Unternehmensorganisation | | von Annette Mattgey

So bekämpfen Sie den täglichen Meeting-Wahnsinn

Wieviele unnütze Stunden Ihres (Arbeits-)Lebens haben Sie schon in Konferenzen verbracht? Dabei sieht die Erfolgsbilanz der meisten Treffen sehr mager aus, findet Stephan Stockhausen. Der Coach analyiert die typischen Meeting-Fehler und hat daraus einige "goldene Meetingregeln" abgeleitet.

Haben Sie mal durchgerechnet, was Sie ein durchschnittliches Meeting kostet? Erstaunlich, wie viel Arbeitszeit,- energie und -kosten in Meetings investiert werden, ohne dass zugleich Klarheit über den Ertrag dieser Investition herrscht. Viel schlimmer noch: wider besseren Wissens quälen sich Menschen in Unternehmen tagtäglich durch den Meetingwahnsinn und kommen dabei kaum noch zu ihren eigentlichen Aufgaben.

Meetings wohnen oftmals zwei zentrale Fehler inne, die zur Zeitvernichtung führen:

1. Mangelndes Zeit-Management. Zeiten werden eher pauschal vergeben. Man sitzt im (Halb-) Stundentakt. Und dies im schlimmsten Fall noch nahtlos. Dabei wird also schon übersehen, dass es Zeit braucht, um von einem Termin zum anderen zu kommen (körperlich wie auch inhaltlich). Außerdem scheinen nur wenige bislang auf die Idee gekommen zu sein, sich zu fragen, warum viele Themen tatsächlich exakt eine Stunde benötigen und nicht auch mit 56 Minuten zu erledigen sind. Einerseits gibt es das Phänomen, dass etwas stets so lange braucht wie auch Zeit dafür vorgesehen ist. Andererseits spricht es schlicht für mangelhafte Vorbereitung, den tatsächlichen Bedarf so wenig konkreter zu schätzen – da passt es dann, dass die Disziplin erst wieder zunimmt, wenn die Endzeit näher rückt.

2. Ziellosigkeit. Themen werden ebenfalls eher pauschal auf die Tagesordnung gesetzt. Für Moderatoren ist es selbstverständlich, dass das Ziel klar sein muss, unter dem ein Thema diskutiert werden soll. Es ist eben ein Unterschied, ob ich zu einem Problem alle denkbaren Lösungsideen sammeln, ein Meinungsbild erstellen oder eine Entscheidung herbeiführen will.

Um am Glauben, in Gruppe kreativer und informierter zu sein, hartnäckig festhalten zu dürfen, lohnt die Beachtung einiger goldener Regeln:

Formuliere einen Tagesordnungspunkt idealerweise als Fragestellung.

Ein effektives Meeting braucht ein Ziel. Und genau hier liegt oftmals die Krux. Menschen kommen zusammen, alle kennen die Tagesordnung (im Idealfall), sind vorbereitet, pünktlich… Und dann ist unklar, wozu eigentlich die Horde versammelt ist. Und so läuft dann die Kommunikation munter durcheinander, im besten Fall ist eine Menge Leben in der Bude, aber am Ende weiß gar keiner, was eigentlich wer wie bis wann zu tun hat. Daran ändert auch ein protokollierter Maßnahmenplan nichts, der oft zu unkonkret ist und lediglich Stichworte liefert.

Ein Ziel also. Klingt so einfach. Scheint aber auch für Führungskräfte / Unternehmer nicht immer so einfach zu sein. Hier ein Überblick möglicher Ziele (ohne Anspruch auf Vollständigkeit), auf dass Sie in der Vorbereitung für sich klären können, was Sie denn im nächsten Meeting erreichen wollen:

• Information (Austausch oder Weitergabe oder Sammlung oder Projektstatus)
• Problemanalyse
• Ideenfindung (Sammlung oder Bewertung oder Auswahl oder Fortentwicklung)
• Bewusstmachung
• Entscheidung (mehrheitlich oder einstimmig oder schnell oder fundiert usw.)
• Bilanz ziehen zur Zusammenarbeit
• Erfolge feiern
• Gesichtspflege

Eine zentrale goldene Regel ist also, sich in der Vorbereitung auf das Ziel festzulegen und dieses dann auch offen zu kommunizieren. Selbstverständlich können hinter verschiedenen Themenpunkten auch verschiedene Ziele liegen. Am deutlichsten wird ein Ziel übrigens durch eine offene Frage, die am Ende beantwortet sein soll. Damit entsteht zugleich ein zentrales Kriterium zur Bewertung Ihrer Sitzung.

Bring Bewegung in die Sache.

Das versuchen ja noch immer viele mit Powerpoint. Welch wahnsinnige Zeitvernichtungswaffe… Vor ein paar Tagen musste ich in einem Meeting mal wieder über mich ergehen lassen, wie jemand seine Präsentation darauf aufbaute, den Text der Folien vorzutragen (nicht einmal auswendig kannte er die Inhalte). Puh. Das ist ermüdend und vollkommen ineffizient. Die Inhalte kann ich bereits vorab zur Vorbereitung oder als Nachtrag zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Präsentationen machen dann Sinn, wenn sie das Gesagte visuell unterstützen (Nicht ersetzen, liebe PP-Jünger!). Und damit ist auch nicht gemeint, dass sich die Inhalte animiert bewegen, hereinfliegen, auflösen etc.

Diese Bewegung ist hier nicht gemeint.

Sitzung ist das deutsche Synonym für Meeting. Man sitzt sich nicht nur den Hintern, sondern häufig auch das Gehirn breit. Bewegung kann in vielfältiger Form entstehen, Moderatoren haben hierzu eine Fülle in ihrem Werkzeugkoffer. Das kann beginnen  mit Arbeit an Charts oder Pinnwänden über Kreativmethoden bis zu abgewandelten Großgruppenformen wie World Café. Mit Kreativität und Vorbereitung lassen sich ganz eigene Formen der Aktivierung im Meeting schaffen.

Visualisiere alles Wesentliche.

Gerade genannte Methoden dienen neben der Strukturierung selbstverständlich auch der Visualisierung. Die aktuell zentrale Fragestellung sollte ohnehin stets sichtbar sein. Jede weitere Visualisierung hilft, Diskussionsbeiträge zu erhalten, sie miteinander zu verbinden oder daran anzuknüpfen. Nüchterne Protokolle sorgen später zudem für weniger Erinnerungswert als die Dokumentation der Arbeitssituation; hier erinnern sich Teilnehmer auch emotional.

Vorbereitung aller ist das A und O.

Wer wird wozu eingeladen? Wer soll welchen Beitrag leisten? Welche Frage sollte im Vorfeld von den Teilnehmern bedacht sein? Das sind mögliche Fragen, die eine Einladung bereits berücksichtigen kann. Wenn die Teilnehmer wissen,wer was von ihnen mit welcher Zielsetzung erwartet, können sie ihren Beitrag vorbereiten und dann auch leisten. Der Moderierende sollte zugleich die anderen hier genannten Punkte vorbereiten. Außerdem sollten in der Planung gefährliche Situationen berücksichtigt werden, in denen der Moderator in eine Doppelrolle geraten könnte, etwa wenn er gleichzeitig inhaltliche Beiträge leisten und das Meeting leiten will. In solchen Momenten besser die Moderation abgeben.

Sorge für eine ansprechende Atmosphäre.

In einem ruhigen Umfeld denkt es sich fokussierter. Tageslicht regt unser Gehirn ebenso an wie ein guter Kaffee, ein unbequemer Stuhl lenkt ab, eine hallende Akustik strengt an... Es lohnt sich, auf Kleinigkeiten zu achten, denn sie können unbewusst zum guten Gelingen eines Meetings beitragen. Achten Sie also auf Raumgestaltung, Verfügbarkeit aller notwendigen Materialien, Lichtverhältnisse, Temperatur, Akustik usw. Und neben den technischen Bedingungen sorgen Sie für emotionale Wertschätzung, indem Sie reichlich Wasser zur Verfügung stellen, den Kantinenkaffee durch Qualitätsware und die industrielle Konfektionsware an Keksen gegen qualitative Alternativen austauschen, wie z. B. aus dem Keksshop. Denn auch im Geschäftsleben geht Liebe durch den Magen.

Mensch und Wirtschaft natürlich zu verbinden - das ist Aufgabe und zugleich Ziel der Manufaktur für Wachstum und ihres Geschäftsführers Stephan Stockhausen. Erkenntnisse aus den Neurowissenschaften rund um Motivation und Kommunikation finden Berücksichtigung bei der Gestaltung systemischer Hybridlösungen rund um Führungs-, Team- und Unternehmenskultur.

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