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(Screenshot: Slack)
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Tooltipp: Slack

Tools, die den Alltag erleichtern, gibt es zuhauf. Im Tooltipp der Woche geht es dieses Mal um einen Instant Messaging Service: Slack.

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Slack ist ein Chat-Tool, auch "Instant Messaging Service" genannt. Damit ist es auf den ersten Blick vergleichbar mit vielen anderen Lösungen wie Skype, WhatsApp & Co. Jedoch richtet sich Slack in erster Linie an professionelle Anwender und deren Bedürfnisse.

Slack will die Kommunikation in Firmen und Teams revolutionieren. Das erklärte Ziel: Der Ort zu sein "where work happens" und noch wichtiger "where work flows".

Das klingt auf den ersten Blick ziemlich vermessen, ist aber nicht gelogen.

Slack will vor allem Transparenz schaffen, Kommunikation und Austausch fördern, und so dafür sorgen, dass wir produktiver und gleichzeitig weniger gestresst sind. Ob die Plattform ihre Versprechen hält, erfährst du hier.

Wie kann ich Slack beruflich nutzen?

Slack will ein Tool für Teams sein und ist damit für den beruflichen Einsatz konzipiert. Wobei der Begriff "Team" nicht nur firmenintern zu verstehen ist - sondern projektorientiert. Daher nutzen wir Slack auch gemeinsam mit Partnern, Kunden und Dienstleistern. Die Kommunikation organisieren wir über die Zuordnung der Nutzer zu Workspaces.

Innerhalb eines Workspaces gibt es zwei verschiedene Bereiche, die Channels und die "Direct Messages". Ein Channel gruppiert verschiedene Menschen zu einem bestimmten Thema. Diese Themen können Projekte oder auch Abteilungen sein. Jeder Slack-Nutzer kann mehreren dieser Kommunikationskanäle beitreten oder hinzugefügt werden.

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In den Channels diskutieren die Mitglieder projektrelevante Themen, Fragen und Aufgaben. Der große Vorteil dabei ist, dass alle mitlesen können und so auf einem einheitlichen Stand sind. Das umständliche Versenden von E-Mails an Verteiler entfällt, die Kommunikation wird schneller und direkter.

Slack Channels
Mit Slack kommuniziert man leichter und erspart sich das Versenden von E-Mails. (Screenshot: Slack)

Jeder Teilnehmer kann in den Channels einstellen, wann und wie er benachrichtigt werden möchte. Das sollte man auch tun, um nicht in einer Flut von Nachrichten zu versinken. Wenn die Teilnahme einzelner Personen besonders wichtig ist,  können sie in den Nachrichten gezielt erwähnt werden, wenn deren aktive Teilnahme am Gespräch wichtig ist. Dadurch erhalten sie, je nach Einstellung, Benachrichtigungen im Browser, per E-Mail oder App und können so in die Diskussion einsteigen.

Ein Vorteil der Kommunikation über Chats ist, dass sie schnell und unmittelbar ist. Anders als per Telefon oder E-Mail ist der Aufwand deutlich geringer, in wenigen Worten eine Antwort zu hinterlassen. Oftmals genügt schon ein Emoji als Antwort. "Daumen hoch" - und alles ist gesagt.

Innerhalb der Channels gibt es zusätzlich die Ebene der sogenannten Threads, also Diskussionen zu einzelnen Beiträgen. Die Einführung der Threads hat die Kommunikation via Slack nochmals deutlich verbessert, denn bis zur Einführung dieser Neuerung konnte es vorkommen, dass zwischen Frage und Antwort schon fünf andere Nachrichten gepostet wurden.

Für private Gespräche gibt es die "Direct Messages" zwischen zwei oder mehreren Nutzern. Hier zerstört Slack ein Stück weit seinen Anspruch, transparente Kommunikation zu ermöglichen.

Auch wir machen regen Gebrauch von diesen direkten Nachrichten: In einer durchschnittlichen Woche werden bei uns netzstrategen nur rund 40 Prozent aller Nachrichten in Channels gepostet.

Wie kann ich Slack privat nutzen?

Natürlich können auch Familien oder Vereine Slack nutzen - es gibt kaum Unterschiede zur geschäftlichen Nutzung. Allerdings dürfte dieser Markt für Slack deutlich schwerer zu knacken sein, da sich hier WhatsApp & Co. auf den Smartphones der Deutschen längst etabliert haben.

Jedoch wäre so manche WhatsApp-Gruppe bei Slack deutlich besser aufgehoben, vor allem, wenn es um Organisatorisches geht: Nur ein Quereinsteiger im Kanal Kindergartenfest 2018 mit der Frage "Soll ich jetzt noch einen Kuchen backen?" kann die ganze Diskussion zum Entgleisen bringen.

Warum nutzen wir das Tool?

Wie so oft bei uns netzstrategen, haben wir es einfach erstmal ausprobiert. Und wie so oft bei uns war Slack nach wenigen Tagen aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken.

Slack hat, sowohl intern, als auch in der Kommunikation mit unseren Kunden, Partnern und Dienstleistern, die E-Mail und das Telefon praktisch ersetzt.

Heute haben wir 121 Channels mit 47 aktiven Nutzern und schreiben rund 7.500 Nachrichten im Monat. Seit der Einführung von Slack im Dezember 2014 haben wir rund 332.000 Nachrichten geschrieben. In der kostenlosen Version werden "nur" die 100.000 letzten Nachrichten gespeichert, weshalb wir 2016 zu bezahlten Version von Slack wechselten.

Wir schätzen die Geschwindigkeit von Slack und eben auch den Überblick, den wir uns so jederzeit verschaffen können - auch am Ende eines langes Workshop-Tages. Wir klicken auf "all unreads" und gehen dann nochmal in Ruhe durch, was im Laufe des Tages so geschrieben wurde. Nachrichten, in denen wir explizit erwähnt wurden, sind hervorgehoben und helfen so bei der Priorisierung.

Aber auch unsere Kunden schätzen Slack - weil sie schnell und unkompliziert Fragen stellen können. Telefonisch sind wir oft schwer erreichbar, aber eine schnelle Antwort ist auch während eines stressigen Tages oder unterwegs schnell geschrieben.

Das spart uns viel Zeit.

Wie nutzen wir das Tool?

Jeder von uns nutzt Slack in der Web-Version oder als App auf dem eigenen Rechner und Smartphone.

Pro Projekt gibt es bei uns mindestens einen Channel - meist sogar zwei: einen internen und einen externen, in dem dann unsere Kunden und Partner eingebunden sind.

Wir nutzen Slack insbesondere zur schnellen Abstimmung und Diskussion von aktuellen Fragestellungen aus allen Bereichen des Unternehmens und der Projekte. Meist werden die Ergebnisse der Diskussion dann in unserem Projektmanagement-Tool Asana festgehalten. Das besitzt zwar auch eine Kommentar-Funktion, sie ist aber nicht so ausgereift. Zudem benötigen wir in einer Aufgabe im Projektmanagement-Tool nicht immer die gesamte Herleitung, die schonmal bis zu 200 Kommentare umfassen kann. Da ist es übersichtlicher, nur das Ergebnis zu dokumentieren.

Auch unsere gesamte interne Kommunikation läuft inzwischen über Slack: Von der Abstimmung von Urlaubsanträgen bis hin zur Organisation des gemeinsamen Mittagessens. Besonders interessant ist unser "Sprint"-Channel, in dem jeder von uns jeden Tag kurz schreibt, an welchen Projekten und Aufgaben er oder sie gerade arbeitet.

Slack Channel Wer Macht Was
Screenshot: Slack

Welchen Fehler hat das Tool?

Der Fehler sitzt meistens vor dem Tool. Wer beispielsweise seine Notifications nicht sauber einstellt, der hat nie wieder Feierabend und kann rund um die Uhr auf Benachrichtigungen reagieren. Slack bietet jedoch alle nötigen nötigen Konfigurationsmöglichkeiten, damit es nicht zum Stressfaktor wird.

Was vermissen wir an dem Tool?

Slack Thread
Screenshot: Slack

Wir vermissen Threads unter Bilder und Dokumenten. Eröffnet man hier einen Thread, werden die Nachrichten als normale Kommentare mit Referenz auf das Bild oder Dokument angezeigt - doch der rote Faden fehlt und die Kommunikation ist zerhackt.

Ebenso würden wir uns wünschen, dass Nachrichten aus persönlichen Chats an Channels weitergeleitet werden können. Und eine Integration in die Kommentare unseres Projektmanagement-Tools Asana wäre die Krönung.

Welche Hacks gibt es für das Tool?

Nicht wirklich ein Hack, aber eine manchmal sehr nützliche und oft spaßige Funktion ist der Slackbot. Ihn kann man so trainieren, dass er bei bestimmten Schlagwörter im Chat automatisch antwortet. Damit lassen sich allerlei Späße machen, wie die automatische Antwort bei meinem Namen: "Der macht gerade Google-Support." Denn wir werden immer wieder mit dem tatsächlichen Google Support verwechselt. Der Slackbot kann aber auch schlaue Antworten liefern, wie Links zu bestimmten Dokumenten oder Websites.

Zusätzlich kann er auch regelmäßige Erinnerungen ausgeben, die wir für unser Sprint-Planning und die Organisation unseres Feierabend-Events #nmfka nutzen.

Desweiteren nutzen wir diverse Integrationen - angefangen bei Giphy, um lustige Gifs statt langweiliger Textantworten zu posten, bis hin zu Plugins für Google Drive, Google Kalender oder Asana.

So werden beispielsweise automatisch die Workshop-Termine der Woche aus dem Kalender in Slack gepostet. Dadurch sieht jeder sofort, was diese Woche so auf dem Programm steht.

Alle diese Integrationen helfen dabei, die Arbeit deutlich produktiver zu gestalten, weil Slack unseren anderen Tools ziemlich gut integriert.

Welche Alternativen haben wir ausprobiert?

Vorgänger von Slack war Google Hangouts, bzw. davor Google Talk. Im Vergleich zu Slack bietet der Google Chat aber nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten. Ich persönlich nutze noch den stärksten Slack-Konkurrenten Twist.

Der Instant Messenger kommt etwas aufgeräumter daher und unterscheidet sich eigentlich nur im Design und Aufbau der Channels, die hier gleich Threads heissen und im Vergleich zu Slack mehr Übersicht bieten.

Parallel nutzen wir bei den netzstrategen noch andere Messenger, wie WhatsApp und Telegram - aber Slack ist unser gemeinsamer Nenner.

Stephan Sperling von netzstrategen geht in seiner Position als Google- und Handelsstratege so auf, dass er oft mit dem Google Support verwechselt wird. Bringt mit seiner Expertise zu Google Ads und eCommerce Händler nach vorne. Gewinnt bei La Brassbanda oder Kofelgschroa immer den Moshpit.

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