Ist selber Chef: Alexander Krapp, Soulsurf.
Ist selber Chef: Alexander Krapp, Soulsurf. © Foto:Soulsurf

Kommentar von Alexander Krapp | | von einem Gastautor

Überstunden sind ein Zeichen von Missmanagement

Kein Thema wird in der Agenturszene so unerschöpflich diskutiert wie dieses (aktuell gerade am Beispiel Wieden & Kennedy): Überstunden. Um gleich mit der Tür ins Haus zu fallen, Überstunden in Agenturen sind ein Zeichen von Missmanagement. In der Praxis gibt es jedoch zwei konkrete Gründe für den Überstunden-GAU: Entweder stimmen die internen Workflows nicht oder die Personalplanung deckt sich nicht mit der Kundenplanung. Im ersten Fall regiert das Chaos, im zweiten die Gier. Im Ergebnis läuft es auf dasselbe hinaus: eine Abwärtsspirale.

Agenturen verlieren Mitarbeiter – die besten zuerst, weil diese durch die fortwährende Mehrarbeit weniger Geld bekommen, als ihnen faktisch zusteht. Und dann Kunden, weil sie die Fluktuation und den Kompetenz-Verlust leid sind. Um dies halbwegs zu kompensieren, strampeln alle umso mehr. Man investiert noch mehr Zeit in Mitarbeiter-Recruiting und Kundenakquise. Häufig auf Kosten des Bestandskundengeschäfts und der verbliebenen Belegschaft. Die Leistung lässt nach, die Akkus werden nicht mehr richtig aufgeladen. Ein wackeliges Konstrukt, mit dem sich alle mehr schlecht als recht von Jahr zu Jahr retten. Die Langfristperspektive bleibt auf der Strecke.

Und das Problem verschärft sich – junge gut ausgebildete Fachkräfte suchen verstärkt nach Arbeitsmodellen, die zu ihrer individuellen Lebenssituation passen: Flexible Arbeitszeiten, ohne Freizeit einbüßen zu müssen, regelmäßige Auszeiten und die Möglichkeit, auch mal von zu Hause aus zu arbeiten. Wer noch nicht einmal sein Überstundenproblem im Griff hat, wird darauf kaum angemessen eingehen könnten. Schwer, die jungen Leute für sich zu begeistern, wenn deren einziger täglicher private Call daraus besteht, kurz vor Mitternacht den Pizza-Service anzurufen.

Richtige Einschätzung der eigenen Ressourcen

Wer einen Junior-Berater an ein komplexes Großprojekt setzt, braucht sich nicht wundern, wenn er an seinen Überstunden kollabiert. Natürlich verspricht diese Konstellation erst einmal eine Win-Situation für eine Agentur – geringe Kosten für den Arbeitsaufwand führen folglich zu einer höheren Rendite. Im Gegenzug muss der Junior aber seine mangelnde Erfahrung mit einem höheren Zeitaufwand kompensieren. Und nicht nur das: Wer unerfahren ist, muss sich häufiger rückversichern. Der daraus resultierende Koordinierungsaufwand für den Vorgesetzten steigt.

Mut zum Neinsagen

Ist eine Agentur für einen Auftrag nicht ausgelegt – sei es weil personelle oder technische Voraussetzungen fehlen – sollte sie in diesem Fall auch Nein sagen. Dabei ist Neinsagen keineswegs ein wirtschaftlicher Luxus, sondern in der Praxis ein Zeichen von merkantilem Realismus. Nein sagen zu einem breiteren Leistungsangebot. Nein sagen, der Verlockung, jedem Trend hinterher hechten zu müssen. Und auch ein klares Nein, jede Pitch-Einladung annehmen zu  müssen. So verschwenden Sie keine Kapazitäten an die falschen Projekte und ersparen Ihrem Team nervige Korrekturschleifen und unnötige Mehrarbeit.

Stärkere Spezialisierung

Nichts verschafft einen größeren Wettbewerbsvorteil als eine Spezialisierung. Ein klares Profil entfaltet seine Wirkung nach innen und außen. Konzentrieren Sie sich also lieber auf Ihre Kernkompetenzen, statt einen Bauchladen voller Teildisziplinen anzupreisen. Das gilt auch für Ihre Mitarbeiter: Ein Spezialist schafft bessere Ergebnisse in kürzester Zeit und geht am Ende des Tages pünktlich und zufrieden nach Hause. Und Spezialisierung führt gleichzeitig zu mehr Synergien im Portfolio. Das spart Ressourcen, da auf bestehendes Knowhow zurückgegriffen werden kann.  

Mehr Outsourcing

Alles immer inhouse umzusetzen, um bloß keinen Cent zu verschenken, ist in Wahrheit eine Milchmädchenrechnung. Statt die eigenen Mitarbeiter mit Aufgaben außerhalb ihres Fachwissens zu belasten, bauen Sie sich lieber ein breites Netzwerk aus Partneragenturen und Freelancern und holen Sie sich bei Bedarf projektbegleitend erfahrene Experten ins Boot. Unsere Erfahrung: Es steigert die Kundenzufriedenheit und schont die Nerven des Teams.

Bessere Priorisierung

Wenn es doch mal brennt, liegt es allein in der Hand des Managements, wie viel Druck an die Mitarbeiter weiter gegeben wird. Alles gleichzeitig zu schaffen, liegt nun mal außerhalb der realistischen Möglichkeiten, und auch Panikmache ist nicht zielführend. Wie sehr Überstunden in solchen Fällen ausufern, hängt dabei direkt von der Einschätzung des Chefs selbst ab. Gerade jüngeren Führungskräften fehlt häufig die Erfahrung, Dinge richtig priorisieren zu können. Ein Umstellung auf agile Projektmethoden hilft in solchen Phasen, schneller und flexibler auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können. Und nicht vergessen: So wichtig das aktuelle Projekt auch erscheint, wir retten mit unserer Arbeit keine Leben.

Zielgerichtete Kompetenzverteilung

Unter Personalengpässen leiden am meisten die eigenen Mitarbeiter. Wenn jemand ausfällt oder Not am Mann ist, muss das Team diese Spitzen wieder ausgleichen. Idealerweise gibt es für jeden Aufgabenschwerpunkt ein Back-up in den eigenen Reihen. Einen Kompetenzzwilling, wenn man so will. Kennt man die eigenen Mitarbeiterkompetenzen und setzt diese richtig ein, hat man auch das Überstundenpotential gut im Griff.  

Alexander Krapp ist Gründer und Geschäftsführer von Soulsurf. Das digitale Beratungsunternehmen mit Sitz in München entwickelt und implementiert seit 2009 digitale Geschäftsmodelle für Unternehmen wie Deloitte, Moët & Chandon und die NFON.

Überstunden sind ein Zeichen von Missmanagement

Artikel bewerten

Vielen Dank, Ihre Bewertung wurde registriert!

Sie können leider nur einmal pro Seite bewerten.

Ihre Bewertung wurde geändert, vielen Dank!

(11) Leserkommentare

Wir freuen uns über Ihre Kommentare.

* Pflichtfeld
** Pflichtfeld, wird nicht veröffentlicht