Warum nutzen wir das Tool?
Google Drive braucht keine Updates, ist mit jedem System kompatibel und bringt von Haus aus einen Versionsverlauf mit. Alles was wir brauchen, ist das Business-Paket der G Suite, das uns acht Euro pro Person kostet. Mit einer anderen Lösung hätten wir Wartungsaufwände und bräuchten jemanden, der sich um den Support kümmert. Nichts ist ärgerlicher als ein im falschen Augenblick abgerauchter Server, auf dem bis eben noch deine Mails oder dein Wissenspeicher waren.
Wie nutzen wir das Tool?
Wir nutzen Google Drive, um unsere Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und mit unseren Kunden zu teilen. Zusätzlich nutzen wir es für unsere interne Dokumentation und als Kooperationsplattform für die Zusammenarbeit mit unseren Projektpartnern. Auch hier ist es von unschätzbarem Vorteil, dass Google Drive keine Installation braucht und als minimale Voraussetzung nur einen Google-Account fordert: So können wir auch mit Unternehmen problemlos zusammenarbeiten, deren Lösungen von außen schwer oder gar nicht zugänglich sind. Dadurch, dass wir mit unseren Partner direkt und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten können, sparen wir uns viele Mails, die irgendwo den Satz "In dem angehängten Dokument finden Sie meine Kommentare und Änderungen" beinhalten.
Anna war so freundlich den Beitrag querzulesen, ihren Tooltipp zu Mindmeister findet ihr hier.
Welchen Fehler hat das Tool?
Ein Missstand von Google Drive ist die fummelige Weboberfläche, die das Verschieben von Dateien erschwert. Allgemein lässt sich sagen, dass es die Standards, die wir aus der Datenverwaltung in Windows oder macOS kennen, schlecht oder gar nicht abbildet: Ein Bild aus einem Drive Ordner direkt in ein Dokument oder eine Präsentation ziehen? Geht nicht. Die Rechtschreibung ist, im Vergleich zu der von Microsoft Office, auch eher durchwachsen und schlägt gerne Dinge vor, die zwar die Mehrheit der Menschen so als Suchanfrage eingibt, die aber trotzdem nicht stimmen.
Was vermissen wir an dem Tool?
Bedienkomfort. Sobald ich beispielsweise mehrere Inhalte auf meinem Gerät speichern will, bekomme ich eine ZIP-Datei, die ich dann erst entpacken muss. Bei vielen oder großen Dateien kann das eine langwierige Angelegenheit werden. Es sind die vielen kleine Dinge, die fehlen: Vernünftiges Drag’n’Drop, wie es in den großen Betriebssystemen funktioniert; die bessere Hilfeoptionen und die vielen Komfortfunktionen, die ein Microsoft-Word oder Excel mitbringen.
Welche Hacks gibt es für das Tool?
Ein ziemlich netter Trick, den kaum jemand kennt ist das Verlinken der selben Datei in mehreren Ordnern: Ihr könnt also eine Datei aus Order A einfach in Ordner B referenzieren und da wird sie dann nicht als Link angezeigt, sondern als normale Datei. So können Nutzer, die sonst nicht in denselben freigegebenen Ordner unterwegs sind, trotzdem zusammenarbeiten. Noch hilfreicher ist das für Support-Dokumentation: Ich pflege beispielsweise eine kleine Einsteigerdokumentation für Facebook. Zuvor habe ich immer die letzte Version aus irgendeinem Projektordner ausgegraben, angepasst und in den nächsten geworfen. Jetzt kann ich zentral eine Datei pflegen und alle haben immer Zugriff auf den letzte Stand.
So legt ihr in Google Drive eine Datei in mehrere Ordner
