Arbeitsorganisation | | von Annette Mattgey

Wie Social Collaboration die E-Mail abschafft

Muss die E-Mail um ihre Existenz fürchten? Der französische IT-Dienstleister Atos versucht jetzt, interne Mails durch Social Collaboration-Tools zu ersetzen. Welche Veränderungen damit einhergehen, erläutert Wolfgang Hünnekens, Lehrstuhlinhaber am Institute of Electronic Business (IEB) an der Universität der Künste Berlin. 

Der französische IT-Anbieter Atos will bis Ende 2014 komplett auf die interne Kommunikation per E-Mail verzichten. Begründung: E-Mails nähmen zu viel Zeit und Aufmerksamkeit der Belegschaft in Anspruch. Ein Whitepaper konstatiert über 50 E-Mails pro Tag bei mehr als der Hälfte der Mitarbeiter. Das sei in vielen Unternehmen die Regel. Mehr als zwei Stunden pro Tag würden benötigt, so das Whitepaper, um E-Mails zu bearbeiten, zu speichern oder zu löschen.

E-Mail als Ablenkungsmanöver

Dabei gilt die E-Mail als schnelles und technisch einfaches Kommunikationsmittel mit kurzer Reaktionszeit. Doch die kurze Zeitvorgabe für eine Antwort – die bei einer E-Mail in der Regel vermutet und erwartet wird – lenkt viele Mitarbeiter von ihrer aktuellen Aufgabe ab. Gerade bei größeren Projekten kommt es häufig zu grotesken Absicherungs-Szenarien, wenn zumindest alle Projektbeteiligten durch ein schnelles „CC“ in Kenntnis gesetzt werden. Mehr noch: Auch Dateianhänge verschwinden innerhalb der Abteilungen oder sogar auf Computern einzelner Personen.

Im Fall Atos wurde jetzt eine spezielle Kommunikationsplattform eingeführt, die wie ein soziales Netzwerk funktioniert. Sie soll die interne Kommunikation und vor allem das Projektmanagement deutlich verbessern. Dazu werden Werkzeuge benutzt, die digitale Gruppenarbeit standortübergreifend ermöglichen – sogenannte Social-Collaboration-Tools.

Enterprise 2.0 hat sich als Begriff für diese Plattformen etabliert, die sich in Teilen an die Nutzung von Facebook und Twitter anlehnen. Mitarbeiter legen dort eigene Profile wie bei Xing oder Lin­kedin an und zeigen so ihre Funktionen im Projekt und ihre besonderen Fähigkeiten an. Timelines mit Postings und Messenger-Funktionen bieten intuitive Arbeitsumgebungen. Meist sind auch Blogs, Wikis oder sogar Videokonferenztools integriert. Dokumente sind jederzeit und für jeden Beteiligten einfach aufzufinden. Je nach Bearbeitungsstand und Projektrelevanz sind sie direkt an zentraler Stelle einsehbar.

Schluss mit dem Herrschaftswissen

Der Markt für Enterprise-2.0-Lösungen entwickelt sich rasch. Große IT-Dienstleister wie IBM oder Novell bieten solche Plattformen an. Auch Google ist sehr erfolgreich mit seinen „Apps for Business“, die nicht nur von Start-ups, sondern auch von großen Unternehmen genutzt werden. Microsoft hat erst kürzlich seine Kollaborationsplattform Sharepoint mit der Integration des gerade erworbenen Corporate-Social-Network-Anbieters Yammer erweitert.

Bei Atos sollen künftig Projekt-Communitys entstehen, die miteinander arbeiten und relevante Informationen schnell und gezielt an alle Beteiligten verteilen. Die Kommunikation soll sich an Social-Media-Erfahrungen orientieren, die die Mitarbeiter bisher privat gesammelt haben. Vordergründig ist dabei nicht die technische Plattform, sondern die neue Corporate Culture, die durch den Einsatz von Enterprise-2.0-Anwendungen ausgelöst wird. Das große Ziel ist dann auch, die vorhandene Unternehmenskultur zu verändern und die bisherige Welt der internen E-Mail-Kommunikation mit all ihren Nachteilen abzuschaffen. Auch fällt es vielen Menschen immer noch schwer, ihr (Herrschafts-)Wissen zu teilen. Deshalb soll die Kultur des Internets, Wissen für alle zugänglich zu machen, zu einem zentralen Aspekt für Unternehmen werden, die Enterprise-2.0-Lösungen einsetzen. Durch die neuen Kommunikationsformen der sozialen Netzwerke im Unternehmen sind auch innovative Kreativitätsprozesse möglich. Schnelles Feedback durch die Kollegen anderer Abteilungen, die breite Suche nach Unterstützern für ein neues Projekt oder gar internes Crowdsourcing ermöglichen Arbeitsabläufe mit völlig neuen Ergebnissen.

Auch ein Kreativprozess mit externer Beteiligung ist dank Enterprise 2.0 schnell und unkompliziert machbar. So kann etwa ein Grafik-Freelancer direkt in das virtuelle Projektlabor einchecken und – mit entsprechenden (möglicherweise eingeschränkten) Rechten ausgestattet – an allen Design-Prozessen mitwirken, die ihn betreffen. Auch eine externe Evaluation ist denkbar, entweder auf interner Ebene oder aber per Blog mit externen Partnern.

Ein Wandel der Unternehmenskultur mithilfe interner Netzwerke und offener Kommunikation im Stil von Social Media wird nicht von jetzt auf gleich funktionieren. Ein Evaluierungsprozess in der Anfangsphase und später eine begleitende Moderation sind die besten Voraussetzungen, um letztlich eine weitreichende Nutzung von Enterprise-2.0-Platt­formen bei allen Mitarbeitern zu gewährleisten. Ob dadurch die Kommunikation per E-Mail ganz ausstirbt, wird sich zeigen. Die junge Generation jedenfalls hat mit E-Mail meist nicht mehr viel zu tun. Sie nutzt ganz selbstverständlich soziale Netzwerke und Messenger-Applikationen. Und wenn dann junge Mitarbeiter diese Haltung auch noch in die Unternehmen hineintragen und eta­blieren, dann hat wahrscheinlich über kurz oder lang wirklich der E-Mail letztes Stündlein geschlagen.

Wolfgang Hünnekens ist Ideengeber und Gründer des Institute of Electronic Business (IEB) an der Universität der Künste Berlin. Der langjährige Managing Partner bei Publicis ist Professor für digitale Kommunikation und Ge­schäftsführer bei iDeers Consulting, einer Unternehmensberatung für die digitalen Fragen der Wirtschaft. Das Unternehmen verbindet die Erfahrung des IEB beim Transfer wissenschaftlicher Erkenntnisse der Digitalisierung in die Wirtschaft mit der Werbekompetenz der Hirschen.

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Wie Social Collaboration die E-Mail abschafft

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