Anzeige
Anzeige
Tools Projektmanagement Team

Die Mischung macht’s: Kollaborationstools richtig einsetzen

Wir streben heute nach Struktur und Einfachheit. Und finden beides in digitalen Kollaborationstools - allerdings nur, wenn sie richtig aufgesetzt sind. Diese Tools Anwendungen vereinfachen die Zusammenarbeit bei umfangreichen Projekten zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Es gibt inzwischen eine ganze Reihe an Tools die Ordnung in den Kommunikations- und Planungsdschungel bringen, Informationsgaps verhindern und für transparenten Austausch zwischen allen Projektbeteiligten sorgen (Bild: iStock / PeopleImages)
Anzeige
Anzeige

Durch die Digitalisierung und dank neuer, innovativer Technologien entstehen die Bestandteile von Produkten, Services und vielen anderen Leistungen heute parallel und an verschiedenen Orten auf der ganzen Welt. Mithilfe agiler Arbeitsmethoden arbeiten verschiedene Teams eigenständig und eigenverantwortlich an den gleichen Projekten. Einzelne Aufgaben werden autark erledigt. Mit der Folge, dass sich die Abstimmungsprozesse vollkommen verändern. Und nicht nur das: Alle Informationen müssen allen Beteiligten jederzeit zu Verfügung stehen und internationale Teams gleichzeitig Zugriff haben.

Es gibt inzwischen eine ganze Reihe an Tools – wie Trello, Asana oder Slack – die Ordnung in den Kommunikations- und Planungsdschungel bringen, Informationsgaps verhindern und für transparenten Austausch zwischen allen Projektbeteiligten sorgen. Jedes dieser Tools hat andere Stärken. Daher gilt es für unterschiedliche Ziele, das jeweils beste Instrument zu finden. Die Alternative – häufig teure All-in-One-Programme – sind Software-Lösungen mit maximalem Funktionsumfang. Wobei die meisten Unternehmen hier für Performance bezahlen, die sie nicht nutzen. Daher lohnt sich zumeist eine Analyse des tatsächlichen Bedarfs und im Anschluss eine optimale Orchestrierung von spezialisierten Lösungen.

Anzeige

Die nachfolgenden Tools stehen exemplarisch dafür, wie es mithilfe digitaler Anwendungen gelingt, die Zusammenarbeit bei umfangreichen Projekten zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Monday organisiert Projekte

Zwischen Projekt-Anfang (Freude vor Aufregung) und Projekt-Ende (Freude vor Erschöpfung), liegt die "Messy Middle". Also die Zeit, in der sich das Team gemeinsam nach vorne durch den Schlamm robbt: Diese Zeit tut weh, ist anstrengend und dauert oft viel länger, als man denkt. Ein Tool wie Monday hilft dabei, die Schmerzen in Grenzen zu halten, indem es die Projektorganisation vereinfacht – und dabei auch noch Spaß macht. Monday bricht Projekte auf ihre einzelnen Tasks herunter und macht diese als Items editierbar: So kann bestimmt werden, wer im Laufe der aktuellen Arbeitswoche einen Task übernimmt, wann dieser fertig sein muss, in welchem Status er sich gerade befindet und von welchen anderen Tasks er abhängt.

Im Grunde nichts Wildes. Aber eine Oberfläche zu haben, in der komplizierte Projekte einfach dargestellt und bedient und die Tasks von Kunden und Dienstleistern zusammengeführt werden können, ist schon ein Big Deal. Der übersichtliche Output gibt Struktur, was auch die kreativen Prozesse beflügelt. Wie beim "Häuslebauen" ist zu jedem Zeitpunkt sichtbar, welche Tasks man bereits abgearbeitet hat. Das gibt ein gutes Gefühl.

Feedly strukturiert Wissen

Im Web ist alles Wissen einen Mausklick entfernt. Informationen zu recherchieren und zu finden, ist heutzutage keine Herausforderung mehr. Diese effizient zu strukturieren und zu verarbeiten, allerdings schon. Feedly ändert das, indem es erlaubt, Wissen auf Boards zu verwalten. Pro Thema oder Projekt erstellt man ein bestimmtes Set an Fragen, die beantwortet werden sollen. Ein konkretes Beispiel aus dem Retail-Kontext sieht wie folgt aus: Die Frage ist, "welche neue Rolle übernimmt der stationäre Handel in einer Welt der Same Day Delivery?". Immer wenn ich im Web einen Artikel zu diesem Thema finde, speichere ich ihn einfach mithilfe des Browser-Plugins. Dazu wähle ich die Frage aus, auf die der Artikel einzahlt. Ich markiere außerdem die wichtigen Passagen im Text und füge Notizen ein – natürlich optional. So entsteht eine ergänzende Leseebene, die dazu führt, dass Wissen nicht nur strukturiert, sondern auch schneller für andere zu begreifen ist. Die Boards fassen den qualitativ oft wertvollen Output zusammen. Sie können aber auch für andere Adressaten bereitgestellt werden, beispielsweise als Kunden-Newsletter mit allen gespeicherten Artikeln zu einem Thema samt Summary und Highlight-Markierungen. Das schafft ein inhaltliches Lagerfeuer mit spannenden Artikeln als Geschichten.

Auch interessant: How to: Tools für Projektmanagement

In Echtzeit kommunizieren mit Slack

Im privaten Bereich ist die Echtzeit-Kommunikation Standard und Messenger-Dienste wie WhatsApp aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Slack greift diese Entwicklung auf und ermöglicht bereits seit einigen Jahren Informationsaustausch in Echtzeit, auch für komplexe Projektkommunikation. Jeder im Projekt ist immer im Bilde. Die Qualität des Outputs verändert sich gleich zweifach: Erstens sind wir viel schneller am Ziel. Jeder Mitarbeiter ist zu jedem Zeitpunkt im Boot und das bedeutet, man muss zwischen Abteilungen oder Mitarbeitern nicht mühsam übersetzen. Zweitens können alle zu jeder Zeit Arbeitsstände kommentieren. So erkennen Projektentscheider schneller, wenn sich Teams in ihren To Dos verrennen und die Projektarbeit zeitnah in die richtige Richtung lenken. Slack ist außerdem so stark, da es sich als Kommunikations-Hub etabliert hat, das unzählige weitere Tools über Schnittstellen einbindet, bspw. Kalender, Email, Cloud Services wie Dropbox oder Projektmanagement -Tools wie Monday. So kann man zentral alle Vorgänge und Abläufe verwalten und organisieren, ohne ständig das Tool wechseln zu müssen.

Fazit

Slack, Monday und Feedly sind – ebenso wie zahlreiche andere Tools – einfach zu bedienen und kostengünstig in der Anschaffung. Wer sie für den richtigen Zweck einsetzt und sinnvoll einbindet, optimiert effizient die Kommunikation, intern und mit Kunden. Denn digitale Kollaborationstools vereinfachen die Zusammenarbeit, beschleunigen Prozesse und zahlen auf die Kreativität ein. Voraussetzung dafür ist, dass bestehende Prozesse und Arbeitsweisen kritisch hinterfragt werden und alle Beteiligten ihre Anforderungen an Projektkommunikation transparent machen. Auf dieser Basis können Anforderungen definiert und in Tools übersetzt werden.

Digitale Kollaboration hat das Potenzial, Kommunikation auf eine neue Ebene zu heben und allen Beteiligten die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig erhält so jeder die Chance sich zu beteiligen und sein Wissen zu teilen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit. Doch darüber hinaus verbessert sich – durch das Plus an leicht zugänglichen Informationen – auch die Produktqualität.

Das könnte dich auch interessieren: Tooltipp: Slack

Clemens Pavel ist Managing Director der Strategieberatung child aus Frankfurt, die durch radikale Vereinfachung Probleme der Digitalisierung wie die neue Rolle von Retail oder Veränderungen im Organisationsdesign löst.

Lead 4 Cta Mock Up 1200X1200 Red Pag8

Digitalisierungsexperten sind gefragt: Unternehmen suchen sie unter Entwicklern, Querdenkern und Berufsanfängern. Talente sind heiß begehrt. Doch auch kleinere Firmen können sie bekommen – wenn sie sich auf ihre eigenen Stärken konzentrieren. Mehr dazu im aktuellen LEAD Bookazine 3/2019.

Anzeige
Verlagsangebot
Anzeige
Aktuelle Stellenangebote
Alle Stellenangebote
Anzeige