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Aufmacher Drive
Bild: Google Drive
Tooltipps Google

Tool-Tipp: Google Drive

Tools die den Alltag erleichtern, gibt es zuhauf. Im Tooltipp der Woche geht es um einen alten Bekannten mit ungeahnten Fähigkeiten: Google Drive.

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Google Drive - was ist das eigentlich genau? Ein Speicher- und Synchronisationsdienst für Daten ist, einfach gesagt. Da das so hilfreich ist, wie die Aussage, dass sowohl ein Tesla als auch ein Kettcar für den Personentransport eingesetzt werden können, gehen wir ins Detail: Google Drive ist, neben seiner Funktion als Speicher, eine vollwertige Office-Suite in der du kollaborativ und in Echtzeit an Tabellen, Präsentationen und Dokumenten arbeiten kannst - und zwar umsonst. Als Standard-Nutzer räumt dir Google 15 Gigabyte Speicher ein und hat dieselben Features wie die Google-Suche - was dir bei großen Mengen an Daten hilft, die Nadel im Heuhaufen schnell wiederzufinden.

Wie kann ich Google Drive beruflich nutzen?

Es nutzt dir für fast alle Anwendungsfälle, die du in einem administrativen Umfeld hast: Du kannst Dokumente erstellen, Datenverarbeitung in Tabellen leisten und Präsentationen erstellen. Mit Google Forms und Google Tables kannst du zusätzlich noch Fragebögen und Daten in umfassenden Diagrammen darstellen. Von der technischen Seite aus betrachtet ist Drive mit all seinen angelagerten Funktionen das Äquivalent zu komplexen Content-Management-System, wie Microsofts SharePoint oder der Open-Source-Alternative OwnCloud. Wenn du in einem Büro arbeitest, kannst du theoretisch fast alles mit Google Drive und seinen integrierten Anwendungen erledigen.

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Wie kann ich Google Drive privat nutzen?

Von der Übersicht über die Haushaltsausgaben, über die gemeinsame Arbeit an der Rede für Onkel Herberts Sechziger bis hin zur Präsentation mit den fiesen Jugendbildern zur Hochzeit des Cousins. Dadurch, dass alles so ist, wie man es aus Standard-Software, wie Microsoft oder Open Office kennt, ist der Einstieg problemlos. Der Vorteil ist, dass Zugangs- und vor allem Versionierungsprobleme wegfallen und so iPhone-Besitzer und Linux-Jünger in Harmonie am gleichen Dokument arbeiten können, ohne dass am Ende Dateien mit Endungen wie "v5.2 final" oder "v7.2 final final" hin und her fliegen. Die dann der eine oder der andere nicht aufmachen kann, weil es aus Versehen in einem seltsamen Format gespeichert wurde.

Versionshistorie
Versionierung macht das Leben einfacher. Bild: Google Drive

Warum nutzen wir das Tool?

Google Drive braucht keine Updates, ist mit jedem System kompatibel und bringt von Haus aus einen Versionsverlauf mit. Alles was wir brauchen, ist das Business-Paket der G Suite, das uns acht Euro pro Person kostet. Mit einer anderen Lösung hätten wir Wartungsaufwände und bräuchten jemanden, der sich um den Support kümmert. Nichts ist ärgerlicher als ein im falschen Augenblick abgerauchter Server, auf dem bis eben noch deine Mails oder dein Wissenspeicher waren.

Wie nutzen wir das Tool?

Wir nutzen Google Drive, um unsere Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und mit unseren Kunden zu teilen. Zusätzlich nutzen wir es für unsere interne Dokumentation und als Kooperationsplattform für die Zusammenarbeit mit unseren Projektpartnern. Auch hier ist es von unschätzbarem Vorteil, dass Google Drive keine Installation braucht und als minimale Voraussetzung nur einen Google-Account fordert: So können wir auch mit Unternehmen problemlos zusammenarbeiten, deren Lösungen von außen schwer oder gar nicht zugänglich sind. Dadurch, dass wir mit unseren Partner direkt und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten können, sparen wir uns viele Mails, die irgendwo den Satz "In dem angehängten Dokument finden Sie meine Kommentare und Änderungen" beinhalten.

Anna war so freundlich den Beitrag querzulesen, ihren Tooltipp zu Mindmeister findet ihr hier.

Welchen Fehler hat das Tool?

Ein Missstand von Google Drive ist die fummelige Weboberfläche, die das Verschieben von Dateien erschwert. Allgemein lässt sich sagen, dass es die Standards, die wir aus der Datenverwaltung in Windows oder macOS kennen, schlecht oder gar nicht abbildet: Ein Bild aus einem Drive Ordner direkt in ein Dokument oder eine Präsentation ziehen? Geht nicht. Die Rechtschreibung ist, im Vergleich zu der von Microsoft Office, auch eher durchwachsen und schlägt gerne Dinge vor, die zwar die Mehrheit der Menschen so als Suchanfrage eingibt, die aber trotzdem nicht stimmen.

Was vermissen wir an dem Tool?

Bedienkomfort. Sobald ich beispielsweise mehrere Inhalte auf meinem Gerät speichern will, bekomme ich eine ZIP-Datei, die ich dann erst entpacken muss. Bei vielen oder großen Dateien kann das eine langwierige Angelegenheit werden. Es sind die vielen kleine Dinge, die fehlen: Vernünftiges Drag’n’Drop, wie es in den großen Betriebssystemen funktioniert; die bessere Hilfeoptionen und die vielen Komfortfunktionen, die ein Microsoft-Word oder Excel mitbringen.

Welche Hacks gibt es für das Tool?

Ein ziemlich netter Trick, den kaum jemand kennt ist das Verlinken der selben Datei in mehreren Ordnern: Ihr könnt also eine Datei aus Order A einfach in Ordner B referenzieren und da wird sie dann nicht als Link angezeigt, sondern als normale Datei. So können Nutzer, die sonst nicht in denselben freigegebenen Ordner unterwegs sind, trotzdem zusammenarbeiten. Noch hilfreicher ist das für Support-Dokumentation: Ich pflege beispielsweise eine kleine Einsteigerdokumentation für Facebook. Zuvor habe ich immer die letzte Version aus irgendeinem Projektordner ausgegraben, angepasst und in den nächsten geworfen. Jetzt kann ich zentral eine Datei pflegen und alle haben immer Zugriff auf den letzte Stand.

So legt ihr in Google Drive eine Datei in mehrere Ordner

Dateien Ablage Drive 1
Hier habe ich eine Testdatei angelegt, die ich jetzt in die anderen beiden Ordner verlinken werde. Bild: Google Drive.
Dateien Ablage 4

Auf einem Windows-PC wähle ich eine Datei aus und drücke Shift-Z. Das bringt mich zu diesem Eingabe-Menü, in dem ich die Datei einmal zu Ordner A und zu Ordner B hinzufüge. Meine Datei ist jetzt an drei Orten hinterlegt, von denen aus sie bearbeitet werden kann. Eine ähnliche Funktion gibt es für Google Präsentationen: Wenn du dort eine Folie von einer Datei in die andere kopierst, fragt dich Google, ob du sie als Master verwenden möchtest. Sprich, wenn du in der Herkunftsfolie etwas änderst, bekommt die Präsentation, in die du sie hineinkopiert hast, eine Referenz zur Quelle und du kannst sie so auch direkt aktualisieren.

Dateien Ablage 3

Doch das ist nur die Spitze des Eisberges: Auch Google Tabellen kannst du in Dokumente einbetten und dort aktualisieren. Wenn du es clever anstellst, kannst du also immer auf aktuelle Daten und Präsentationen zurückgreifen, wenn du deine Masterdateien regelmäßig pflegst.

Welche Alternativen haben wir ausprobiert?

Als ich zu den netzstrategen kam - schreibt man wirklich so - war Google Drive schon im Einsatz und alle waren glücklich mit der Lösung. Ich persönlich kenne noch Sharepoint und die kleinen Adrenalinschübe, wenn der Admin "Das ist aber komisch" sagt. Tatsächlich ist die Kombination von einem Datenservice mit einer Office-Lösung recht einzigartig, die oben erwähnte Open-Source-Alternative OwnCloud habe ich leider noch nicht getestet.

Über den Autor: Er findet es toll, dass im Internet so viele Menschen tollen Content machen. Hat aus Versehen an einer technischen Uni Germanistik studiert und ist bei den netzstrategen Projekt- und Editorial-Stratege. Er mag Computerspiele sehr, zu sehr.

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