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Digitaler Arbeitsplatz 109490456 C Stockadobe
(Bild: stock.adobe.com)
New Work Software

Der digitale Arbeitsplatz zur Miete

Der Begriff "Workplace-as-a Service", kurz: WaaS, beschreibt ein Konzept, bei dem der digitale Arbeitsplatz nur noch gemietet wird. Nutzen statt besitzen lautet die Devise. Für Startups hat das Mietmodell viele Vorteile

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Christian Voß ist beruflich viel unterwegs. Mit zwei Kollegen verhilft der Finanzberater Bauherren zur passenden Finanzierung. Seit 2017 mit eigener Firma. Die Gründer arbeiten abwechselnd in ihrem Büro, im Home-Office und beim Kunden. „Klar, dass wir uns schon in der Gründungsphase Gedanken über IT machten. Wir wussten: Ohne professionelle Technik geht’s nicht“, fasst Christian Voß rückblickend zusammen. Bei ihrer Recherche stießen die Finanzprofis auf Angebote mit dem Stempel "Workplace-as-a-Service", kurz: WaaS.

Junger, unübersichtlicher Markt

Der Arbeitsplatz "als ein Service" – Konsens, was unter Workplace-as-a-Service zu verstehen ist, aus welchen Komponenten WaaS-Angebote bestehen, gibt es bisher nicht. Der Markt ist noch jung und unübersichtlich. Die Angebote lassen sich kaum miteinander vergleichen. Manche WaaS-Angebote umfassen die Bereitstellung von IT-Infrastruktur, andere Anbieter konzentrieren sich auf den Verkauf von Lizenzen für Cloud-Dienste, dann wieder meint WaaS ein Portfolio aus Hardware-Endgeräten mit Office 365. Die wenigsten Dienstleister richten sich an Startups.

Nutzen statt besitzen

Eines haben Workplace-as-a-Service-Angebote gemein: WaaS wird für ein definiertes Zeitintervall, in der Regel pro Monat, gemietet. Von anderen "as-a-Service"-Angeboten, etwa aus dem Bereich Software, kennen wir dieses Modell bereits. Privat kaufen wir keine CDs mehr, wir streamen. Um Auto zu fahren, muss ich längst kein Auto mehr besitzen. Dahinter steckt ein gesellschaftlicher Trend: "Nutzen statt besitzen" lautet die Devise.

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Gründer, die ihre IT – Laptops, Handys, Software, Speicher, Telefone – nicht mehr kaufen, sondern „nur“ noch mieten, profitieren von vielen Vorteilen. So ist es nicht mehr notwendig, tiefgreifende Kenntnisse über IT aufzubauen – gerade in kleinen Unternehmen wie Startups ein zeitlicher Kostenfaktor, den kaum jemand stemmen kann. Weder bei der Beschaffung muss ich mich mit Laptop- und Handy-Modellen oder mit Software auskennen, noch bei der Einrichtung und Wartung.

Die externe IT-Abteilung zur Miete

Im Prinzip funktionieren Workplace-as-a-Service-Angebote wie eine externe IT-Abteilung. Die Technik ist stets auf dem aktuellen Stand, ob es sich nun um Updates oder aber das Gerät oder die Lizenz in seiner Gänze handelt. Wenn etwas nicht funktioniert, ruft der Kunde auf einer Service-Hotline an oder schreibt dem Service-Team eine E-Mail.

Ein dritter Vorteil von WaaS ist die Skalierbarkeit: Was ich nicht besitze, sondern nur miete, kann ich relativ leicht austauschen, alte Notebooks zum Beispiel. Oder aber, wenn mein Geschäft wächst, buche ich neue Software-Lizenzen schnell dazu. Gleiches gilt (idealerweise) für die andere Richtung. Wenn sich mein Business verändert, kann ich auch mein "Workplace"-Arrangement vergleichsweise einfach anpassen.

Zu guter Letzt haben Workplace-as-a-Service-Modelle steuerliche Vorteile. Weil die IT monatlich bezahlt wird, werden die IT-Kosten zu Betriebskosten und können steuerlich in voller Höhe geltend gemacht werden und nicht, wie beim Kauf, nur abgeschrieben werden.

Profi-IT auf Konzernniveau für Startups erschwinglich

Durch WaaS-Angebote, die hoch skalierbar sind und gleichzeitig flexibel bleiben, kommen professionelle IT-Lösungen, die sich bisher nur große Unternehmen anschaffen konnten, für Startups überhaupt erst in den Bereich des Erschwinglichen.

Das erkannten auch die drei Baufinanzierungsberater aus Norddeutschland. Sie entschieden sich für einen Anbieter, der, wie sie sich das wünschten, wie die externe IT-Abteilung von KVS funktioniert. KVS mietet ein Komplettpaket aus Laptops, Handys und Office 365. Außerdem nutzen die Gründer eine cloudbasierte Dokumentenablage, über die sie von überall auf Kundenunterlagen zugreifen, auch mit dem Kunden in seinem Wohnzimmer. Christian Voß und seine beiden Kollegen schätzen auch ihre IP-basierte Telefonielösung. Eine Telefon-Software läuft auf den Rechnern der drei Gründer. Egal, wo sie gerade arbeiten: Voß und seine Kollegen telefonieren mit einem Headset vom Computer aus. Angezeigt wird die Festnetznummer und Durchwahl des Büros.

Holger Heeren berät als Business Consultant Kunden des Workplace-as-a-Anbieters IPD NOW. Hinter IPD NOW steht die 2005 gegründete IP Dynamics GmbH mit acht Standorten in ganz Deutschland und über hundert Mitarbeitern.

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