Maximilian Fried, Leiter IT-Infrastructure Consulting & Product Management bei Konica Minolta IT Solutions.
Maximilian Fried, Leiter IT-Infrastructure Consulting & Product Management bei Konica Minolta IT Solutions. © Foto:Konica

Fallstudie | | von Annette Mattgey

Was das Kollaborationstool Microsoft Teams kann - und woran es hapert

Jeder, der im Büro Office-Anwendungen von Microsoft installiert hat, ist auch ein potenzieller Anwender von Microsoft Teams. Im März wurde das Tool, das die Zusammenarbeit erleichtern soll, international ausgerollt. Firmen wie Accenture, Deloitte, Expedia und J. Walter Thompson arbeiten bereits damit. Microsoft Teams ist Teil des Office-365-Pakets und führt die bislang an verschiedenen Stellen gespeicherten Informationen an einem zentralen Ort zusammen. Damit können Unternehmen Datensilos vermeiden, das Management der Kollaborationslösungen vereinfachen und ihre Produktivität erhöhen. Zudem vermeiden sie Schatten-IT, indem sie die für Privatanwender gedachten Lösungen wie Facebook oder Yammer komplett durch eine für Unternehmen geeignete, sichere Lösung ersetzen.

So funktioniert Microsoft Teams:

In Deutschland setzte sich Konica Minolta IT Solutions frühzeitig mit dem Kollaborationstool auseinander. Der IT-Dienstleister aus Stuttgart nutzt MS Teams in den Bereichen Projektsteuerung, Consulting und Business Development, um damit alle anderen Online-Plattformen wie SharePoint, OneDrive oder Skype for Business zu verbinden. Microsoft Teams dient dabei als zentrale Oberfläche für den Datenaustausch und einheitliches Tool zur Kommunikation.

LEAD digital fragte bei den den Projektverantwortlichen Michael Schillinger, Leiter IT-Infrastructure Sales Teams, und Maximilian Fried, Leiter IT-Infrastructure Consulting & Product Management bei Konica Minolta IT Solutions, nach:

Wieviele ihrer 500 Mitarbeiter arbeiten derzeit mit MS Teams und wie lange hat es gedauert, bis alle damit vertraut waren?

Insgesamt arbeiten derzeit knapp 40 Mitarbeiter – also die vollständige Abteilung "Consulting and Product Management" im Bereich IT-Infrastruktur – bei Konica Minolta IT Solutions mit dem Tool. Um die Mitarbeiter zu schulen, organisierten Konica Minolta-Consultants interne einstündige Webinare zu unterschiedlichen Themen und Funktionsweisen des Tools. Der Einführungsprozess war in etwa drei Monaten abgeschlossen und die Mitarbeiter danach gut mit Microsoft Teams vertraut. 

Welche Funktionen finden Sie für Ihren Arbeitsalltag besonders praktisch?

  • Einfache Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten, etwa Word, Excel, SharePoint, OneNote oder Skype for Business
  • Integrierte Telefonie: Mitarbeiter telefonieren über Microsoft Teams direkt mit Kollegen. Das funktioniert auch auf Smartphones mit Android, iOS und Windows. Einige Funktionen für Videotelefonie gibt es bislang nur für Android-Geräte, in Kürze sollen sie aber auch für iOS und Windows Phone bereitstehen.
  • Effiziente Organisation von Teams: Anwender erhalten Zugang zu mehreren Teams, so dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Projektgruppen sehr einfach ist. Die Anwendung lässt sich individuell an die Anforderungen einzelner Arbeitsgruppen anpassen – über Tabs, Konnektoren und Bots sowie Microsoft Planner und Visual Studio Team Services.
  • Gezielte Kommunikation: Jeder Channel in Microsoft Teams besitzt eine eigene E-Mail-Adresse. So können Teammitglieder Nachrichten oder E-Mails von Outlook aus direkt in die einzelnen Channels posten.
  • Spontane Meetings: Mitarbeiter können direkt zu Meetings einladen, bei Bedarf auch zu privaten Meetings mit einzelnen Teammitgliedern. Der integrierte Termin-Assistent hilft beim Finden möglicher Termine.

Das sind die wichtigsten Features von Microsoft Teams: 

Wo sehen Sie noch Nachholbedarf?

Vor allem im Bereich der Administration. Denn jeder Nutzer kann beliebig viele eigene Gruppen starten, Dokumente ablegen oder Kontaktlisten erstellen. Derzeit bietet Microsoft Teams keine Möglichkeit zur Vergabe oder Einschränkung von Rechten für die Projektarbeit. Im Sinne der Compliance und des effizienten Managements sollten aber nur berechtigte User Strukturen anlegen können, um Einheitlichkeit zu gewährleisten und den Überblick über den Status in den einzelnen Projekten zu wahren.

Auch die Kompatibilität lässt sich noch verbessern. Das Online-Tool lässt sich als Browser-Version, als App für Smartphones und Tablets sowie als kleine App für Computer nutzen. Gerade letztere sind derzeit noch fehleranfällig und schwierig zu administrieren. Für den Mac ist noch keine vollständige Kompatibilität gewährleistet, unter anderem wird der Safari-Browser nicht unterstützt, und die Nutzungsmöglichkeiten auf Linux sind ebenfalls verbesserungswürdig.

Vor allem in sensiblen Bereichen gibt es auch deutliche Sicherheitsbedenken. So steht Microsoft Teams aktuell nicht auf der Microsoft Cloud Deutschland, mit der Datenspeicherung in Deutschland und dem Schutz durch einen nach deutschem Recht agierenden Datentreuhänder, zur Verfügung.

Wofür würden Sie MS Teams empfehlen?

Für die Bereiche Produkt- und Software-Entwicklung sowie Dienstleistung. Hier arbeiten oft verteilte Teams über mehrere Standorte hinweg zusammen. Aber auch Vorstände zeigen ein sehr großes Interesse an der Lösung. Damit lassen sich schnell Daten austauschen – auch durch Videokonferenzen inklusive Bildschirmübertragung – und Datenquellen durchforsten. So nutzt Konica Minolta das Tool insbesondere im Produktmanagement sowie in der Kundenberatung. Hier ist zum Beispiel die Kommunikation, Dokumentation und Organisation der Planungen mit Microsoft Planner integriert.

Was sind die wichtigsten Punkte, die andere Unternehmen bei der Einführung bedenken sollten?

  • Mitarbeiter können eigenständig Teams und Channels erstellen sowie Dokumente zur Verfügung stellen. Das ist administrativ nur schwer bis gar nicht zu kontrollieren. Deshalb sollten Unternehmen Ihre Mitarbeiter dafür mehrfach sensibilisieren, bei der Auswahl der geteilten Dokumente vorsichtig zu sein, da diese vertrauliche/sensible Informationen beinhalten können.
  • Unternehmen sollten bei der Einführung beachten, dass bei Microsoft Teams die deutschen Datenschutz-Richtlinien nicht greifen. Deshalb sollten sie sich im Zweifel vorab über eventuelle Datenschutzbedenken informieren.
  • Unternehmen mit Mac-Usern/iOS-Geräten sollten beachten, dass aktuell eine Nutzung von Microsoft Teams über den Safari Browser noch nicht möglich ist, da die Kompatibilität noch fehlt. Der Zugriff darauf über Apps ist allerdings möglich.
Was das Kollaborationstool Microsoft Teams kann - und woran es hapert

Artikel bewerten

Vielen Dank, Ihre Bewertung wurde registriert!

Sie können leider nur einmal pro Seite bewerten.

Ihre Bewertung wurde geändert, vielen Dank!