Frank Wolf plädiert für Mitarbeiter-Apps.
Frank Wolf plädiert für Mitarbeiter-Apps. © Foto:Staffbase

T-Systems Multimedia Solutions | | von LEAD digital

Warum T-Systems eine App für seine Mitarbeiter hat

Der Digital-Dienstleister T-Systems Multimedia Solutions  hat seit 2015 eine App im Einsatz, die als mobiler Hub und Helfer in der Hosentasche dient. Wie das Projekt entstanden ist und wie die Mitarbeiter diesen neuen Kanal angenommen haben, erklärt Frank Wolf, Mitgründer und Geschäftsführer des HR-Tech-Startups Staffbase.

Das war die Ausgangslage:

Zufriedene und gut informierte Mitarbeiter sind der Schlüssel, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten. Davon ist der Digital-Dienstleister T-Systems Multimedia Solutions überzeugt und entschied sich 2015 dazu, seine Mitarbeiter auch mobil zu informieren. Als passender Begleiter erweist sich seither eine mobile Mitarbeiter-App.

Das soll die Mitarbeiter-App leisten:

Über sie empfangen und senden Mitarbeiter Informationen, erfahren so einen Austausch auf Augenhöhe und werden dadurch besser ins unternehmerische Geschehen ein- und angebunden.

Mit der App sollte gleichzeitig ein wesentliches Problem der internen Kommunikation gelöst werden: Von den 1.800 Mitarbeitern sind viele vor Ort bei Kunden unterwegs. Ihre Informationslücken konnten E-Mails und das klassische Intranet nicht schließen. Aus diesem Grund musste eine praktikablere, sprich: eine mobile Lösung her. So führte die Telekom-Tochter in Zusammenarbeit mit einem externen Spezialisten einen mobilen Kanal zur Mitarbeiterkommunikation ein – eine Mitarbeiter-App.

So verlief der Start:

Im Rahmen des Digital Life Camps (DLC), dem internen Innovationsbarcamp der T-Systems Multimedia Solutions kurz MMS, fand der Launch der "MyMMS"-App 2015 statt. Die Einführung begleitete das Team für Interne Kommunikation mit einer groß angelegten Promotion. In kürzester Zeit wuchs die Nutzergruppe so auf 400 Teilnehmer und verdoppelte sich zügig. Nach 18 Monaten stieg die Nutzerbasis auf 70 Prozent der Mitarbeiter an – und das komplett ohne Installationszwang.

Die Mitarbeiter haben die freie Wahl, ob sie die App auf ihrem privaten oder beruflichen Handy oder gar nicht installieren. Damit jeder Mitarbeiter dort abgeholt wird, wo er sich gerade befindet, gibt es neben einer iOS- und Android-Version auch einen Desktop-Zugang.

Das sind die Inhalte:

Die Mitarbeiter werden in der App durch ein zentrales Redaktionsteam über Unternehmens-, Kunden- und Marktneuigkeiten, Wettbewerber sowie News von den einzelnen Standorten informiert und haben dabei die Möglichkeiten spezifische Newsfeeds oder Kanäle zu abonnieren. So bekommt jeder Mitarbeiter auch nur das zugespielt, was ihn wirklich interessiert. Bei Veranstaltungen wie Messen und Konferenzen unterstützen zusätzlich lokale Redakteure bei der Erstellung von Inhalten. Außerdem finden die Mitarbeiter ein Telefonbuch mit allen wichtigen Nummern und Kontaktdaten, einen Chat sowie einen Kantinenplan in der App.

Innerhalb der letzten zwei Jahre haben sich drei hauptsächliche Einsatzmöglichkeiten für die "MyMMS”-App herauskristallisiert:

Mitarbeiter informieren

Hauptaufgabe der App ist es, Neuigkeiten aus dem Unternehmensalltag zu teilen. Dafür setzt das Team für Interne Kommunikation auf tagesaktuelle Informationen. Durch den Einsatz der nativen App können Nachrichten auch per Push-Benachrichtigung auf die Homescreens der Mitarbeiter gebracht werden. News, die per Push verbreitet werden, werden dreimal häufiger gelesen, als andere Neuigkeiten. "Nach Absprache mit dem Betriebsrat werden Push-Benachrichtigungen nur zwischen neun und 17 Uhr getätigt", bemerkt Susann Wanitschke, verantwortlich für die interne Unternehmenskommunikation bei T-Systems. "Um die Kollegen nicht zu nerven, beschränkt sich der Einsatz dieser Funktion auf eine Neuigkeit alle zwei Tage. Damit wird die App regelmäßig ins Gedächtnis der Mitarbeiter gebracht und das Engagement gesteigert."

Mitarbeiter vernetzen

Neben Informationen zum Unternehmen finden die "MyMMS”-Nutzer auch unterhaltsame Inhalte in der App. So zum Beispiel durch Tippspiele bei der WM oder einen Adventskalender in der Weihnachtszeit. Somit werden die Nutzer angeregt, öfter in die App zu schauen. Außerdem kommen viele selbstproduzierte Videos zum Einsatz, um die Inhalte des Unternehmens besser zu transportieren.

Events organisieren

Veranstaltungen spielen eine wichtige Rolle für die T-Systems Multimedia Solutions. Insbesondere der Aspekt der Wissensvermittlung steht dabei im Fokus. Bei internen Events, wie dem eingangs erwähnten Barcamp, werden den Mitarbeitern neben E-Ticketing auch Voting-Funktionen angeboten, um besuchte Vorträge und Workshops zu bewerten. Auch der eigene Veranstaltungsplan lässt sich mit der App erstellen. Immerhin kann beim DLC aus bis zu 50 verschiedenen Themenslots gewählt werden. Zusätzlich können die Events in Form von Livestreams dokumentiert werden und so bestimmte Inhalte mit den Mitarbeitern geteilt werden, die nicht vor Ort sind.

Unterm Strich

Durch die direkte Einbindung der App in den Arbeitsalltag, wird die Transparenz geschaffen, die sich immer mehr Arbeitnehmer wünschen. Zudem können auch Freunde, Bekannte oder die Familie zu Hause einen Einblick in den Arbeitsalltag gegeben werden. Der größte Vorteil liegt aber in der kontinuierlichen und ortsunabhängigen Möglichkeit der Information:

"Unsere Mitarbeiter sind regelmäßiger, früher und durchgängiger informiert. Durch die App können sie virtuell an Events teilnehmen, sich informieren oder mit anderen chatten. Das stärkt den Zusammenhalt im Unternehmen, gibt Transparenz und Wissen weiter. Zudem schaffen wir virtuell einen sozialen Raum, in denen sich Mitarbeiter als Menschen vernetzen können. Sie können an Gesprächen teilhaben, die gerade in der Firma laufen und sie auch persönlich interessieren. Das ist wohl mit einer der stärksten Effekte”, bestätigt Peter Klingenburg, Geschäftsführer T-Systems Multimedia Solutions.

Frank Wolf ist Mitgründer und Geschäftsführer des HR-Tech-Startups Staffbase, das Unternehmen bei der mobilen Kommunikation per Mitarbeiter-App unterstützt. Nach einer Karriere in der Unternehmensberatung wechselte er ins Unternehmer-Dasein. Sein Ziel ist es, Unternehmen beim Aufbau einer begeisternden Mitarbeiterkommunikation zu helfen.

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