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Google Keep Devices
Screenshot: netzstrategen/Google Keep
Tooltipp Google Apps

Tooltipp: Google Keep

Es gibt Listensysteme, Kartensysteme, Kalendersysteme oder auch das gute alte Post-It. Die virtuelle Form des Klebezettels ist Google Keep - unser Tooltipp der Woche.

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Was ist Google Keep?

Google Keep ist ein kostenfreies Tool von Google, mit dem Listen erstellt werden können. Bekannt ist das Tool auch unter dem Namen Google Notizen, der sehr klar die Hauptfunktion des Dienstes beschreibt. Doch gibt es weit mehr Anwendungsbereiche, als man bei dieser Beschreibung im ersten Moment denken würde.

Was all diese Anwendungsbereiche verbindet ist das einfache Ziel: an alles Denken - nichts Vergessen.
Zu diesem Zweck können Notizen verschiedenster Natur erstellt werden, im täglichen Leben sind das meist klassische Aufgaben oder Einkaufslisten. Großer Vorteil des Dienstes ist die Möglichkeit, die einzelnen Listen individuell mit anderen Personen zu teilen, sie zum Bearbeiten einzuladen und so immer und überall auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Google Keep Screenshot Listen
Screenshots: netzstrategen

Wie kann ich Google Keep beruflich nutzen?

Im beruflichen Alltag entstehen in den unterschiedlichsten Situationen Aufgaben, um die sich jemand kümmern muss. Bei uns netzstrategen sind das häufig Termine mit Kunden, in denen Ziele definiert, Maßnahmen geplant und Aufgaben abgeleitet werden. In solchen Treffen ist es oft möglich, die Aufgaben direkt ausführlich in unseren Projektmanagementriesen Asana einzupflegen. Oft sind es die Dinge, die in der Küche bei einem Kaffee oder zwischen Tür und Angel besprochen werden, für die wir Google Notizen nutzen. Die kleinen Themen zwischendurch, die sonst einfach untergehen, und deswegen unbedingt direkt festgehalten werden wollen.

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Wir sprechen viel persönlich miteinander, schreiben uns aber auch Mails, chatten via Slack oder WhatsApp miteinander, aus den unterschiedlichsten Kanälen prasseln täglich Informationen auf uns ein. Irgendwann kommt es dann doch wieder dazu, dass man die guten alten Post-Its aus der Schublade holt und festhält, was es zu tun gibt. 

Also zurück zu Papier und Stift. Genau das hat bei mir Google Keep ersetzt. Es ist mein kleines Schweizer Aufgabentaschenmesser, mit dem ich die Komplexität wieder reduziere und mir täglich überlege, was es jetzt gerade zu tun gibt. So habe ich eine Liste “Do Today”, die Aufgaben aus all diesen Quellen komprimiert und meinen Fahrplan durch den Tag abbildet.

Google Keep Screenshot Do Today Liste

Wie kann ich Google Keep privat nutzen?

Es können alle privaten To-Dos in unterschiedliche Listen kategorisiert und individuell an Freunde oder Familie freigegeben werden. Konkret schaut es bei mir so aus, dass ich meine Aufgaben in vielen verschiedenen Listen sammle, die ich dann immer situationsbezogen abrufe: um schnell etwas festzuhalten, was getan werden muss (Gefrierfach abtauen), um etwas abzuhaken, das ich erledigt habe (Fenster putzen) oder um mir etwas zu notieren, was ich nicht vergessen möchte (Geschenk für Muttertag).

Außerdem gibt es diverse Einkaufslisten; entweder für die Lebensmittel zu Hause oder für das Mittagessen im Büro, in denen wir zusammenarbeiten und sehen, wer wann was besorgen kann oder bereits besorgt hat. 

Aber auch ganze Projekte habe ich so schon geplant; zum Beispiel die Aufgaben im Rahmen von Renovierungsarbeiten in meinem Haus (der Maler musste mal wieder kommen) oder die Organisation eines gemeinsamen Urlaubs mit Freunden (einmal Sonnencreme reicht).

Google Keep Screenshot Einkaufsliste

Warum nutzen wir das Tool?

Google Keep besticht eben durch seine extreme Einfachheit. Die größte Schwäche ist so auch die größte Stärke: Es hat wenige Funktionen. Im Prinzip kann ich eine Liste erstellen und mir noch überlegen, ob ich

a) Checkboxen will
b) die Liste mit jemandem teilen möchte
Das war es.
Und da es über verschiedene Geräte (Desktop und Mobil) synchron nutzbar ist, ist es für mich der bessere Aufgabenzettel.

Wie nutzen wir das Tool?

Anders als Slack, Asana und Co. ist Google Keep bei uns nicht Pflichtprogramm, sondern es bleibt jedem selbst überlassen, ob er oder sie damit die Flut der täglichen Aufgaben bewältigt oder nicht. Es gibt unterschiedliche Vorlieben und damit auch Kollegen, die dafür Asana nutzen und wieder andere haben einen Stift und Block dafür. Es haben sich überall Netzwerke gebildet, die so im Untergrund kleinere Jobs abwickeln, die in den größeren Systemen nur Rauschen wären.

Welchen Fehler hat das Tool?

Es verfügt eben nicht über unendlich viele Features. Manchmal würde ich mir gerne eine Erinnerung für eine einzelne Aufgabe erstellen, das geht bisher nur für ganze Listen. Manche Aufgaben würde ich auch gerne kommentieren und ihnen Kontext geben.

Aber dafür ist es ganz einfach, leicht und simpel und zwingt mich dazu, Dinge auf dem Schirm zu haben und auf den Punkt zu bringen. Das ist die glänzende Kehrseite der Medaille.

Google Keep Screenshot Reminder Setting

Was vermissen wir an dem Tool?

Mir persönlich fehlen am meisten die genannten Fälligkeitstermine für einzelne Aufgaben, damit ich einen Überblick bekomme, wann ich was erledigen wollte. Gerne würde ich über einen Drag-and-Drop-Mechanismus Aufgaben in einzelne Tage ziehen. Aber das Tool ist von Google - und wahrscheinlich kommt das daher eines Tages ohnehin.

Welche Hacks gibt es für das Tool?

Eine coole Funktion ist, dass sich zu einzelnen Listen Zeichnungen und Bilder hinzufügen lassen. Im privaten Umfeld lassen sich so zum Beispiel bei einer Renovierung Skizzen von einzelnen Räumen erstellen und daraus Aufgaben ableiten.

Im beruflichen Umfeld können Ergebnisse eines Termins, die auf einem Flipchart festgehalten wurden, ins Digitale übertragen werden. Eine weitere nützliche Funktion ist die standortbasierte Erinnerung. So können beispielsweise die Einkaufslisten automatisch aufgerufen werden, sobald man den Laden betritt.

Welche Alternativen haben wir ausprobiert?

Wir hatten bereits einige ausgewachsene Projektmanagement-Systeme im Einsatz und haben diese auf Herz und Nieren geprüft. Darunter auch Jira, Trello und aktuell Asana. Diese Tools sind alle sehr mächtig und komplex in der Benutzung.

Anders herum waren mir persönlich die Möglichkeiten der Apple-Aufgabenverwaltung leider nicht umfassend genug. In Evernote fehlt für mich einfach Struktur. Das ist meine Schreibmaschine, mit der ich Kontext notiere und die Kommentare abbilde, die aktuell in Google Keep noch fehlen.

André Hellmann liebt Zahlen mehr als Worte und ist bei den netzstrategen als Analytics-Stratege im Einsatz. Nebenher kümmert er sich als Chef-Stratege um das leibliche Wohl der Firma. Hätte eigentlich Rennfahrer werden sollen.

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