Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Mittelstand Getty Images 658288365
(Bild: Getty Images)
Mittelstand Digitalisierung

Wie die Digitalisierung im Mittelstand ankommt

Eine interaktive Arbeitsumgebung bringt entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich. Gerade deswegen ist es so wichtig, den digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen aktiv voranzutreiben. Es wird Zeit, mit Vorurteilen aufzuräumen, Unsicherheiten abzubauen und den Kulturwandel im Unternehmen zu gestalten.

Anzeige
Anzeige
Anzeige

Zu kompliziert, zu teuer, zu langwierig – und die Mitarbeiter haben wichtigere Aufgaben. Die Liste der Einwände, den digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen aktiv voranzutreiben, ist lang. Und das, obwohl eine interaktive Arbeitsumgebung entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich bringt. Zwar erkennt der deutsche Mittelstand zunehmend die Relevanz der Digitalisierung. Gerade die für einen langfristigen Geschäftserfolg nötige Digitalisierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit wird aber oft noch vernachlässigt.

Es ist nicht so, dass der deutsche Mittelstand es verschläft, sich auf das digitale Zeitalter einzustellen. Allerdings ist er auch noch nicht ganz wach. Laut "All for One Steeb"-Studie "Digitalisierung im Mittelstand 2018" verfolgen bereits mehr als 80 Prozent der KMU eine Digitalisierungsstrategie. Aber: Nur 28,6 Prozent arbeiten bereits aktiv an neuen Geschäftsmodellen.

Anzeige

Woran liegt es, dass die Digitalisierung in vielen KMU noch nicht komplett vollzogen wird? Der Erfahrung nach, sind es neben der Angst vor hohen Kosten vor allem die internen Faktoren, die eine ganzheitliche Digitalisierung behindern. Insbesondere das Abwehrverhalten von Führungskräften, Unsicherheiten über den Nutzen sowie lange Kommunikations- und Entscheidungswege sind entscheidende Hindernisse.

​Digitalisierung muss von innen heraus kommen

Kein Wunder, denn die Realität sieht oft noch so aus: Fast alle Unternehmen stellen sich zwar mittlerweile – zum Beispiel über mobile Websites, Apps oder Social-Media-Kanäle – in der externen Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten digital besser auf. Zwischen Außendarstellung und tatsächlicher interner Arbeitsumgebung tut sich aber oft noch eine gewaltige digitale Schere auf. Dabei kann die Digitalisierung nur dann ganzheitlich und erfolgreich gestaltet werden, wenn auch intern ein Wandel vollzogen wird und die Mitarbeiter nicht länger in der digitalen Steinzeit arbeiten müssen.

Denn nur wenn diese sich einfach und direkt über moderne Tools intern vernetzen und mit ihren Kollegen zusammenarbeiten können, sind sie auch in der Lage, weitere Digitalisierungsprojekte anzustoßen sowie schneller und flexibler auf veränderte Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren.

Digitalisierungsprojekte müssen nicht teuer und zeitaufwendig sein

Genau diese moderne interne Zusammenarbeit wird zum Beispiel über eine interaktive Intranet-Plattform möglich. Und das Ganze muss noch nicht einmal mit hohen Kosten verbunden sein. Generell sind die mit einer Intranet-Einführung verbundenen Kosten natürlich abhängig von der Unternehmensgröße und der benötigten Anzahl an Lizenzen. Im Standard lässt sich aber beispielsweise ein solch modernes Intranet für ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern schon ab 35.000 Euro und innerhalb von sechs Monaten (inklusive Software-Lizenzen) einführen. Dabei ist es speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten, unterstützt moderne Formen der Gruppenkommunikation und Zusammenarbeit – und ist einsatzbereit ab dem ersten Tag.

Wichtig ist dabei jedoch immer: Es genügt nicht, den Mitarbeitern diese moderne technologische Plattform mit sozialen Funktionen wie Chat, Newsfeed und virtuellen Arbeitsräumen einfach nur bereitzustellen. Mindestens genauso wichtig ist es, den konkreten Nutzen des Intranets für den Arbeitsalltag in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern.

Einbindung der Mitarbeiter baut digitale Kompetenz auf und Ängste ab

Denn am Ende kann die interne Digitalisierung nur dann erfolgreich gelingen, wenn sie auch von den Mitarbeitern mitgetragen wird. Essenziell dafür ist, dass auch wirklich alle Mitarbeiter über entsprechende Kommunikations- und Coaching-Maßnahmen – wie z. B. Schulungen und Trainings – erreicht werden. Bei der Einführung eines Intranets können beispielsweise mit Print-Produkten wie Set-Cards auch Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz abgeholt werden. Auf den Karten wird dann erläutert, welches Tool für welchen Zweck genutzt werden soll und anhand konkreter Anwendungsbeispiele wird der Mehrwert veranschaulicht.

Die Akzeptanz für eine neue Plattform kann durch drei Faktoren erhöht werden: Kurze Erklärvideos, Online-Schulungen ("Wo finde ich was?", "Wie fülle ich mein Mitarbeiter-Profil richtig aus?") oder das Einrichten von Support-Communities. Über letztere werden Feedback- und Austausch-Möglichkeiten bereitgestellt. Das zeigt sich gerade auch bei den Mitarbeitern, die weniger digital affin sind beziehungsweise sich noch nicht so kompetent im Umgang mit modernen Arbeitsinstrumenten fühlen.

Digitale Kompetenz ist keine Altersfrage

Wer hat eigentlich am meisten digitalen Nachholbedarf? Anders als man vielleicht vermuten würde, sind es nicht die älteren Berufstätigen. Laut einer aktuellen Kantar EMNID-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC ist es vor allem die Altersgruppe der 40- bis 49-Jährigen, die sich durch fehlendes persönliches Know-how (24 Prozent) oder unklare Regelungen zum Einsatz digitaler Instrumente (20 Prozent) häufig bei der internen Kommunikation und Zusammenarbeit beeinträchtigt fühlt.

Das lässt auf einen großen Trainings- und Weiterbildungsbedarf im Umgang mit innovativen Kommunikations- und Kollaborationstechnologien in dieser Altersklasse schließen. Nicht unerheblich, wenn man bedenkt, dass gerade Beschäftigte in dieser Altersgruppe oft leitende Management-Positionen in Unternehmen bekleiden. Speziell für sie ist es wichtig, über die nötigen digitalen Fähigkeiten zu verfügen bzw. sich diese aneignen zu wollen. Nur so können sie ihrer Vorbildfunktion als "Digital Leader" gerecht werden, ihre Mitarbeiter digital befähigen und die interne Digitalisierung entscheidend mit vorantreiben.

Von der Theorie in die Praxis: Moderne Intranets im Mittelstand

Wo all dies bereits gelingt und die interne Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgreich digitalisiert wird, zeigt sich an den Beispielen der Stadtwerke Düren und der RheinEnergie. Im Juni 2017 führten die Stadtwerke Düren mit Unterstützung von HIRSCHTEC ein auf COYO4 basierendes Social Intranet für 260 Mitarbeiter ein. Dank "Uschi" (Abkürzung für "Unser schnelles Intranet") können die Mitarbeiter nun standortübergreifend und über mobile Geräte immer auf die für sie relevanten Informationen und Dokumente zugreifen.

Zudem können sie sich über "Uschi", das auch Social Collaboration und Gruppen-Chats ermöglicht, ganz einfach vernetzen und zu den für ihren Arbeitsalltag relevanten Themen austauschen. Das Ergebnis: Bereits heute gibt es im Intranet der Stadtwerke Düren 130 Arbeitsgruppen und zudem 12 Hilfe-Gruppen, in denen sich Mitarbeiter zu Fragen wie "Wie funktioniert die Chat-Funktion?" oder "Worauf muss ich bei der Erstellung einer Arbeitsgruppe achten?" austauschen. Abstimmungen zu etwa Fotowettbewerben finden mittlerweile ebenfalls über USCHI statt.

Die RheinEnergie etablierte mit ihrem "MingNet" (Kölsche Mundart für "MeinNetz") im Mai 2017 eine Plattform für die transparente Arbeitswelt. Über das "MingNet" sollten sich die 3.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – mit und ohne PC-Arbeitsplatz – standortübergreifend vernetzen und niedrigschwellig miteinander kommunizieren und arbeiten können. Bereits im ersten Monat gab es 400 Arbeitsräume und 700 Profilfotos wurden von den Nutzern hochgeladen. Als führendes Medium der internen Kommunikation stärkt das "MingNet" heute die digitale Zusammenarbeit der Team- und Projektgruppen und sorgt für eine offene Feedback-Kultur.

Der Mittelstand hat die richtige Ausgangslage

Die Stadtwerke Düren und die RheinEnergie verdeutlichen, wie mit der internen Digitalisierung der Grundstein für eine erfolgreiche, ganzheitliche Digitalisierung in Unternehmen gelegt werden kann. Denn wer über kurze, interne Kommunikations- und Entscheidungswege verfügt, der kann auch weitere Digitalisierungsprojekte schneller austesten und implementieren und ist gewappnet für die Zukunft. Gerade mittelständische Firmen sind hierbei aufgrund ihrer Struktur oft flexibler als Konzerne. Für den Mittelstand kommt es daher darauf an, seine Chancen nicht ungenutzt zu lassen und die interne Digitalisierung als zentralen Faktor für seinen langfristigen Geschäftserfolg wahrzunehmen.

Lutz Hirsch ist geschäftsführender Gesellschafter von HIRSCHTEC. 2005 gründete der Diplom-Physiker die Hamburger Full-Service Intranet Agentur. HIRSCHTEC ist auf die Digitalisierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit spezialisiert und zählt laut BVDW-Ranking zu den Top 5 Intranet-Agenturen in Deutschland. Zu den Kunden von HIRSCHTEC gehören unter anderem die Deutsche Bahn, RTL, Air Liquide, FRoSTA und Weleda.

Teilen
Jederzeit top informiert

Die wichtigsten LEAD Nachrichten per Messenger oder Newsletter

Anzeige
Anzeige
Verlagsangebot
Anzeige
Anzeige
Aktuelle Stellenangebote
Alle Stellenangebote