Häufiges E-Mails abrufen stört die Konzentration.
Häufiges E-Mails abrufen stört die Konzentration. © Foto:Fotolia

EY | | von Annette Mattgey

Chefs scheitern an Mail-Flut

Stress statt Zeitersparnis: Digitalisierung wird von vielen Führungskräften als belastend empfunden. Allerdings wissen sie auch nicht, was sie selber dagegen tun können. Das ist ein zentrales Ergebnis der Studie "Renaissance des Analogen" der Unternehmensberatung EY, für die 800 Fach- und Führungskräfte deutscher Unternehmen befragt wurden.

47 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass die beständig fortschreitende Digitalisierung in der Arbeitswelt für sie eher Stress als eine Bereicherung ist. Jeder zweite Teilnehmer der Studie erklärt, dass er aufgrund der ständigen Erreichbarkeit durch die digitalen Medien vom intensiven Denken abgehalten wird. Laut Nelson Taapken, Partner und HR-Experte bei EY, zeigen diese Ergebnisse: "In entscheidenden Punkten ist die digitale Kommunikation zum Effektivitäts- und Effizienzfresser geworden und wird von Fach- und Führungskräften auch als solcher empfunden."

Gestiegene Stressbelastung durch Mails und Chatprogramme

Ein weiteres alarmierendes Resultat der Studie: Über 40 Prozent der Befragten beklagen eine gestiegene Stressbelastung durch die digitalen Medien. Gleichzeitig tun Fach- und Führungskräfte jedoch wenig, um sich davor zu schützen. So unterbricht über alle Altersgruppen hinweg ein Drittel der Befragten die Arbeit mehrmals pro Stunde selbst, um E-Mails abzurufen. Vor allem jedoch neigen die jüngeren dazu, sich durch die elektronische Post ständig ablenken zu lassen. So ruft jeder zweite Befragte unter 30 Jahren seine Mails mehrmals pro Stunde ab, ebenso tun dies 46 Prozent der Studienteilnehmer zwischen 30 und 40 Jahren. "Bei diesem Rhythmus ist es in der Tat nicht möglich, tief in ein Thema einzutauchen", mahnt Taapken. Genau das sei aber wichtig, um gute Arbeitsergebnisse zu erzielen oder für den Unternehmenserfolg wichtige innovative Lösungen zu finden. Gefragter denn je sei daher die strukturierte Planung des Tagesablaufs.

Laut der Studie nehmen sich jedoch nur 27 Prozent der Fach- und Führungskräfte regelmäßig bewusste Auszeiten von der digitalen Kommunikation. Nicht unschuldig daran sind die Unternehmen, die den Mitarbeitern nicht erklären, wie sie sich entsprechende Freiräume schaffen können - und sie im Gegenteil noch zur ständigen Erreichbarkeit und Sichtbarkeit in den digitalen Medien drängen. "Gerade in Konzernen ist häufig der Vorstand selbst sehr aktiv in den sozialen Netzwerken. In der Folge wird Medienpräsenz mit Erfolg assoziiert", so Laura Jacob, Senior Managerin und HR-Expertin bei EY. Vergessen werde dabei jedoch, dass die Vorstände dieses Pensum nur mit einem ganzen Stab an Mitarbeitern bewältigen können. Eine wichtige Botschaft an Fach- und Führungskräfte laute daher: Erreichbarkeit und Verfügbarkeit sind keinesfalls mit Bedeutung oder Wirksamkeit gleichzusetzen.

Wann analog besser als digital ist

Neben den kritischen Auswirkungen übermäßiger digitaler Kommunikation zeigt die Umfrage die immense Bedeutung analoger Kommunikationsformen, die durch sie verdrängt zu werden drohen. So nennen die befragten Fach- und Führungskräfte physische Meetings und gemeinsame Brainstormings als das wichtigste Format (32 Prozent), um innovative Ideen zu entwickeln, gefolgt vom schnellen Austausch auf dem Flur bzw. im Großraumbüro (17 Prozent). Das Nutzen von Internetforen oder digitalen Innovationsplattformen, die das Unternehmen eingerichtet hat, wird mit acht bzw. sechs Prozent hingegen als kaum hilfreich eingeschätzt. Dennoch haben 50 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte im vergangenen Jahr nicht an einem analogen Format zur Ideenfindung wie einem Abteilungsbrainstorming, Innovationsworkshop oder Hackathon teilgenommen. Jacob: "In Anbetracht der großen Bedeutung von Innovationen ist das für Unternehmen höchst gefährlich."

Auch die wichtigen analogen Treffen sind jedoch keine Selbstläufer. So erklären 63 Prozent der Befragten auch: "Meetings sind Zeitfresser, die meine Arbeit unnötig unterbrechen." 59 Prozent bestätigen, dass viele Mitarbeiter Meetings nicht ernst nehmen, schlecht vorbereitet sind oder zu spät kommen.

So funktionieren Meetings besser

Gewünscht sind deshalb klare Kommunikationsregeln, eine strikte Zeitbegrenzung sowie die bessere Auswahl der Teilnehmer und der Einsatz von Moderatoren. An dieser Stelle sind insbesondere die Führungskräfte gefordert, die Qualität der Meetings zu erhöhen. Gefragt sind sie zudem in einer weiteren analogen Disziplin: der Face-to-Face-Kommunikation mit ihren Mitarbeitern. So zeigt die Umfrage: Geht es um den Austausch mit dem Chef, bevorzugen auch im digitalen Zeitalter 51 Prozent der Fach- und Führungskräfte die direkte Kommunikation (gehen spontan vorbei oder vereinbaren einen Termin), die von 91 Prozent der Befragten als Zeichen besonderer Wertschätzung betrachtet wird.

Insgesamt gilt, so Taapken: "Unternehmen sollten sich wieder stärker um die erfolgreiche analoge Kommunikation kümmern, statt permanent neue digitale Tools einzuführen." Dabei handelt es sich um eine Erkenntnis, die laut dem Experten im Silicon Valley bereits um sich gegriffen hat. Hier legen gerade hochinnovative Startups, die den klassischen Firmen in Sachen Digitalisierung weit voraus sind, extremen Wert auf die räumliche Nähe und den persönlichen Austausch unter ihrer Mitarbeitern.

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