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Screenshots: Mite
Tooltipp Software Kolumne

Tooltipp: Mite

Zeiterfassung ist gerade bei Projektarbeiten für Kunden oder zusammengewürfelten Teams wichtig. Die netzstrategen zeigen diese Woche, wie es gehen kann.

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Was ist Mite?

Mite ist ein Onlinedienst zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit. Er wurde speziell für Teams und Freiberufler konzipiert und ermöglicht den Teammitgliedern sowie bei Bedarf auch Kunden, eine Vielzahl an Reportingmöglichkeiten der erfassten Zeiten.

Aber der Reihe nach: Am Anfang steht wie bei allen Zeiterfassungstools erstmal die Disziplin, seine Zeiten auch tatsächlich zu erfassen. Damit das in der täglichen Arbeit mit möglichst wenig Aufwand möglich ist, muss der Nutzer einmalig seine Kunden mit den unterschiedlichen Projekten anlegen. Innerhalb der Projekte kann man dann zwischen verschiedenen Leistungen (z. B. Entwicklung, Projektmanagement, Beratung) unterscheiden und diese auch mit verschiedenen Stundensätzen hinterlegen. 

1 Projekt Anlegen
Anlegen von Kunden und Projekten: Hier sieht man, wie bei einem vorhandenen Kunden ein neues Projekt hinzugefügt wird. Es können ein Gesamtbudget sowie spezielle Stundensätze vergeben werden (Screenshot: Mite)

Ist das erledigt, kann über die schlicht gestaltete Weboberfläche das Erfassen der Zeiten beginnen. Dafür stehen dem Nutzer grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder werden die Zeiten im Nachhinein erfasst und zum jeweiligen Kunden gebucht, oder aber die Zeiten werden in Echtzeit von der Stoppuhr-Funktion mitgetrackt.

2 Zeit Erfassen
Zeiterfassung: Bei der Zeiterfassung kann man auf die zuvor angelegten Kunden, Projekte und Leistungen zurückgreifen (Screenshot: Mite)

Über die Schaltfläche "Reports" lassen sich die erfassten Zeiten nun analysieren. Standardmäßig werden die Stunden des heutigen Tages, der aktuellen Woche und des laufenden Monats angezeigt. Zusätzlich dazu bekommt der Nutzer seine durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag (gerechnet auf die letzten vier Wochen) und die davon verrechenbare Zeit in Prozent angezeigt. Wer sich weniger für die Zeiten als für den damit erwirtschafteten Umsatz interessiert, kann die Maßeinheit von "Stunden" auf "Umsatz" umstellen. Dann wird dem Nutzer auf Basis der hinterlegten Stundensätze errechnet, wie viel er am heutigen Tag, in der aktuellen Woche und dem laufenden Monat erwirtschaftet hat, wie hoch sein Verdienst durchschnittlich in den letzten vier Wochen war und daraus abgeleitet der Stundenlohn. Im Reporting-Bereich lassen sich noch weitere Analysen durchführen. So können alle Einträge nach Kunde, Projekt, Leistung, Benutzer (Teammitglied) und Zeitraum gefiltert werden.

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3 Reporting
Reporting: Das Standardreporting zeigt die Zeiten für den heutigen Arbeitstag, die aktuelle Woche und den aktuellen Monat. Zusätzlich werden die durchschnittlichen Stunden pro Arbeitstag und der Prozentsatz der verrechenbaren Stunden für die vergangenen vier Wochen angezeigt (Screenshot: Mite)

Wie kann ich Mite beruflich nutzen?

Mit Mite lassen sich die Zeiten von Teams und ihren einzelnen Mitgliedern erfassen und (oberflächlich) analysieren. Weiterer wichtiger Bestandteil ist die Export-Funktion. Über die Schnittstelle können Exports gezogen werden, die dann anderen Programmen zur Verfügung gestellt werden. So ist es möglich die erfassten Stunden an ein Abrechnungstool zu übergeben. Dort wird dann standardmäßig pro Kunde eine Rechnung mit allen Projekten, für die im Abrechnungszeitraum Zeiten erfasst wurden, erstellt. Über die Schnittstelle ist es allerdings auch möglich pro Kunde mehrere Rechnungen, beispielsweise pro Projekt, zu generieren.

Warum nutzen wir das Tool?

Für uns als Strategieberatung und Agentur ist es wichtig, immer den Überblick über die geleisteten Stunden und das damit verbundene Budget unserer Kunden zu haben. Ganz besonders dann, wenn mehrere Kollegen von unterschiedlichen Standorten für ein Projekt arbeiten. Diese Möglichkeit bietet uns Mite. Aus unserer Sicht sprechen vor allem die folgenden Punkte für die Verwendung von Mite:

  • simpler, übersichtlicher Aufbau und einfache Nutzung
  • gute Schnittstelle, um Exports zu ziehen
  • individuelle Stundensätze pro Service, Kunde und Projekt

Welchen Fehler hat das Tool?

Nicht direkt ein Fehler, aber manchmal doch ärgerlich: Man kann bei einem Arbeitstag, der noch keine Zeiteinträge enthält, die Funktion “Einträge des letzten Arbeitstags als Vorlage kopieren” aktivieren. In diesem Fall werden aber nur Kunde und Projekt übernommen. Allerdings keine Zeiten und auch nicht die hinzugefügten Bemerkungen.

Was vermissen wir an dem Tool?

Den größten Makel sehen wir bei den Reporting-Möglichkeiten. Uns fehlen vor allem die Möglichkeiten Dashboards für Kunden oder Projekte anzulegen sowie automatisierte Analysen von Umsätzen oder Verteilungen der Stunden nach 'verrechenbar' und 'intern'. Außerdem sind alle Statistiken, die man abrufen kann tabellenbasiert. Grafische Auswertungen gibt es so gut wie keine.

Ein weiterer Punkt, dem man dem Tool nur bedingt vorwerfen kann, liegt in der Natur des Zeiterfassens: Sie macht keinen Spaß. Ein Gamification-Ansatz könnte dabei helfen. Oder grafische Elemente, die den Nutzer motivieren seine Zeiten einzutragen. Zugegeben, der Pro-Punkt des simplen und übersichtlichen Aufbaus könnte dadurch gefährdet sein.

Welche Hacks gibt es für das Tool?

Vielleicht nicht wirklich ein Hack, aber doch eine nützliche Funktion, die nicht sofort ersichtlich ist, ist die Bandbreite an Schreibweisen die Mite zur Zeiterfassung erkennt. Hier ein paar Beispiele:

  • 1:30 (Stunden:Minuten) oder 1,5 (mit Komma) oder 1.5 (mit Punkt) für 1 Stunde 30 Minuten
  • 0:00 oder ein leeres Feld für einen Zeiteintrag mit laufender Stoppuhr
  • 8 bis 12:30 oder 8 12:30 oder 0800 1230 (Vierer-Ziffernblöcke) für einen Zeitraum von 8:00 bis 12:30 Uhr. Mite rechnet die Dauer automatisch aus und sichert die angegebene Start- und Endzeit zusätzlich im Bemerkungsfeld
  • 0:00* oder * für einen Zeiteintrag mit laufender Stoppuhr samt Start- und Endzeit im Bemerkungsfeld. Die Startzeit ist die aktuelle Uhrzeit; die Endzeit zählt automatisch hoch, solange die Stoppuhr tickt. Hängt man das Sternchen hinten an das Zeiterfassungsfeld an, wird stets Start- und Endzeit im Bemerkungsfeld mit abgelegt. Zeiträume können folglich mit einer Dauer oder Grundrechenarten kombiniert werden: arbeitet man beispielsweise seit 10 Minuten, gibt man 0:10* ein
  • 0:02+ startet die Stoppuhr und die vorher nicht mitgetrackten zwei Minuten werden dazu addiert. Ein hinten angestelltes Plus-Zeichen startet stets die Stoppuhr. Es kann frei mit einer Dauer, einem Zeitraum oder Grundrechenarten kombiniert werden
  • also: 2+0:15 bzw. 2-0:15 für 2 Stunden plus bzw. minus 15 Minuten
  • 2*1.5 bzw. 2/1.5 für 2 Stunden multipliziert mit bzw. dividiert durch 1.5

Korrektur: In einer früheren Version des Artikels wurde die Stapelverarbeitung als Feature vermisst. Diese gibt es. Die Funktion ist verfügbar, wenn der User die Rolle des Admin inne hat. 

Christina D'Ilio hat schon Schülerzeitungen aufgebaut und danach einfach nur noch den Herausforderungsgrad nach oben angepasst. Plant als Medien- und Projekt-Strategin bei den netzstrategen gemeinsam mit Verlagen deren Prozesse und digitale Produkte. Beim Fußball der Endgegner im Strafraum.

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