CeBIT | | von Annette Mattgey

Viele Unternehmen völlig planlos bei BYOD

Bring your own device (kurz: BYOD) ist eines der Phänomene, an denen sich die "Shareconomy" (das diesjährige CeBIT-Motto) schon jetzt zeigt. Allerdings hinken viel Unternehmen der Entwicklung hinterher und gehen völlig planlos mit dieser Ressource um. Unstrukturiert bis kontraproduktiv lauten die Urteile des aktuellen Deloitte-Reports „Perspektive BYOD – Private Hardware in Unternehmen“. BYOD ist auch in Deutschland inzwischen von namhaften Firmen eingeführt worden, jedoch bremsen strenge IT-Richtlinien, aber auch die tiefe Skepsis vieler IT-Verantwortlicher eine schnellere Ausbreitung. Der Druck gerade von jüngeren Mitarbeitern wächst aber beständig, sodass sich viele Arbeitgeber zum Handeln gezwungen sehen. Entscheidend für die BYOD-Entwicklung sind der allgemeine Consumerization-Trend und der Mitarbeiterwunsch nach individuellen Endgeräten.

„Der Trend BYOD nimmt zu. Das gilt vor allem für die USA. In Deutschland ist das bislang in geringerem Ausmaß der Fall, aber die Tendenz ist eindeutig. Kritisch ist, dass viele Unternehmen die Nutzung eigener Geräte grundsätzlich verbieten – aber rund 30 Prozent der jüngeren Mitarbeiter solche Verbote schlichtweg ignorieren“, erklärt Peter Wirnsperger, Partner TMT bei Deloitte.

Chancen für mehr Kreativität

Den Risiken bei Informationssicherheit und Compliance stehen Chancen auf mehr Flexibilität, mehr Motivation und damit auch mehr Kreativität gegenüber. So ermöglicht Bring Your Own Device beispielsweise den mobilen Zugriff auf unternehmensinterne Informationen und Anwendungen, unabhängig von Ort, Zeit und Gerätetyp. Arbeitsprozesse werden flexibler und effizienter und reflektieren gleichzeitig den Wunsch vieler Mitarbeiter nach Mobilität. Die Verwendung eigener Geräte fördert die Motivation und steigert die Kreativität der Nutzer. BYOD wirkt positiv auf die Bindung der Angestellten an das Unternehmen und kann sogar als Recruiting-Instrument eingesetzt werden.

Mit intelligent umgesetzten BYOD-Tools, Lösungen und Prozessen können Unternehmen gleichzeitig ihre interne Technologielandschaft weiterentwickeln sowie effektivere und effizientere IT-Services umsetzen. Möglich sind hier:

• Verbesserung des End-User-Service durch Selbsthilfelösungen oder Real Time- oder On-Demand Support
• Einführung geräteunabhängiger Sicherheitspolicies und -prozesse, mit einfacheren, zentral steuerbaren Security-Kompetenzen
• Aufbau dynamischer IT-Prozesse, die sich schnell den ständig wandelnden Geschäftsbedürfnissen anpassen
(beispielsweise das effiziente Hinzufügen neuer User nach einem Merger oder einer Akquisition)
• Entwicklung einer End-User-Produktivitätsplattform, die umfassende Mobilität und ubiquitären Zugriff ermöglicht.

Werden die Potenziale voll ausgeschöpft, können Unternehmen zudem ihre interne Technologielandschaft weiterentwickeln und effizientere IT-Services umsetzen – beispielsweise in Form eines optimierten End-User-Services. Auf der anderen Seite müssen sämtliche Auswirkungen von BYOD bedacht werden, z.B. auf HR sowie rechtliche und steuerliche Aspekte. Die entsprechenden Richtlinien verlangen eine kontinuierliche Überwachung – und mit einer sichtbaren Kostenersparnis ist zunächst nicht zu rechnen.

Systematisch angehen

Bislang steht die Integration privater Endgeräte in die Unternehmens-IT noch am Anfang. Nicht nur, dass ein strukturiertes Vorgehen der Akteure nur ausnahmsweise zu beobachten ist – manche Maßnahmen wirken auch kontraproduktiv, weil sich die Ziele teilweise widersprechen. Gemeinsam ist solchen Fällen das Fehlen eines systematischen Ansatzes. Dieser besteht idealerweise aus vier aufeinander aufbauenden Schritten: Zielfestlegung, Risikoevaluierung, Richtliniendefinition und Operationalisierung/Implementierung.

Sparen ist die falsche Motivation

  Alternativkosten  Einsparpotenziale    
Hardware  Gerätezuschüsse, Abschluss zusätzlicher Geräteversicherungen Kauf von Hardware    
Software Betriebssystem, Lizenzkosten für Antivirus-Programme Kostenbeteiligung der Mitarbeiter an Datennutzung
             
Infrastruktur und Upgrade von Anwendungen Reduktion der Kosten für Gerätesupport, Förderung von Self-Support vs. traditioneller Service-Deskbasierter
Support
Reduktion der Kosten für Gerätesupport, Förderung von Self-Support vs. traditioneller Service-Deskbasierter Support
     
IT Support  Veränderte Prozesse zur Unterstützung multipler Geräte und Plattformen, Durchführung von Mitarbeiter-
Trainings
  Sinkende Kosten für Hardware Austausch und -Aktualisierung      
             
             
             
           
             
Sonstiges  Sinkende Kosten für Hardware-Austausch und veränderte Spesenordnung, Kosten für Datennutzung, steuerliche Neuregelungen, Verlust von Mengenrabatten bei Gerätekäufen, Software-  
           
           
           

Checkliste für Unternehmen

✔ Sind klare Ziele für BYOD definiert?
✔ Ist die Ausgangssituation umfassend berücksichtigt?
✔ Wurden alle relevanten Risiken identifiziert und bewertet?
✔ Sind alle wichtigen Fragestellungen bei der Gestaltung der BYOD-Richtlinien berücksichtigt?
✔ Bestehen keine Widersprüche zwischen BYOD-Policy und anderen Unternehmensrichtlinien?
✔ Wurden alle relevanten Stakeholder bzw. Fachabteilungen involviert?
✔ Ist unternehmensweite Akzeptanz für das BYOD-Programm gesichert?
✔ Wurden alle technischen Lösungsangebote zur Implementierung von BYOD berücksichtigt und bewertet?
✔ Existieren geeignete Governance-Mechanismen zur Um- und Durchsetzung von BYOD?

Die ITK-Experten erläutern die strategischen Voraussetzungen für BYOD, die notwendigen Überlegungen zur BYOD-Policy und die vier Schritte zur BYOD-Einführung. Der aktuelle Deloitte-Report „Perspektive BYOD – Private Hardware in Unternehmen“ (18 Seiten) steht hier zum Download bereit.

Viele Unternehmen völlig planlos bei BYOD

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