Yvonne Göpfert New Work Interview

Mit der Ponyhofliste gegen Arbeiten für die Tonne

Jeder spricht von New Work und agilem Arbeiten. Doch wie sieht so ein Konzept in der Praxis aus? Die Agentur Sitegeist und allen voran ihr Geschäftsführer Sven Ditz lebt den Gedanken von agilem Arbeiten. Im Interview erzählt er von Projekten, die im Budget bleiben und einer Ponyhofliste.

Yvonne Göpfert 09. Mai 2018

Ihr entwickelt und führt digitale Marken. Euer Schwerpunkt liegt auf komplexen Digital-Projekten. Ihr lebt agiles Arbeiten in jedem Projekt. Was hat euch dazu gebracht, ein New Work Konzept bei euch einzuführen und auf agiles Arbeiten zu setzen?

Sven Ditz: Die Agentur Sitegeist gibt es seit 1996. In der Vergangenheit hat die Agentur immer eine schwarze Null geschrieben. Doch obwohl wir weiter wuchsen, machte sich das nicht am Gewinn bemerkbar. Es war also Zeit, rückwirkend verschiedene Projekte zu analysieren. Und bei vielen Projekten in der Größenordnung 100.000 € und mehr haben wir festgestellt, dass eigentlich ein Aufwand in Höhe von 150.000 € oder mehr entstand.

Und die Lösung für euer Problem hieß New Work?

Sven Ditz: Ja. Wir haben uns neu organisiert. Unser Ziel lautete: Drei kleine Teams, also kleine Agenturen in der Agentur, zu bestimmen, die in Zukunft sehr selbstverantwortlich arbeiten. Um das gleich mal zu üben, sollten die Teams sich selbst aufteilen. Wir Geschäftsführer sind in der Zwischenzeit einen Kaffee trinken gegangen.

Und das Ergebnis?

Sven Ditz: Wir waren positiv überrascht, wie effektiv sich die Teams selbst organisierten. Und das, obwohl wir anfangs große Bedenken hatten, ob die Mitarbeiter die coolen Jobs und die Kundenbudgets auch gerecht auf die drei Teams verteilen würden. Nur zwei von 32 Mitarbeitern haben wir in ein anderes Team umgruppiert.

Und wie haben sich die neuen Teams eingelebt? Eine neue Ordnung kann man ja nicht nur von oben verkünden. Sie muss ja auch gelebt werden.

Sven Ditz: Insgesamt haben wir uns ein halbes Jahr Zeit genommen, um die Agentur umzubauen. Dann haben wir einen zweitägigen Thinktank organisiert. Wir haben das zurückliegende halbe Jahr analysiert und festgestellt, dass wir auf dem richtigen Weg waren. Zugleich haben wir festgestellt, dass etwa 30 Prozent unserer Arbeit keinen Sinn ergeben und eigentlich für die Mülltonne sind.

Was heißt für die Tonne?

Sven Ditz: Oft wollen Kunden hier eine kleine Designänderung (Geht ein bisschen mehr Schatten?) und dort eine kleine Designänderung (Ein bisschen mehr Blau bitte). Diese kosmetischen Änderungen führen aber nicht zum Ziel. Sie machen die Website nicht besser oder bringen einen Relaunch nicht voran.

Und wie habt ihr reagiert?

Sven Ditz: Wir haben überdacht, wie wir in Zukunft unsere Projekte abwickeln wollen. Herausgekommen ist dabei RE.A.L.

Eine Abkürzung mehr auf dieser Welt. Was sollen uns die Buchstaben sagen?

Sven Ditz: RE für "RawEstimation", A für "Agile" und L für "Lean". Unsere Ausgangsthese lautete: Preisschätzungen funktionieren nicht. Das ist inzwischen auch wissenschaftlich erwiesen. Je größer Projekte werden, desto mehr weichen die Schätzungen von den tatsächlichen Kosten ab. Wir stellten uns die Frage, wie unsere 30 Prozent ineffektives Arbeiten vermieden werden könnten. Heute geben wir kein klassisches Angebot mehr an den Kunden raus, sondern wir fragen ihn, welche Ziele er erreichen will. Kennen wir die Ziele, nennen wir einen Zeitraum, in dem das Projekt umgesetzt werden kann, einen Preis und die Module die nötig sind, um das Projekt zu realisieren.

Geht das etwas konkreter?

Wir orientieren uns immer am Ziel, das der Kunde erreichen will. Das Ziel kann zum Beispiel ein Website-Relaunch sein. Wenn das Projekt gestartet ist, stellen wir oft fest, dass der Kunde sich in Details verbeißt. Doch um die eigentlichen Ziele zu erreichen ist dieses Feintuning nicht förderlich. Wir versuchen dem Kunden zu vermitteln, dass diese Details das Projekt nicht besser machen. Vielmehr versuchen wir im ersten Step die bestmögliche Minimalversion zu erstellen. Das Feintuning – ein bisschen mehr Schatten hier, ein bisschen mehr Blau da - verschieben wir auf später - vielleicht. Für diese Wünsche haben wir die sogenannte Ponyhofliste entwickelt.

Ponyhofliste?

Sven Ditz: Alle Wünsche, die im Laufe eines Projekts aufpoppen, jedoch nicht zwingend notwendig sind, um das Ziel zu erreichen, kommen auf eine Liste. Wenn am Ende des Projektes noch Zeit oder Budget übrig ist, kommen wir auf die Liste zurück.

Akzeptiert der Kunde so ein radikales Vorgehen?

Sven Ditz: Es bringt nichts, ein Jahr im Voraus zu sagen, was in einem Jahr sein soll. Lasten- und Pflichtenheft, nach denen früher Projekte abgearbeitet wurden, kosten viel Zeit, doch letzten Endes kann man zum Zeitpunkt der Erstellung nicht voraussehen, was in einem Jahr sein wird. Häufig ergeben sich im Laufe eines Projektes noch bessere Ideen oder neue Techniken. Und so macht es wenig Sinn, auf vielen Seiten ein bis ins kleinste Detail ausgearbeitetes Konzept zu formulieren und abnehmen zu lassen. Sondern ist es sinnvoller, möglichst schnell Prototypen zu erstellen und dem Kunden zu zeigen, so dass dieser sich vorstellen kann, wie bestimmte Leistungen aussehen und wohin die Reise geht. Kurz gesagt:

Bevor wir die coolste Tür der Welt haben, müssen wir erst einmal dafür sorgen, dass das Haus ein Dach hat. Und das steht in der Regel nach 80 Prozent der Zeit. Dann kann man sich ans Feintuning und die Ponyhofliste machen.

Was tut ihr, wenn der Chef eures Ansprechpartners auf Kundenseite aber trotzdem noch eine Designrunde verlangt oder sich in andere Kleinigkeiten verbeißt?

Sven Ditz: Wir müssen dem Kunden Nice-2-Have und Sonderlocken konsequent ausreden. Klappt das nicht: Den Chef anrufen und ihm zeigen, dass er hier gerade Geld zum Fenster rausschmeißt. Denn früher haben die Unternehmen die Erfahrung gemacht: Je mehr gemeckert wird, desto mehr bekommt der Kunde für sein Geld. Heute müssen Kunden umlernen: Je zielgerichteter der Kunde die einzelnen Projektschritte verfolgt, desto mehr Geld kann er sparen.

Und frisst am Ende die Ponyhofliste doch wieder die gesparte Zeit oder das gesparte Budget auf?

Sven Ditz: Interessanterweise vergessen viele Kunden die Ponyhofliste. Sie freuen sich, dass das Projekt früher fertig geworden ist und dass sie Geld gespart haben. Oft hat das in der Firma des Auftraggebers noch niemand geschafft. Und das stärkt das Ansehen des Projektmanagers bei seinem Chef.

Dann weiterhin viel Erfolg mit eurem Konzept! Danke für das Gespräch.