Pausen müssen sein - gerade bei Bildschirmarbeit, meint Stephan Hagemann, Pivotal.
Pausen müssen sein - gerade bei Bildschirmarbeit, meint Stephan Hagemann, Pivotal. © Foto:Pivotal

Arbeiten 4.0 | | von Annette Mattgey

Lernen vom Silicon Valley: Das sind die 10 besten Tipps fürs Projektmanagement

Dynamik, flexible Ziele und schnelle Ergebnisse zeichnen das Projektmanagement in Silicon-Valley-Unternehmen aus. Selbst Großkonzerne wie Volkswagen versuchen, ihr Unternehmen umzustrukturieren und Platz für agile Arbeitsweisen zu schaffen.

Unterstützung bekommen sie dabei von Dienstleistern wie Pivotal. Der Software-Anbieter, vor vier Jahren gegründet, hat sich auf die Fahnen geschrieben, Unternehmen bei der digitalen Transformation zu helfen und individuelle Lösungen zu finden. Damit gelingt es auch, effizienter zu werden: sei es, dass die IT-Kosten sinken (bei VW um 50 Prozent), oder dass neue Software-Versionen schneller beim Kunden sind (Allianz). 

In München arbeitet Stephan Hagemann als Director für Pivotal. Er war u.a. an der Einrichtung des VW-Labs in Berlin beteiligt. Aus seinen langjährigen Erfahrungen hat er zehn Tipps zusammengestellt, wie sich der Erfolg der Silicon-Valley-Unternehmen auch hierzulande erreichen lässt: 

1.    Start Lean

Lean Startup ist das grundlegende Konzept der meisten Startups im Silicon Valley. Einfach ausgedrückt besagt es: Konzentriere dich auf das Wesentliche. Kern des Konzepts ist das sogenannte minimal funktionsfähige Produkt (Minimum Viable Product, MVP). Es hat lediglich unbedingt notwendige Grundfunktionen, mit denen Unternehmen rasch die Marktchancen ihrer Produktidee prüfen.

2.    Früh und oft liefern

Viele Unternehmen der Bay Area nutzen Methoden aus der agilen Softwareentwicklung, die sich leicht auf beliebige Projekte übertragen lassen. Hauptmerkmal ist das kleinschrittige Vorgehen. Das Ziel wird nur grob definiert, aber nicht vollkommen durchgeplant. Jeder Schritt verwirklicht nur ein Zwischenziel, das dann erst einmal den Alltagstest bestehen muss.

3.    Build – Measure – Learn

Besonders erfolgreich sind Projekte, die mit einer Folge aus "Build/Measure/Learn-Schleifen" arbeiten. Im ersten Schritt wird ein bestimmtes Zwischenziel umgesetzt und im zweiten sein Effekt gemessen. Der dritte Schritt ist der wichtigste: Das Projektteam lernt aus praktischen Erfahrungen und Rückmeldungen, wie es das Ziel des Projektes besser erreichen kann.

4.    Balanced Teams bilden

Methoden werden von Menschen angewendet, deshalb ist die Zusammensetzung des Teams ein Schlüsselfaktor für den Erfolg. Startups bevorzugen sogenannte Balanced Teams. Dabei kommen die Mitglieder aus unterschiedlichen Disziplinen. So ist es zum Beispiel sinnvoll, in Entwicklungsprojekten Developer und UI/UX-Designer zusammenarbeiten zu lassen. Bei einem IT-Projekt gehören nicht nur IT-Experten, sondern auch Fachleute aus anderen Unternehmensbereichen ins Team.

5.    Intensiv kommunizieren

Kommunikation ist der zweite Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Projekt. Innerhalb des Teams wird Kommunikation durch physische Nähe erleichtert – wenn es geht, sitzen gleich alle am gleichen Tisch. Wichtig ist auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und Stakeholdern, etwa Anwendern oder Kundenvertreter. Ihre Rückmeldung wird regelmässig gesucht. Sich daraus ergebende neue Aspekte fließen direkt in die weitere Arbeit ein.

6.    Meetings effizient planen

Meetings sollten so effizient wie möglich sein. Einige führende Tech-Unternehmen wie auch das Enterprise-Software-Startup Pivotal sehen nur drei sich wöchentlich wiederholende Meetings für das ganze Team vor. Weitere Meetings werden mit klarer Zielstellung und Zeitrahmen definiert. Noch besser ist es oft gar nicht erst zu "meeten" sondern gemeinsam am Whiteboard oder Computer am gegebenen Thema zu arbeiten und damit die Produktarbeit direkt voranzutreiben. l

7.    Stand up!

Besonders unkompliziert sind Standup-Meetings. Üblicherweise werden sie im informellen Rahmen im Stehen abgehalten und meist nicht in einem Besprechungsraum, sondern in der Nähe der Arbeitsplätze. Aller Erfahrung nach sind solche Meetings kürzer, da eine "faule" Stimmung erst gar nicht aufkommen kann.

Schneller Austausch dank Meeting im Stehen

8.    Einen täglichen "Außenminister" ernennen

Anfragen aus dem Management, von Kunden oder anderen Stakeholdern sind nicht zu vermeiden, stören aber häufig die konzentrierte Arbeit. Deshalb könnten Projektteams einen einzelnen Ansprechpartner nach außen benennen, der Anrufe und E-Mails beantwortet oder Besucher empfängt. Alle anderen können sich dann auf ihre Aufgaben konzentrieren. Dieser Ansprechpartner sollte aber nach dem Prinzip der Rotation immer nur als Tageskontakt ernannt werden, sodass jedes Teammitglied diese Aufgabe in gewissen Abständen übernehmen muss.

9.    Bewusst pausieren

Niemand kann dauernd arbeiten. Deshalb sollte es Möglichkeiten für individuelle Pausen geben. Idealerweise gibt es dafür einen eigenen Raum, gerne zum Beispiel mit einer Tischtennisplatte. Ein wenig Bewegung hilft bei der Entspannung nach der Bildschirmarbeit – Entwickler bei Pivotal entspannen so zum Beispiel bewusst die Augenpartien, die sie beim Schreiben und Lesen von Code besonders anstrengen.

10.  Pünktlich die Arbeit beschließen

Noch einmal: Niemand kann dauernd arbeiten. Deshalb ist zum Beispiel bei Pivotal um Punkt 18 Uhr Schluss. Projektarbeit erfordert hohe Konzentration. Ein festes Tagesziel, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollte, vergrößert die Effizienz mehr als endlose Arbeitstage ohne Struktur.

Während Unternehmen mit diesen Methoden die Softwareentwicklung in Unternehmen extrem beschleunigen können, sind sie gleichzeitig Vorbild, wie Projektarbeit generell bessere Resultate erzielen kann. Welche Vorgehensweise am besten zu Ihrem Team passt, müssen Sie ausprobieren. Doch grundsätzlich gilt auch im Valley: Wer produktiver ist, arbeitet zufriedener. Die Umstellung lohnt sich.  

Stephan Hagemann ist Director bei Pivotal, das Unternehmen dabei hilft, innovative Software selbst zu bauen und ihre Entwicklungszyklen zu beschleunigen. Der Wirtschaftsinformatiker begann vor sechs Jahren als Software Engineer bei Pivotal am Standort Boulder, Colorado, USA. Zurück in Deutschland baute er zunächst das Pivotal-Büro in Berlin, dann den Standort in München auf, den er heute leitet.

Lernen vom Silicon Valley: Das sind die 10 besten Tipps fürs Projektmanagement

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