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Vorgesetzte sollten sich für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ausreichend Zeit nehmen (Foto: ©stock.adobe.com)
New Work Unternehmenskultur Start-up

Warum gutes Onboarding für neue Mitarbeiter wichtig ist

Besonders in Start-ups und jungen Unternehmen fehlt es oft an Zeit, Geld und Ressourcen, um Neulinge gelungen an Bord zu holen. Dabei ist ein guter Onboarding-Prozess essenziell, um Mitarbeiter im Unternehmen halten zu können und die Einarbeitungszeit zu verkürzen.

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In einer Umfrage gaben neun von zehn Arbeitnehmern an, eine neue Stelle schon innerhalb des ersten Monats zu kündigen, wenn Erwartungen nicht erfüllt werden. Wegen mangelhafter Einarbeitung würden 36 Prozent der Befragten den Job sofort wieder an den Nagel hängen. Vor allem Millenials haben oft genaue Vorstellungen von einer neuen Stelle.

Das Münchner Start-up Holidu hat deshalb seinen Onboardingprozess für neue Mitarbeiter optimiert und dabei auch die Einarbeitungszeit von über zwei auf einen Monat verkürzt.

Das Onboarding beginnt schon vor dem ersten Tag

Kleine Zeichen haben oft eine große Wirkung: So kann das zukünftige Team etwa neuen Kollegen schon vor ihrem ersten Tag eine Postkarte aus dem Unternehmen mit netten Grüßen und einem „Wir freuen uns auf dich” schicken.

Zudem könnte das Unternehmen bereits vor dem offiziellen Start den neuen Mitarbeiter zu Firmenfeiern und Teamevents einladen, damit die ersten Kontakte geknüpft werden. Für den Neuankömmling sind die Berührungsängste am ersten Tag dann deutlich geringer.

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Alle Informationen zum ersten Tag rund um Uhrzeit, Ablauf und benötigte Dokumente sollten, soweit möglich, standardisiert aufbereitet und den zukünftigen Angestellten weitestgehend automatisiert zugesandt werden.

Der erste Tag ist besonders emotional – und die Basis für eine Mitarbeiterbindung

Der erste Arbeitstag in einem Unternehmen bringt oft Unsicherheiten mit sich. Um von Beginn an die Nervosität zu nehmen, wird ein neues Teammitglied idealerweise von einem Kollegen persönlich begrüßt und zu seinem bereits vorbereiteten Arbeitsplatz gebracht.

Bei Holidu erhält der neue Mitarbeiter einen „Buddy”, um eine erste Vertrauensperson zu haben. Diese kümmert sich, wenn der Manager nicht da ist oder beantwortet Fragen, die vielleicht lieber mit einem „Peer” besprochen werden. Ein Start-Sheet, in dem die ersten Schritte und Aufgaben sowie wichtige Log-ins gelistet werden, dient zur Orientierung und hilft dabei, den ersten Tag zu strukturieren.

Der Vorgesetzte sollte sich an diesem ersten Tag viel Zeit nehmen und über praktische Themen wie zum Beispiel üblicher Arbeitsbeginn und firmeninterne Prozesse zu sprechen. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, wird jedoch als Chance oft verpasst: Damit sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt, ist es eine schöne Geste, am ersten Tag gemeinsam im Team zu Mittag zu essen.

Von wegen kaltes Wasser: Sofort produktiv starten

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Damit der neue Mitarbeiter von Anfang an das Gefühl hat, dem Unternehmen anzugehören und produktiv beizutragen, erhält er für den ersten Tag bereits eine kleine, klare Aufgabe, die im Start-Sheet eingesehen werden kann.

So startet er positiv und strukturiert in den neuen Arbeitsalltag und muss nicht nach Aufgaben fragen oder sich schier endlos einlesen, nachdem der Computer installiert ist und verschiedene Zugänge eingerichtet sind.

Schritt für Schritt: Überforderung vermeiden

Newbies” sollten das Wissen über die Firma, einzelne Abteilungen und Prozesse im besten Fall häppchenweise bekommen. Die Dauer der Einführungstrainings beträgt etwa maximal 1,5 Stunden.

Was wir 2017 eingeführt haben, als das Team um fast hundert neue Mitarbeiter gewachsen ist: Neulinge bekommen täglich automatisiert E-Mails mit wissenswertem, kurz und knackig aufbereiteten Inhalten, die über wichtige Themen wie Unternehmenswerte oder Feedbackprozesse informieren.

Häufige Check-ins in der ersten Woche

In der ersten Woche treten oftmals viele Frage auf. Wir haben gesehen, dass der tägliche Austausch überaus wichtig ist. Auch wenn dies sehr zeitintensiv ist, gestaltet sich das spätere Miteinander dann deutlich effizienter.

Denn so kann sich der Vorgesetzte erkundigen, wie es dem neuen Mitarbeiter geht, ob Fragen offen sind oder ob Hilfe benötigt wird. Beide Seiten können sicherstellen, dass die ersten Ergebnisse des neuen Mitarbeiters in die richtige Richtung gehen.

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Ein blankes Blatt: Über Erwartungen sprechen

In der ersten Woche hat der Mitarbeiter noch nichts falsch gemacht. Man kann also ohne jegliche Vorbehalte darüber sprechen, was erwünschte und unerwünschte Herangehensweisen sind. Umgekehrt sollte auch der neue Angestellte seine Erwartungen klar kommunizieren.

Erwartungen und Ziele sollten schriftlich festgehalten und zu definierten Zeitpunkten geprüft werden. In den ersten sechs Monaten ist es essentiell, regelmäßig darüber zu sprechen – und dies nicht nur einmalig am Anfang zu erledigen.

Insbesondere in der New Work kann sich der Alltag durchaus schnell mal ändern, neue Aufgaben können dazu kommen und Prozesse angepasst werden.

Erfolg beflügelt: Klare Ziele definieren

Um die Motivation hochzuhalten und dem Mitarbeiter frühzeitig Erfolgserlebnisse zu verschaffen, ist es wichtig, gleich erste Ziele festzulegen, die innerhalb weniger Wochen erreichbar sind.

So steigt einerseits die Mitarbeiterzufriedenheit und andererseits ist so leicht zu erkennen, wo noch Hilfe oder Trainings benötigt werden.

Besonders im Hinblick auf die Probezeit ist es für beide Seiten hilfreich, stets klar zu kommunizieren, messbare Ziele festzulegen und diese gegebenenfalls anzupassen.

“We win as a team”: Mehrere Ansprechpartner organisieren

Der direkte Vorgesetzte ist oft nicht da – deshalb ist es empfehlenswert, neuen Mitarbeitern eine Vertrauensperson an die Seite zu stellen, die für alltägliche Fragen bereitsteht und den neuen Kollegen unterstützt.

Außerdem sollte der HR-Ansprechpartner den neuen Angestellten nach zwei bis drei Wochen zu einem Termin einladen, um eventuelle Fragen zu klären und bei Themen zu helfen, die der neue Mitarbeiter nicht mit dem Vorgesetzten besprechen möchte.

Bei Holidu findet zudem im ersten Monat ein gemeinsames Mittagessen mit den Gründern statt. Auch wurden sogenannte „take-off groups” zum Austausch der Mitarbeiter eingeführt, die zum gleichen Zeitpunkt angefangen haben.

Multinationale Teams

Viele junge Unternehmen und Start-ups sind international aufgestellt. Die „Diversity” ist meist der Expansion von Unternehmen in globale Märkte geschuldet. Jede Nation bringt unterschiedliche Arbeitsgewohnheiten und Prägungen aus dem Heimatland mit.

Die Vielfalt im Team belebt nicht nur die Firmenkulturen der New Work, oft ist sie auch ein Bestandteil der Unternehmensphilosophien. Da andere Länder jedoch auch andere Sitten bedeuten, sollten grundsätzliche Erwartungen an den Jobanwärter vermittelt werden.

Hilfe bei der Wohnungssuche und bürokratischen Themen, um insbesondere diejenigen zu unterstützen, die neu in der Stadt sind und deswegen größere Unsicherheit verspüren, erleichtert den Einstieg enorm.

Bestehende Mitarbeiter nicht vernachlässigen

Um einen neuen Mitarbeiter gut zu integrieren ist es wichtig, dass das bestehende Team über das Startdatum informiert und entsprechend vorbereitet ist.

Im Vorhinein sollten Fragen geklärt werden - zum Beispiel, was der zukünftige Kollege für die Arbeit des Einzelnen bedeutet und was die Berührungspunkte sind. Allgemein ist es wichtig, das Team stets darüber zu informieren, wohin die Reise geht.

Lessons learned: Eine gute Organisation ist wichtig

Wenn jedem neuen Kollegen jedes Detail einer Aufgabe sowie Zusammenhänge einzeln erklärt werden, kostet es die bestehenden Mitarbeiter zu viel Zeit. Eine gute Organisation hilft, die Ressourcen der bestehenden Belegschaft zu schonen.

Aus diesem Grund sollte großer Wert auf Onboarding-Trainings gelegt werden, die dabei helfen, einen Gesamtüberblick über das Unternehmen zu bekommen und Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Abteilungen zu verstehen.

Gleichzeitig lernen die neuen Teammitglieder dank dieser Präsentationen sofort die richtigen Ansprechpartner für die einzelnen Abteilungen und Themen kennen.

Über den Autor: Simon von Hertzberg ist seit 2015 Chief Operating Officer bei www.holidu.de, der Suchmaschine für Ferienhäuser. Er verantwortet die Bereiche Personal, Inbound Marketing und Internationalisierung. Das Team umfasst heute über 150 Mitarbeiter aus mehr als 30 Nationen. Davon wurden rund hundert Mitarbeiter alleine in 2017 „ongeboarded”.

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