Arbeit 2.0 | | von Tobias Weidemann

Mit diesen Tools können Sie den Streik vergessen

Was viele Bahnkunden nervt, könnte in den Unternehmen zum Umdenken führen: Online-Meeting statt Geschäftsreise, Home Office statt Bürotag und E-Learning statt Präsenzseminar. Vorletzte Woche legten die Piloten den Flugverkehr lahm, diese Woche streiken erneut die Lokführer - und das gleich mehrere Tage hintereinander. Für Anbieter von Webmeeting- und Online-Präsentationslösungen sind solche Ereignisse die ideale Gelegenheit, ihre Services zu promoten und den Firmen nahzubringen, die damit noch keine Erfahrung haben. In vielen Unternehmen gehören jedoch virtuelle Meetings, Webinare und Onlinekonferenzen bereits heute zum Alltag – als unkomplizierter Ersatz für persönliche Treffen mit Kollegen und Kunden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: niedrigere Reisekosten und eine enorme Zeitersparnis für alle Beteiligten. Die Versicherung WWK, die eine große Zahl an Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten beschäftigt, hat nachgerechnet, dass sie mit Onlinemeetings und Webinaren (die sie mit Lösungen des Anbieters Citrix realisiert) allein in den fünf Monaten von Juli bis November 2013 knapp 454.000 Euro an Kosten für Reisen und Arbeitszeit eingespart hat sowie 37.145 Arbeitsstunden. Hinzu kommen knapp 717 Tonnen verhinderte CO2-Emissionen. In dieser Zeit führte die Versicherung 300 Meetings mit Kollegen und Kunden durch sowie 369 Webinare zur Präsentation der eigenen Produkte.

Die Scheu überwinden und die Technik in den Griff bekommen

Allerdings bestehen auch Nachteile, die sich aus der ungewohnten Gesprächsatmosphäre ergeben: Wer nicht regelmäßig mit denselben Personen virtuell "meetet", wird sich zunächst unbehaglich fühlen, nicht wissen, wann er wie Gesprächsbedarf anmelden kann. Auch die in vielen Fällen fehlende nonverbale Kommunikation gestaltet Präsentationen und Kommunikation per Webkonferenz schwierig. Die Anbieter von Meetingtools haben hier sehr unterschiedliche Herangehensweisen, um diese Lücke zu schließen. So bietet etwa Adobe Connect die Möglichkeit, Zustimmung oder Ablehnung zu äußern, den Organisator zu schnellerem oder langsamerem Präsentieren aufzufordern oder sich zu Wort zu melden. Bei Tools wie GoToWebinar von Citrix sieht der Organisator eines Onlineevents, welche Teilnehmer gerade das Konferenzfenster im Vordergrund haben und wer mit anderen Dingen beschäftigt ist.

Klein anfangen, dann steigern

Aus Unternehmenssicht ist der Einstieg in Onlinekonferenzen nicht einmal mit hohen Kosten verbunden: Oftmals reichen schon Headsets und Webcams für die Präsentatoren, wobei Unternehmen auf HD-fähiges Equipment setzen sollten. Denn selbst wenn hochauflösende Videos nicht in jeder Situation sinnvoll sind – Stichwort Bandbreite –, sind sie insbesondere im marketingnahen Umfeld empfehlenswert.

Die Software wird in den meisten Fällen als Software as a Service (SaaS) auf den Servern des Anbieters gehostet. Die Kostenmodelle sind sehr unterschiedlich und mit steigenden Anforderungen nach oben offen, oftmals auch flexibel aushandelbar: Neben Modellen, die sich nach der Zahl der Teilnehmer richten (gern genutzt im E-Learning-Bereich), wird entweder nach der Zahl an Veranstaltungen oder Meetings abgerechnet oder eine Flatrate für einen oder mehrere gleichzeitige virtuelle Konferenzräume angeboten.

Eher für größere Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur eignet sich das Hosten auf dem internen Server oder im eigenen Rechenzentrum. Das stellt sicher, dass außer dem Unternehmen selbst niemand Zugriff auf die Daten bekommen kann – aus IT-Policy- und Compliance-Gesichtspunkten ein wichtiger Faktor.

Vorab testen - auch mit Tablets und Smartphones

Die meisten Systeme lassen sich vorher ausführlich testen – ein Service, den Firmen auch unbedingt in Anspruch nehmen sollten, um sich einerseits mit den Funktionen vertraut zu machen und um andererseits zu sehen, wie der Nutzer eine Konferenz per Web erlebt. Hilfreich ist es dabei nicht nur, mit mehreren Nutzern an einer schnellen Firmenleitung zu testen, sondern ruhig auch einmal an der langsameren DSL-Leitung im Homeoffice oder über ein Mobilgerät im WLAN.

Schlichte Lösung statt Technik-Chaos

Oberste Maxime sollte bei der Wahl des passenden Systems die Einfachheit sein: Ein rein browserbasiertes System, das auf die gängigen Multimedia-Plug-ins abzielt und sich mit Klick auf einen Link starten lässt, verhindert, dass Nutzer an der Technik scheitern. Flash ist hier erste Wahl, da weit verbreitet, Silverlight oder andere Rich-Media-Erweiterungen sind schon eher nicht mehr als allgemein gebräuchlich anzusehen. Der Rückkanal erfolgt entweder über Telefon oder direkt übers Internet (Voice over IP).

Egal, ob Notebook oder Smartphone: Dem Nutzer sollte so wenig Installationsaufwand wie möglich zugemutet werden. Denn aufgrund der gängigen Richtlinien der Unternehmen verfügen viele Anwender gar nicht über die Berechtigung, entsprechende zusätzliche Software zu installieren.

Bedürfnisse ausloten und Angebot darauf zuschneiden

Überlegen Sie, welchen Anforderungen das Produkt genügen muss: Brauchen Sie eher ein diskussionsorientiertes Tool, bei dem alle Teilnehmer die Äußerungen der anderen Teilnehmer lesen können, oder soll es ein System sein, bei dem das Zusehen und -hören im Vordergrund stehen? Zum Beispiel ist in manchen Situationen die Chat-Funktion sinnvoll, in anderen sollen Fragen und Kommentare nur zu bestimmten Zeiten oder allein für den Administrator sichtbar erfolgen.

Wichtig ist auch, welche Ansprüche man an die Übertragungsqualität bei Bild und Ton stellt: Eine Über­tragung in HD-Qualität ist gerade bei Produktpräsentationen empfehlenswert, wenn viele vorproduzierte Inhalte (Filme, Hands-on-Cases et cetera) gezeigt werden sollen. Aber Vorsicht: Das System sollte erkennen, wenn die Bandbreite nicht ausreicht, und dann automatisch die Qualität drosseln, um keine Aussetzer zu riskieren.

Besonders empfehlenswert sind Produkte, die sich an die jeweilige Meetingsituation anpassen lassen. Dabei kann der Initiator nicht nur bestimmen, welche Funktionen er freischaltet, und diese verteilen, sondern kann auch einzelne Funktionen ganz ausblenden, was die Übersichtlichkeit aufseiten des Kunden oder Geschäftspartners erhöht. Für regelmäßig wiederkehrende Meetings, etwa in Projektgruppen oder bei regelmäßig stattfindenden Mitarbeiter- oder Fachhandelsschulungen, ist außerdem ein dauerhafter Meeting-Raum sinnvoll, der sich stets über denselben Link und mit denselben Zugangsdaten erreichen lässt.

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