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New Work Datenschutz Datensicherheit

Remote Work: Eine gigantische Datenschutzfalle?

Die Arbeitswelt transformiert sich, wird moderner, digitaler, flexibler. Mittels Cloud können Mitarbeiter auch außerhalb des Büros problemlos arbeiten. Doch wie wird von überall her ein sicherer Zugriff auf die sensiblen Unternehmens- und Kundendaten gewährleistet?

Mitarbeiter benutzen heute ihren Laptop, ihr Tablet oder ihr Smartphone, um mit Kollegen, Kunden oder Dienstleistern in Kontakt zu stehen oder um Dokumente zu bearbeiten. Doch wie sicher ist das? (Bild: AdobeStock/Volodymyr)
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Die Zeiten des vollen Großraumbüros scheinen der Vergangenheit anzugehören – Arbeiten 4.0 ist ein immer häufiger auftretender Begriff. Das Buzzword steht in Verbindung mit Digitalisierung, aber es geht nicht nur um die neuen technologischen Möglichkeiten der Arbeitswelt. Sondern vielmehr darum, wie sich durch sie das Verständnis von und die Anforderungen an das Arbeiten verändern. Ein bedeutender Punkt ist dabei die Flexibilität des Mitarbeiters hinsichtlich seiner Arbeitszeit und seines Arbeitsortes.

Viele Unternehmen haben das bereits erkannt, wie eine Studie des Marktforschungsinstituts Trendence aus diesem Jahr zeigt. Von den 600 befragten Young Professionals gaben 79 Prozent an, dass ihr Unternehmen bereits die Möglichkeit zum Homeoffice bietet. Der Trend geht darüber sogar hinaus bis zu Remote Work, gemäß der Studie immerhin schon bei 36,7 Prozent der Befragten vorhanden. Remote Work, das heißt freie Ortswahl. Die Mitarbeiter arbeiten von zuhause, in Co-working Spaces, im Café oder von unterwegs. Sie benutzen ihren Laptop, ihr Tablet oder ihr Smartphone, um mit Kollegen, Kunden oder Dienstleistern in Kontakt zu stehen oder um Dokumente zu bearbeiten. Doch wie sicher ist das?

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Einfach und trotzdem sicher – ein Ding der Unmöglichkeit?

Die Problematik für Unternehmen liegt darin, den Spagat zwischen User Experience und Datensicherheit zu meistern. Gibt man seinen Mitarbeitern die Option, von jedem x-beliebigem Ort zu arbeiten, sollte gewährleistet sein, dass auch alles einwandfrei funktioniert. Sprich, der Mitarbeiter muss von jedem Ort auf die Daten und Dienste zugreifen können – und das am besten möglichst unkompliziert.

Am einfachsten funktioniert das über Datenspeicherung in der Cloud und die Nutzung von Cloud-Diensten. Praktisch ist das allemal, braucht man schließlich nur eine Internetverbindung, um auf Dokumente zuzugreifen, mit Kollegen in Kontakt zu treten oder gar, um an virtuellen Meetings teilzunehmen. Doch dabei ist Vorsicht geboten. Letztendlich werden durch die Nutzung der Cloud Daten einfach nur ausgelagert –an einen Ort, über den man keine Kontrolle mehr hat. Sind die Daten erstmal dort, gibt es kein Zurück mehr.

Cloud-Dienste werden direkt online zur Verfügung gestellt, was bedeutet, dass der Nutzer keine Kontrolle über die Verwendung und den Verbleib der Daten innehat. Anders ist dies hingegen bei Cloud-Plattformen. Dabei mietet ein Unternehmen virtuelle Maschinen, kann diese aber flexibel anpassen. Somit kann zwar der Fluss der Daten kontrolliert werden. Doch der Plattformanbieter hat theoretisch vollen Einblick in alle Vorgänge – und möglicherweise auch in die Daten.

Angriffspunkt Netzwerk

Eine weitere Schwachstelle liegt in der Internetverbindung, über die man auf die Cloud zugreift. In Co-working Spaces etwa teilen sich alle Anwesenden das bestehende Netz und können sich somit darin sehen. Daraus ergibt sich allerdings das Risiko, dass auch andere Nutzer im Netz unverschlüsselte Verbindungen abgreifen, über sich umleiten oder Netzwerkparameter manipulieren können. Viele Unternehmen, die Optionen wie Homeoffice oder Remote Work bieten, nutzen deshalb einen VPN-Dienst. VPN steht für Virtual Private Network und soll mehr Anonymität und Sicherheit verschaffen. Der Nutzer erhält über eine verschlüsselte Verbindung eine neue IP-Adresse und damit Sicherheit vor Hackern. Das Problem ist allerdings: Der VPN-Dienstleister kann nun alle Verbindungen mitlesen, welche nicht verschlüsselt wurden. Zwar versprechen die Anbieter, keine Daten zu speichern, doch ob dies auch stimmt, lässt sich nicht klären. Sprich: Ein VPN schützt gegen lokale Angreifer, doch man muss vollstes Vertrauen in den Dienstleister haben.

Stellt Remote Work also ein hohes Risiko für die Datenhoheit von Unternehmen dar? Teils, teils. Zwar bietet das ortsunabhängige Arbeiten mit der Nutzung einer Cloud einige Schwachstellen. Doch die Thematik der Cloud-Security ist schon so weit entwickelt, dass viele Cloud-Lösungen auf Augenhöhe mit On-Premise sind, tendenziell haben sie sogar schon die Nase vorn. Nichtsdestotrotz müssen Unternehmen bedenken, dass die Cloud nur der Computer eines anderen ist. Um den Spagat zu schaffen und zugleich unkompliziertes Arbeiten abseits des Büros sowie volle Datenhoheit zu gewährleisten, können einige Tipps helfen.

Mehr zum Thema: Microsoft startet neuen Anlauf für eine Cloud aus Deutschland

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Wer keinem VPN-Dienstleister vertrauen möchte und technisch versiert ist, kann sich mit Tools wie OpenVPN auch einen eigenen VPN-Dienst basteln. Gleichzeitig gilt: sind Betriebssystem und Programme nicht auf dem aktuellen Stand, so hilft auch das sicherste VPN nicht vor Cyberangriffen. Deshalb muss eine installierte Software regelmäßig auf mögliche Updates geprüft werden. Außerdem sollte sichergestellt sein, dass das eigene Gerät keine Dateien oder andere Geräte wie Drucker freigibt.

Zudem sollten alle Dateien, die in der Cloud hochgeladen werden, verschlüsselt werden. Durch End-to-End Verschlüsselung, also Endgerät zu Endgerät verschlüsselt, hat der Provider keine Möglichkeit, die Dateien einzusehen. Dafür gibt es Programme, die für die alleinige Nutzung kostenfrei sind. Doch: Über den Browser können die Dateien dann nicht mehr heruntergeladen werden. Und auch, um Dokumente sicher zu teilen, ist diese Option nicht ideal. Denn der Empfänger benötigt ebenfalls das Programm zum Entschlüsseln sowie das zugehörige Passwort.

Dagegen lassen sich Cloud-Services, die nicht mit Dateien arbeiten, meist nicht verschlüsseln, man muss sich also auf den Anbieter verlassen. Besonders hier ist bei der Wahl eines Cloud-Anbieters eine gesunde Portion Misstrauen entscheidend. Warum sind manche Dinge kostenlos? Welche Firma steckt hinter dem Cloud-Angebot, wo ist diese angemeldet? Wo stehen die Server und bei wem sind sie gemietet? Sind die Cloud-Dienstleister eventuell zu einer Herausgabe gezwungen? Diese Fragen sind insofern von Bedeutung, als dass im Ausland andere Regelungen als hierzulande gelten.

Private-Cloud-Server bietet Komfort und Kontrolle

Die beste Kontrolle und gleichzeitig die beste Benutzererfahrung für die Mitarbeiter in Remote besteht, wenn die Daten auf einem eigenen Server liegen. Das bedeutet nicht, dass man auf den Cloud-Komfort verzichten muss. Es gibt einige Private-Cloud-Server Produkte und Dienstleistungen, die Datenhoheit garantieren und gleichzeitig die Vorteile der Cloud ermöglichen. Dabei liegen die Daten nicht auf einem externen Rechenzentrum, sondern verschlüsselt auf einem eigenen Server im Office. Der Vorteil: Das Unternehmen weiß jederzeit, wo die Daten liegen und wer darauf Zugriff hat. Mitarbeiter außerhalb des Büros können die Daten ganz einfach von überall aufrufen – sie brauchen nicht einmal eine sichere Internetverbindung, denn die private Cloud kümmert sich um die Verschlüsselung.

Mehr zum Thema: Homeoffice: Vertrauen ist gut, aber ist Kontrolle wirklich besser?

Roman Leuprecht ist Gründer und technischer Leiter bei Uniki, einem Anbieter für managed Private Cloud Lösungen mit weltweitem sicheren Zugriff und hochsicherer lokaler Datenspeicherung.

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