Warum nicht mal ins Freie gehen? Dann haben auch die anderen Konferenz-Teilnehmer was von Vogelgezwitscher und Fluglärm.
Warum nicht mal ins Freie gehen? Dann haben auch die anderen Konferenz-Teilnehmer was von Vogelgezwitscher und Fluglärm. © Foto:Kay Herschelmann

Webkonferenzen | | von Annette Mattgey

7 Tipps, wie Sie jedes Online-Meeting sabotieren

Heute veröffentlicht der Branchenverband Bitkom neue Zahlen, wie verbreitet Online-Konferenzen sind. Bereits 40 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern setzen Video-Konferenzen und Online-Meetings ein, um sich mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern auszutauschen. "Während die Teilnahme an Präsenzkonferenzen in der Regel mit hohen Reise- und Übernachtungskosten verbunden ist, erfordern Web-, Telefon- oder Videokonferenzen neben der technischen Ausstattung lediglich eine stabile Internetverbindung und eine entsprechende Software", sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. "Die Anwendungen ermöglichen den Zugriff auf Dokumente wie Präsentationen, Word-Dokumente oder Excel-Tabellen."

Jedoch ist es nicht allein die technische Ausstattung, die für den Erfolg solcher Webkonferenzen, Online-Meetings und Webinare verantwortlich ist. Es kommt auch auf die Vorbereitung und Durchführung an. Was sich dabei alles falsch machen lässt, haben die Experten von Digital Samba, einem Anbieter von Webkonferenz-Lösungen, kurz notiert.

7 Tipps, wie sich jedes Online-Meeting ruinieren lässt: 

1. Die Vorbereitung

Das Versenden einer Agenda an die Teilnehmer im Vorfeld wird überschätzt. Wer sicher gehen will, dass ein Meeting im Chaos versinkt, der sollte die einzelnen Tagesordnungspunkte erst direkt im Meeting selbst ansprechen. Wenn Sie dennoch unbedingt eine Agenda verteilen möchten, dann am besten unmittelbar vor Beginn des Meetings, damit sich niemand mehr ernsthaft darauf vorbereiten kann.

2. Die zeitliche Planung

Warum kurz, prägnant und kompakt, wenn es auch deutlich länger geht? Wer eine Webkonferenz garantiert zum Scheitern bringen will, der braucht einen langen Atem. Planen Sie deshalb ruhig auch einmal durchgehende Online-Meetings über zwei Stunden und mehr ein. Ein zusätzlicher Bonus-Effekt ist die sinkende Aufmerksamkeit der Teilnehmer: Nach über 90 Minuten Dauer-Meeting ist jeder so ermattet, dass es niemand mehr bemerkt, wenn Sie versehentlich die Sales-Zahlen des Vorjahres präsentieren.

3. Die Technik

Die verwendete Technik für das Online-Meeting vorab zu testen, ist etwas für Menschen, die auch Bedienungsanleitungen lesen. Verlassen Sie sich also besser einfach darauf, dass im Meeting schon alles irgendwie funktionieren wird. Schließlich kann zum Beispiel ja auch davon ausgegangen werden, dass alle Teilnehmer selbständig daran denken, ihre Conferencing-Software auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Einen Plan B zu haben – also etwa notfalls parallel eine klassische Telefonkonferenz starten zu können, falls einer oder mehrere Teilnehmer unvorhergesehene Probleme mit der Internet-Verbindung haben – ist etwas für Feiglinge. Und allzu viel Aufwand bei der Ausstattung ist auch fehl am Platz. Wozu ein Headset, wenn es auch das winzige Mikrofon des Laptops oder der Webcam tut? Jede Menge Hintergrundgeräusche gibt es kostenfrei dazu.

4. Die Umgebung

Sie nehmen vom Home Office aus an einer Webkonferenz teil? Eine Möglichkeit wäre, sich dann ein möglichst ruhiges Plätzchen zu suchen, an dem Sie für die Dauer des Meetings garantiert ungestört sind. Es geht aber natürlich auch anders: Im Wohnzimmer nebenan spielen lautstark die Kinder und draußen im Garten bellt der Hund? Prima, binden Sie dies doch einfach akustisch in das Online-Meeting ein oder lassen Sie Familienmitglieder und Haustiere mehrfach im Hintergrund durch das Bild laufen! Die anderen Teilnehmer und insbesondere auch Vorgesetzte werden sich über die Abwechslung bestimmt freuen.

5. Die Atmosphäre

Dialog ist schön und gut, aber ganz ehrlich: Jetzt sind Sie mal dran! Lassen Sie sich nicht durch Rückfragen, Einwände oder Kritik der anderen Meeting-Teilnehmer irritieren. Sie haben Ihren Vortrag schließlich lange genug eingeübt – also ziehen Sie ihn jetzt auch durch wie geplant! Extra-Tipp: Wer schneller spricht, sagt mehr. Halten Sie Ihr Sprechtempo so hoch wie möglich – wer Ihnen nicht folgen kann, ist selbst schuld!

6. Die Körpersprache

Eine moderate Körpersprache mit behutsam eingesetzten Gesten, die wichtige Aussagen unterstreichen: Klingt unspektakulär, oder? Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Webkonferenz zum Misserfolg wird, sollten Sie sich je nach Typ lieber für ein Extrem entscheiden: Entweder wildes Gestikulieren mit rudernden Armen – oder aber Sie blicken einfach möglichst starr und regungslos in Ihre Webcam.

7. Die Fokussierung

Multitasking ist in. Eine E-Mail geht gerade ein, der Benachrichtigungsklang für eine neue Nachricht bei Facebook ertönt auf dem PC oder das Handy klingelt? Kein Grund, bis nach der Webkonferenz zu warten! Schauen Sie einfach in Ruhe parallel, was es Neues gibt – und lassen Sie sich auch nicht davon abhalten, gegebenenfalls lautstark auf Ihrer Tastatur zu klappern, um direkt eine Antwort zu schreiben.

Das Komiker-Duo Tripp & Tyler hat mal ausprobiert, wie so eine Video-Konferenz im echten Leben aussehen könnte. Sicher erkennen Sie darin einige der obigen Tipps wieder:

Bekannt geworden sind die beiden mit ihrer Parodie einer Telefonkonferenz (13,5 Mio Views):

7 Tipps, wie Sie jedes Online-Meeting sabotieren

Artikel bewerten

Vielen Dank, Ihre Bewertung wurde registriert!

Sie können leider nur einmal pro Seite bewerten.

Ihre Bewertung wurde geändert, vielen Dank!

Leserkommentar

Wir freuen uns über Ihre Kommentare.

* Pflichtfeld
** Pflichtfeld, wird nicht veröffentlicht