Social Media Kompass | | von Annette Mattgey

So gestalten Sie wirksame Social Media-Guidelines

Die Mitarbeiter sollten in den Prozess frühzeitig und aktiv eingebunden werden, empfiehlt Rechtsanwalt Jan Schneider, Fachanwalt für Informationstechnologierecht bei SKW Schwarz Rechtsanwälte.  Seine Erkenntnisse zum Thema Social Media-Guidelines hat er - neben Erörterungen unter anderem zum Urheberrecht - im "Social Media Kompass 2012/2013" veröffentlicht. Das Werk bringt der Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) passend zur Dmexco am 12. September heraus. Dort sind aktuelle Trends, Handlungsempfehlungen und Praxisbeispiele für Social Media zusammengetragen.

(Text: Jan Schneider)

Die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz birgt rechtliche Risiken für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter. Sorgfältig gestaltete Social Media Guidelines leisten einen wertvollen Beitrag zur Kontrolle und Minimierung dieser Risiken. Gegenstand einer Social Media Guideline ist die unternehmensweite, detaillierte Festlegung ob, wann und wie die Mitarbeiter Social Media im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen sollen bzw. dürfen. Weil die Grenze zwischen beruflicher und privater Nutzung von Social Media in der Praxis zunehmend unscharf wird (z. B. bei der privaten Versendung einer Nachricht über ein beruflich angelegtes Nutzerprofil), erstrecken sich viele Social Media Guidelines – häufig aufgrund von unscharfen Formulierungen – mehr oder weniger stark auch auf den privaten Bereich. Die Gestaltung derartiger Richtlinien ist sinnvollerweise abhängig von dem Tätigkeitsbereich des Unternehmens und von der Unternehmenskultur.

Die möglichen Inhalte sind zahlreich: Neben der konkreten Festlegung, welche Social Media-Kanäle frei, nicht oder nur mit bestimmten (zeitlichen oder inhaltlichen) Einschränkungen genutzt werden dürfen, kommen u. a. die Untersagung bestimmter Nutzungshandlungen, Sprach- und Verhaltensregeln für die Teilnahme an Diskussionen und die Aufklärung über typische Rechtsverstöße (wie z. B. der unberechtigte Download urheberrechtlich geschützter Materialien) in Betracht. Auch Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner sollten definiert und benannt werden. Eine der Richtlinie vorangestellte Einleitung erläutert idealerweise Erforderlichkeit und Ziel der Richtlinie und schafft bei den Mitarbeitern Verständnis für deren Inhalte.

Je nach Zielsetzung kann die Richtlinie verbindlich oder unverbindlich formuliert werden. Häufig kranken verbindlich gestaltete Richtlinien allerdings daran, dass die Reichweite arbeitsrechtlicher Befugnisse durch das Unternehmen nicht ausreichend beachtet wurde. Nach den Grundsätzen des Arbeitsrechts müssen sich verbindliche Weisungen auf die berufliche Tätigkeit der Mitarbeiter beschränken. Damit lässt sich z. B. die (private oder berufliche) Nutzung bestimmter Websites nur innerhalb der Arbeitszeit des Mitarbeiters untersagen, während ihm die private Nutzung dieser Website außerhalb der Arbeitszeit erlaubt bleiben muss. Richtlinien, die dies nicht berücksichtigen, sind häufig arbeitsrechtlich nicht durchsetzbar.

Dieser Umstand bedingt spätestens für eine verbindliche Gestaltung der Richtlinie die sorgfältige Trennung zwischen der Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit und der Nutzung außerhalb derselben. Hierzu ist häufig eine Unterteilung der Richtlinie sinnvoll: Ein Kapitel enthält arbeitsrechtlich verbindliche Regelungen, deren Regelungsgehalt sich ausdrücklich auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter beschränkt. Hierin kann der Arbeitgeber auch festlegen, ob und in welchem Umfang den Mitarbeitern die private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit gestattet sein soll.

In einem weiteren Kapitel werden unverbindliche Empfehlungen für die berufliche als auch für die private Nutzung der Sozialen Medien (z. B. über das Verhalten der Mitarbeiter bei der Teilnahme an fachlichen Diskussionen oder zur Gestaltung von Nutzerprofilen) zusammengefasst.

Bei der Gestaltung der Richtlinie kann eine Einbindung der Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess sinnvoll sein, z. B. indem ein Entwurf im Unternehmen zur Diskussion gestellt wird. Häufig gewinnt das Unternehmen hierdurch wertvolle Erkenntnisse für  eine sinnvolle und bedarfsgerechte Richtliniengestaltung. Soweit verbindliche Regelungen etabliert werden sollen, ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates zu beachten. Idealerweise bereits im Entwurfsstadium, spätestens aber vor der endgültigen Freigabe muss die Richtlinie auf arbeitsrechtliche Zulässigkeit und sonstige rechtliche Aspekte überprüft werden. Hierzu gehört auch die Abstimmung mit bereits bestehenden Unternehmensrichtlinien.

Die endgültige Fassung der Richtlinie kann im Unternehmen schriftlich oder auf elektronischem Wege kommuniziert werden. Für eine verbindliche Etablierung der Richtlinie kann diese z. B. als Ergänzung oder Nachtrag zum Arbeitsvertrag genommen werden. Andernfalls sollte von den Mitarbeitern zumindest eine Bestätigung der Kenntnisnahme und der verbindlichen Einhaltung abgefordert werden. Dies kann über eine schriftliche Bestätigung oder auch per E-Mail erfolgen.

So gestalten Sie wirksame Social Media-Guidelines

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