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Tooltipp: Mindmeister

Die Anzahl an verfügbaren Tools, die den (Arbeits-)Alltag angeblich erleichtern, ist überwältigend. In unserer neuen Serie stellt LEAD in Kooperation mit den Netzstrategen nützliche Tools vor. Im ersten Teil geht es um das Mindmapping-Tool Mindmeister.

Anna Gienger 19. Januar 2018

Was ist Mindmeister?

Diese Frage lässt sich schnell beantworten: Mindmeister ist ein browserbasierter Dienst zum Erstellen von Mindmaps. Größter Vorteil im Vergleich zu anderen Tools mit der gleichen Funktion ist das zeitgleiche gemeinsame Bearbeiten von Grafiken mit beliebig vielen anderen Nutzern.

Über die E-Mail Adresse lädt man Kollegen oder Freunde zur Zusammenarbeit ein, die dann per Mail benachrichtigt werden und sofort Zugang zur Mindmap erhalten. Zusätzlich lässt sich ein Link generieren, über den jeder Empfänger die erstellte Mindmap ansehen kann. Die kostenlose Version von Mindmeister ist leider auf die Erstellung und Mitarbeit an drei Maps beschränkt, wer also aktiv mit dem Tool arbeiten möchte, muss auf eine kostenpflichtige Version umstellen. Die Preisgestaltung des Tools liegt dabei mit 4,99 Euro monatlich (ohne Rabatte) pro Nutzer in einem angemessenen Rahmen.

Mit der kostenfreien Software Google Gears können die Maps auch offline bearbeitet werden, in der Offline-Bearbeitung umgeht man so auch die Beschränkung auf drei Maps in der Basisversion. Die Apps für Android und iOS ermöglichen außerdem das Erstellen, Teilen und Bearbeiten von Mindmaps auch von unterwegs.

Wie kann ich Mindmeister beruflich nutzen?

Mit Mindmeister lässt sich ein schneller Überblick über komplexe Themen erstellen. Es ist das optimale Tool für das gemeinsame Brainstorming in Echtzeit, aber auch für die anschließende Strukturierung der Ideen.

Wir nutzen das Tool vor allem zur Erstellung von Sitemaps und der Visualisierung von Website-Navigationen. So lässt sich eine Vorlage erstellen, die schnell und einfach angepasst werden kann, bis das gewünschte Wording gefunden und die passende hierarchische Struktur festgelegt ist.

Daneben kommt der Dienst bei uns auch zum Einsatz, wenn wir zu Beginn eines Projektes die einzelnen Anspruchsgruppen mit den jeweiligen Zielsetzungen sammeln oder auch mit Mindmeister eine Landkarte der vorhandenen Websites, Social-Media-Kanäle und anderen Properties erstellen.

Wie kann ich Mindmeister privat nutzen?

Die private Nutzung lehnt sich eng an die berufliche Nutzung an. Mit Mindmeister können Themen aus allen Lebensbereichen gesammelt und strukturiert werden. Beispiele dafür sind die Aufstellung von Möbeln oder Inventar in Haus und Wohnung, oder das Sammeln und Bewerten von Reisezielen, Urlaubsplänen oder Ausflugsideen.

Warum nutzen wir das Tool?

Durch die Nutzung von Google Drive sind wir gewohnt kollaborativ zu arbeiten. Jedes Unternehmen mit mehreren Standorten kennt die Herausforderung, parallel an Dokumenten zu arbeiten. Auch wir haben drei Büros in Köln, Karlsruhe und Barcelona und unsere Kunden sitzen ebenfalls europaweit verstreut. Über das Tool können alle gemeinsam parallel an den Mindmaps arbeiten.

Durch den simplen und schnell verständlichen Aufbau des Tools, können auch Externe und Kunden direkt mitarbeiten - Einarbeitungszeiten und lange Erklärungen bleiben aus.

Wie nutzen wir das Tool?

Oft sammeln wir in den ersten Gesprächen mit Kunden bereits Ideen und versuchen Dinge “aufs Papier” zu bringen. So geht keine Information verloren und es kann anschließend direkt geclustert und strukturiert werden. Häufig schauen wir uns auch in Videokonferenzen gemeinsam mit Kollegen oder Kunden die Mindmaps an, so können nötige Änderungen direkt in Echtzeit vorgenommen werden. Das erspart Verwirrung und Diskussion.

Welchen Fehler hat das Tool?

Kleines Manko ist, dass im Brainstorming Modus - also wenn mehrere Benutzer an der Mindmap arbeiten - die einfache Rückgängig-Machen-Funktion nicht möglich ist.

Das gilt auch, wenn der andere Mitarbeiter gar nicht aktiv daran arbeitet, sondern einfach das Tab noch geöffnet hat. Das hat uns schon oft vor Herausforderungen gestellt. Es gibt zwar eine Bearbeitungshistorie, in der man die letzten Stände wiederherstellen kann, doch das ist leider komplizierter, als es sein müsste.

Was vermissen wir an dem Tool?

Persönlich vermisse ich eine einfache Chat-Funktion, wie man sie auch von anderen Tools wie den Google Apps kennt. Man benötigt sie nicht oft, aber ab und zu hat man doch das Bedürfnis einem Mit-Bearbeiter eine kurze Nachricht zukommen zu lassen, im Sinne von “Lass die Finger weg, diesen Teil bearbeite ich gerade”.

Welche Hacks gibt es für das Tool?

Das Tool hat einige schöne kleine Features, die wir in diesem Abschnitt kurz vorstellen wollen.

Die einzelnen Textblöcke einer Mindmap können mit unterschiedlichen Symbolen (Zahlen, Sterne, Herzen) markiert werden. Zu diesen Einstellungen gelangt man über das Burger-Menü auf der rechten Seite. Wird das Symbol x ausgewählt, kann dieses direkt mit Klick auf das Symbol am Textblock in ein ✓ gewandelt werden.

Das ist ein nettes Feature, um beispielsweise bei einer Sitemap sukzessive zu kennzeichnen, welche Begriffe schon final definiert sind oder welche Texte bereits erstellt wurden.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Kommentare pro Textblock einzufügen, Links zu hinterlegen und Dateien zu verknüpfen. So können, zum Beispiel, beim Erstellen einer Website die entsprechenden Dokumente direkt an die richtige Stelle in der Navigation gehängt werden, quasi eine einfache Dummie-Website erstellt werden. Im privaten Gebrauch können Links zu Produkten aus Online-Shops und entsprechende Bilder angefügt werden.

Kein richtiger Hack, aber noch ein Tipp von unserer Seite: Mindmeister hat oft Angebote, bei denen ihr erheblich sparen könnt. Nach dem Probeabonnement also einfach geduldig abwarten, bis ein passendes Angebot per Mail kommt.

Welche Alternativen haben wir ausprobiert?

Vor Mindmeister haben wir XMind genutzt. Auch ein sehr gutes Tool, zum Wechsel haben uns dennoch folgende Punkte bewogen:

1. Es war keine gemeinsame Online-Kollaboration möglich. Mit dem Senden von “Version Final 1” und “Version Final Final” per Mail haben wir einfach keine guten Erfahrungen gemacht.

2. Das Tool benötigte einen Download der Software. Bevor Dateien von Mitarbeitern oder Kunden angesehen und bearbeitet werden konnten, musste die Software installiert werden. Was noch dazu kommt: Das Design und die Experience bei der Nutzung von XMind sind bis heute nicht optimal. Es lässt sich nicht so intuitiv nutzen wie Mindmeister und auch die Darstellung der Maps ist (aus unserer Sicht) bei Mindmeister besser gelungen. Sehr positiv war für uns bei der Umstellung die Möglichkeit, die bestehenden Mindmaps aus XMind einfach in Mindmeister zu importieren.

Über die Autorin: SEO aus Leidenschaft, lebt und arbeitet in Karlsruhe. Nach dem Studium von “Irgendwas mit Medien” im schönen Ravensburg ist Anna Gienger nun bei den Netzstrategen als Projekt- und Marketing-Strategin verantwortlich. Geschwindigkeit liebt sie nicht nur digital.