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Tooltipp Kolumne Software

Tooltipp: Google Sheets

Tools, die den Alltag erleichtern, gibt es zuhauf. Im Tooltipp der Woche geht es dieses Mal um Googles Tabellen-Tool Sheets.

Ein Tabellentool aus der Cloud: Google Sheets. (Bild: Google Sheets)
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Wir netzstrategen sind viel unterwegs: Wir besuchen Kunden in ganz Deutschland und neben unserem Hauptsitz in Karlsruhe wollen wir uns natürlich auch in unseren Büros in Köln und Barcelona blicken lassen. Da wir trotzdem effizient zusammenarbeiten wollen, helfen uns Tools in der Cloud, auf die wir von überall zugreifen und so gemeinsam arbeiten können. Und mal ernsthaft - wer kam auf die Idee, dass Excel-Tabellen via Mail zu versenden eine gute Idee ist? Darf ich vorstellen: Google Sheets, das Tabellentool aus der Cloud. Wir zeigen dir, wie du es am besten für dich nutzen kannst. 

Wie kann ich Google Sheets beruflich nutzen?

Aus unserem Arbeitsalltag ist Google Sheets nicht mehr wegzudenken. Intern nutzen wir die Tabellen beispielsweise zur Planung unserer Kapazitäten oder als Schichtplan für unser monatliches Feierabendevent #nmfka.

Für unsere Kunden bilden wir in Google Sheets verschiedene Dashboards und Reportings ab. Redakteuren gefallen vor allem die Reportings zu ihren Beiträgen, angereichert mit aggregierten Daten aus Google Analytics: So haben sie alle wichtigen Kennzahlen im Blick.

Auch als Datenspeicher taugt Google Sheets: Mit einem Import der Daten aus der Google Search Console via API sind die Daten dauerhaft verfügbar und auswertbar. Die Google Search Console hingegen speichert Daten nur 18 Monate, bis vor kurzem sogar nur 90 Tage.

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Google Sheets Indexeffizienz Dashboard Klein
Indexeffizienz mit Google Sheets. (Bild: Google Sheets)

Egal ob als Projekt-Roadmap, für die Organisation unserer Kapazitäten und unseres Urlaubs oder als Datenpool für schicke Dashboards oder Reportings: Jeder von uns arbeitet täglich mit Google Sheets.

Wie kann ich das Tool privat nutzen?

Natürlich lässt sich Sheets auch für die Planung privater Events nutzen. Wer backt welchen Kuchen, wer kümmert sich um was? Oder ‒ Festival-Besucher kennen das ‒ wer bringt Pavillon, Kühlschrank, Bier und so weiter mit? Tabelle erstellt, Link an alle weitergegeben und das gemeinsame Kollaborieren kann losgehen. Aber auch komplexere Dinge, wie beispielsweise die Haushaltsplanung sind möglich.

Urlaubsplanung Google Sheets Klein
Wer Tabellen mag, kann auch seine Freizeit per Google Sheets organisieren. (Bild: Google Sheets)

Warum nutzen wir es?

Und  hier nochmal alle Vorteile zusammengefasst: 

Google Sheets liegt in der Cloud ‒ überall wo es Internet gibt, kann auf die Daten zugegriffen werden. Wenn es mal kein Internet gibt, ist auch eine Offline-Synchronisation möglich. Sheets ist kostengünstig. Es ist Bestandteil der G Suite von Google. Dazu gehören auch noch Google Docs (Word-Klon), Google Presentations (Powerpoint-Alternative), Gmail (mit eigener Domain nutzbar) und viele andere Dinge. Die Preise starten bei 4€ pro Nutzer und Monat, inklusive sind dann auch 30GB Speicher in der Cloud. Dafür entfällt der Aufwand, einen Datenserver zu betreiben und ebenfalls die Lizenzkosten für die jeweiligen Software-Alternativen, wie beispielsweise Microsoft. Die private Nutzung, mit 15GB Speicherplatz inklusive, ist kostenlos.

Was stört uns am Tabellenprogramm von Google?

Natürlich ist auch bei Google Sheets nicht alles perfekt. Wer noch nie mit einem Tabellenprogramm gearbeitet hat, wird sich auch in Sheets erst hineinfuchsen müssen. Wer allerdings schon in Excel  Formeln gerockt hat, wird sich auch in den Google-Tabellen direkt zurecht finden. Ein weiteres Manko ist die Einschränkung der Datenmengen. Zugegeben, der Otto-Normal-Nutzer wird diese Grenzen nie kennenlernen, aber wer mal mehrere zehntausend Zeilen Daten verwaltet und dann noch etwas komplexere Berechnungen damit durchführt, wird schnell feststellen, dass sich nichts mehr tut.

Was würde Google Sheets noch besser machen?

Da fällt mir nur ein Feature ein, bei dem es mich wundert, dass es das noch nicht gibt: eine erweiterte Freigabe, beziehungsweise der umgekehrte Weg, eine "Nicht-Freigabe" von einzelnen Tabellenblättern und Zellen. So etwas wie "du darfst alles bearbeiten, aber Zelle C23 ist geschützt".

Welche Hacks nutzen wir?

Drei Tipps kann ich dir mit auf den Weg geben, die mir im Alltag die Arbeit erheblich erleichtern:

  • Du willst eine oder mehrere Zeilen löschen? Markieren, rechtsklicken, löschen - irgendwie kompliziert. Mit dem Tastenkürzel  "Alt+e" und dann "d" wird die Zeile, oder auch mehrere, gelöscht, in der mindestens eine Zelle markiert ist.
  • Du überträgst Daten einer URL/Website händisch in eine Tabelle? Mit der importxml()-Formel und etwas XPath-Magie geht das ruckzuck und voll automatisch. Was man damit anstellen kann? Wer einen Online-Shop hat, kann so Kategorie-URLs auf beispielsweise die Anzahl der Produkte testen. Wer sich die Überschriftenstruktur (okay, das werden hauptsächlich SEOs sein 😉) und Meta-Daten von URLs anschauen möchte, kann auch diese schnell in Google Sheets importieren. Klar, dafür gibt es auch andere, performantere Wege, aber manchmal müssen diese Daten in einer Tabelle stehen, um sie direkt weiterverarbeiten zu können.
  • Es können nicht nur Daten von Websites importiert werden, sondern auch aus anderen Tabellen. Hier hilft die importrange()-Formel. Tabellenschlüssel wählen, Zelle oder Bereich definieren und Daten aus anderen Tabellen können beispielsweise in einem zentralen "Übersichts-Sheet" aggregiert werden.

Gibt es Alternativen?

Es gibt alternative Tabellenprogramme, wie Microsoft Excel oder Libreoffice Calc. Aber ganz ehrlich: Ob die jetzt auch gut oder vielleicht sogar besser sind, weiß ich nicht. Google Sheets war zur richtigen Zeit online, wird permanent weiterentwickelt, Formeln sind dokumentiert und über die Jahre, bis endlich weitere Anbieter einen Cloud-Service anboten, habe ich mich so häuslich bei Google eingerichtet, dass es nun schwer ist, mich mit einer Alternative zu einem Wechsel zu bewegen.

Über den Autor: Dominik Horn weint Keyword stuffing keine Träne nach und bekommt von Suchmaschinen nie genug. Als SEO-Stratege macht er Institutionen und Firmen im Netz sichtbar. Hatte früher mal einen kecken Bart.

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