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Geschäftsreisen sehen Millennials als Anerkennung und als Möglichkeit, neue Erfahrungen zu sammeln (Foto: © Getty Images / Uwe Umstaetter)
Reisen New Work Millenials

Geschäftsreisen 2.0: So ist die Online-Generation unterwegs

Geschäftsreisende der Online-Generation buchen ihre Business-Trips gerne selbst. Eugen Triebelhorn, Managing Director Germany bei TravelPerk, erklärt, warum Unternehmen Reisebuchungen so einfach wie Online-Shopping gestalten sollten.

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Geschäftsreisen sehen heute ganz anders als noch vor zehn Jahren: Millennials wissen genau, was sie wollen. Sie buchen Hotels, Flüge, Bahnreisen oder Mietwagen am liebsten selbst online bei Plattformen wie Booking.com, Airbnb oder Expedia, anstatt dies den Kollegen aus dem Reisemanagement oder Reisebüro zu überlassen. Damit stellen sie die Buchungsgewohnheiten in den Unternehmen auf den Kopf und prägen die Zukunft von Geschäftsreisen.

Business Traveller 2.0 – so reist die Online-Generation

Bei jungen Menschen zählt eine gute Work-Life-Balance mehr als bei älteren, das ergab eine Studie der Ernst & Young Unternehmensberatung. So bevorzugen Millennials häufig flexible Arbeitszeiten. Geschäftsreisen sehen sie als Anerkennung und als Möglichkeit, neue Erfahrungen zu sammeln, die nicht nur ihren Job, sondern auch ihr Leben bereichern.

Beim Reisen können sie ihr persönliches Netzwerk an verschiedensten Standorten international ausbauen und auch mal Geschäftsreisen mit Urlaubsaufenthalten verbinden – Bleisuretravel eben.

Sie wissen, wo und wie sie am liebsten Hotels und Flüge buchen, die am ehesten ihren Wünschen entsprechen. Geschäftlich wie privat bevorzugen sie Seiten mit Preisvergleichen und entscheiden sich möglicherweise lieber für inspirierende Erlebnisse am Reise-Ort als für Luxus im Grand Hotel.

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Kostenkontrolle & Effizienz: Das brauchen Unternehmen

Dies deckt sich jedoch oft nicht mit den Vorstellungen von denjenigen, die sich um das Management von Geschäftsreisen im Unternehmen kümmern. Geschäftsreise-Verantwortliche stehen vor ganz anderen Herausforderungen.

Da Reisekosten nicht selten gleich nach den Gehältern der zweitgrößte Ausgabe-Posten sind, achten sie darauf, dass Mitarbeiter Reisebudgets nicht sprengen und die vorgesehenen Richtlinien einhalten. Sie wollen Aufwand und Zeit für die Buchung insgesamt so gering wie möglich halten, und sich um die Zufriedenheit der Geschäftsreisenden kümmern. Neben Kostenminimierung stehen bei ihnen daher Effizienz und Übersichtlichkeit ganz oben in der Prioritätenliste für das Geschäftsreise-Management.

Zu teure und komplizierte Prozesse

Doch viele unternehmensinterne Plattformen für die Buchung von Geschäftsreisen sind alles andere als übersichtlich. Sie sind kompliziert und haben meist nur ein begrenztes Inventar an Angeboten, die darüber hinaus auch noch viel zu teuer sind. Die Konsequenz: Mitarbeiter buchen ihre Geschäftsreisen lieber selbst bei Portalen wie Booking.com oder Airbnb. Dabei zahlen sie zunächst mit der persönlichen Kreditkarte, müssen also in Vorkasse gehen und sich das Geld aufwendig zurückholen. Ebenso lassen sie möglicherweise auch die Reise-Policy des Unternehmens außer Acht.

Übernimmt die Buchung eine andere Person, hält sie Richtlinien und Budget zwar besser ein, zieht aber eine endlose Kette von E-Mails und Telefonaten nach sich, um alle Details mit dem Reisenden abzustimmen. Das kostet Zeit und Nerven, die Mitarbeiter lieber für ihren eigentlichen Job verwenden. Letztendlich wollen Travel Manager und Compliance Officer eigentlich dasselbe wie ihre Mitarbeiter: Zeit (beziehungsweise Geld) sparen und es unkompliziert halten.

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Strategien für modernes Geschäftsreise-Management

Wie lassen sich also Gewohnheiten, Wünsche und Erwartungen der Online-Generation einerseits mit den Anforderungen und Richtlinien des Unternehmens andererseits in Einklang bringen? Modernes Geschäftsreise-Management braucht eine technisch smarte Lösung.

Eine zentrale Plattform also, über die alle Mitarbeiter ihre Business-Trips planen und buchen können – und zwar von jedem Ort und zu jeder Zeit aus. Folgende Anforderungen müssen erfüllt werden:

1. Flexibilität

Um junge Mitarbeiter dazu zu bewegen, innerhalb der Unternehmensrichtlinien zu buchen, muss die Buchung einfach sein und Spaß machen. Das gelingt, indem sich der Business-Trip abends vor dem Fernseher buchen lässt. Eine mobile Lösung hat ebenso den Vorteil, dass alle Dokumente schnell greifbar sind und sich auch von unterwegs aus Änderungen vornehmen lassen können.

Dies ist besonders vor dem Hintergrund wichtig, dass Flüge und Züge oft ausfallen. Ergänzt durch einen persönlichen Service, der im Notfall das Umbuchen übernimmt, sinkt das Stresslevel enorm. So sind Mitarbeiter für die Geschäftsreise und alle Eventualitäten gewappnet.

2. Große Anbieter-Auswahl bereitstellen

Damit Geschäftsreisende genau dort buchen können, wo ihre Vorlieben sind und wo sie sich auskennen, muss ihnen ein breites Angebot zur Verfügung stehen. Es reicht nicht aus, nur ein paar wenige ausgewählte Reiseanbieter im Systemportfolio zu haben. Zu groß ist die Gefahr, dass die Mitarbeiter dann ausweichen und doch wieder auf eigene Faust buchen.

Wer seine Lieblingsmarken für Hotels, Flüge, Züge, Apartments, Autos im Geschäftsreise-Portal des Unternehmens findet und sie dort ohne die eigene Kreditkarte buchen kann, hat keinen Grund mehr, seine Business-Trips anderweitig zu organisieren. Unternehmen, die ihren Angestellten erlauben, nicht nur bei klassischen Geschäftsreise-Unternehmen, sondern auch bei Economy- und Billiganbietern zu buchen, können außerdem damit ihre Reisekosten erheblich reduzieren.

3. Compliance mit Reise-Richtlinien sicherstellen

Trotz der großen Vielfalt an Optionen können Verantwortliche Reise-Richtlinien im System festlegen und diejenigen Angebote, die nicht der Compliance entsprechen, filtern. So kann ihre Einhaltung – strikt oder weniger strikt – automatisiert umgesetzt werden, ohne dass ein Mitarbeiter sich noch bewusst mit ihnen beschäftigen oder sie irgendwo nachschlagen muss.

In einen Prozess implementierte Regeln sorgen dafür, dass alles, was gebucht werden kann, auch erlaubt ist. Auf diesen Weg gibt es keine zeitraubenden Nachfragen bei Grauzonen und – noch viel wichtiger – keine unbewussten Compliance-Verletzungen. In Fällen, in denen Reisen teuer wird, bei internationalen oder ganz kurzfristigen Trips etwa, lassen sich in einem entsprechenden System Freigabeprozesse hinterlegen, die aufwändige E-Mail-Kommunikation überflüssig machen.

4. Eine mobile Plattform für Buchung, Buchhaltung & Reporting

Die Nutzung einer zentralen Plattform für das Geschäftsreise-Management lohnt sich vor allem auch deshalb, weil sie nicht nur die Reiseplanung und -buchung der Mitarbeiter unterstützt, sondern auch alle nachgeordneten Prozesse im Unternehmen effizienter gestaltet: Statt eine Vielzahl an Rechnungen unterschiedlicher Anbieter von mehreren Mitarbeitern in der Buchhaltung bearbeiten zu müssen, liegen auf einer zentralen Plattform alle Reise-Rechnungen an einem Ort, über den auch die Bezahlung organisiert werden kann, so dass der Aufwand für die Zuordnung in der Buchhaltung und ihre Erstattungsprozesse deutlich sinkt.

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Gutes Geschäftsreisen-Management ist für alle eine Bereicherung

Gutes Geschäftsreisen-Management kann also beiden dienen – den jungen Mitarbeitern der Online-Generation, die ihre Geschäftsreisen eigenständig planen und buchen wollen – und den Verantwortlichen, die auf Kosten achten und Richtlinien durchsetzen müssen.

Über den Autor: Seit Anfang 2019 verantwortet Eugen Triebelhorn als Geschäftsführer das Deutschlandgeschäft von TravelPerk. Das Unternehmen bietet eine Management-Plattform zur Buchung, Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Eugen Triebelhorn bringt mehrere Jahre Erfahrung in der B2B-Geschäftsentwicklung verschiedener Start-ups mit.

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