbst gespeichert sind, entwickeln die Tools einen schier unendlichen, für jeden zugänglichen Wissensspeicher. So wird der digitale Treffpunkt für Mitarbeiter und Teams durch ein wesentliches Werkzeug ergänzt: ein intelligentes Know-how-Archiv.

Alle Informationen, Unterhaltungen, Links, Dokumente und Bilder werden gespeichert und miteinander verknüpft. Eine passgenaue Suchfunktion mit Filtermöglichkeiten nach Absender, Channels und Zeitstempeln stellt sicher, dass wir mit der Suche nach Informationen keine wertvolle Zeit mehr verschwenden.

Gelegentlich wird die Furcht geäußert, dass Kollaborationsplattformen eine Nachrichtenflut auslösen und von der täglichen Arbeit ablenken. Das kann tatsächlich passieren – wenn man sie nicht richtig einsetzt. Jedes neu eingeführte System in einer Organisation braucht Zeit und von allen Beteiligten Offenheit für die vielen Möglichkeiten, die es bietet.

Wer im Informationsdschungel nicht die Orientierung verlieren möchte, muss in der Lage sein, Prioritäten zu setzen. Nicht jede Nachricht ist für jeden Mitarbeiter von gleicher Bedeutung. Deshalb lassen sich in Kollaborationsplattformen beispielsweise Keywords einrichten. Die weisen dann auf wichtige Posts hin.

Verlinkungen mit dem eigenen Namen helfen, relevante Meldungen nicht zu verpassen. Ein Nicht-stören-Status, den viele Collaboration Tools bieten, schützt vor ungewünschter Ablenkung, wenn die Deadline eines Projekts bevorsteht oder eine wichtige Präsentation noch fertig werden muss.

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Unsere Kommunikation liegt in unserer Hand

Eine reibungslose, hürdenlose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teams unternehmensweit und uneingeschränkter Wissenstransfer sollten gerade in der heutigen Zeit im Interesse aller Unternehmen liegen.

Wichtig ist dabei: Der Schlüssel zur neuen Arbeitswelt ist nicht in erster Linie Geschwindigkeit. Vielmehr geht es um Produktivität, Agilität und Transparenz. Statt „wir können nicht schnell genug kommunizieren“ müsste es daher heißen: „wir können nicht intelligent genug kommunizieren“.

Über den Autor: Johann Butting ist Head of EMEA bei Slack, einer Workplace Collaboration Software. Er arbeitet seit fast 20 Jahren im Technologiesektor in den USA und in Europa. Zuletzt war er als Head of EMEA bei Dropbox tätig, wo er für den Aufbau des europäischen Teams an fünf Standorten und insgesamt 300 Mitarbeitern verantwortlich war.

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