Dirk Pfefferle von Citrix gibt Tipps für das Führen virtueller Teams.
Dirk Pfefferle von Citrix gibt Tipps für das Führen virtueller Teams. © Foto:Citrix

Flexible Arbeitsmodelle | | von einem W&V Leserautor

10 Tipps, damit virtuelle Teams bestens funktionieren

Die Arbeitsplätze werden immer flexibler. Kaum ein Unternehmen, das sich nicht für Homeoffice und flexible Teams wappnet. Laut einer Umfrage von Crisp Research im Auftrag von Citrix gehen über 40 Prozent der Entscheider in Unternehmen der DACH-Region davon aus, dass der traditionelle Vorort-Arbeitsplatz immer mehr an Bedeutung verliert. Die Tendenz zu vermehrt virtuellen Teams erfordert aber auch viel Fingerspitzengefühl bei den Chefs. Dirk Pfefferle, Europa-Vizepräsident bei Citrix, hat zehn Tipps zusammengestellt, wie man am schlauesten virtuelle Teams organisiert.

 1.     Organisieren Sie den Wandel von der Präsenz- zur Leistungskultur

Bereits heute gilt in vielen Unternehmen das alte Prinzip nicht mehr, dass Mitarbeiter gemeinsam in einem Bürogebäude von 8 bis 17 Uhr zusammensitzen und Überstunden einheitlich gemessen werden. Mitarbeiter sind stattdessen mobil, arbeiten von unterwegs aus und entziehen sich dadurch einer Bewertung der Arbeitsleistung über die Präsenz am Arbeitsplatz. Davon abgesehen, dass diese Bewertung aufgrund der Nichtberücksichtigung von Leistungsunterschieden in vielen Fällen auch ungerecht war, macht die fehlende Transparenz heutzutage die individuelle Vereinbarung von Zielen zur Leistungsbewertung notwendig. Hier gilt das Prinzip der Fairness, denn schließlich reden die Mitarbeiter untereinander. Unterschiedliche Zielsetzungen für Top-Performer sollten daher mit entsprechenden Belohnungen einhergehen, damit es nicht zu Motivationseinbrüchen und dem Gefühl der Ungleichbehandlung kommt.

2.     Überprüfen Sie Leistungen mit Fingerspitzengefühl

Das neue Bewertungsprinzip der Arbeitnehmerleistung und die oftmals weit verteilten Teams machen eine Überprüfung der Leistungen immer schwieriger – sie ist jedoch entscheidend, damit Probleme nicht zu spät erkannt werden. Führungskräfte müssen den Spagat zwischen Kontrolle (etwa durch regelmäßige Zwischenberichte) und Freiraum bewältigen. Hier sind Soft Skills gefragt, denn jedes Team und jeder Mitarbeiter reagiert anders auf den Wunsch des Teamleiters nach Berichten: Während einige Feedbackrunden begrüßen, fühlen sich andere gegängelt und vermuten ein Misstrauen der Führungskraft. Wichtig sind daher eine offene Kommunikation und einheitliche Standards, etwa durch ein Stunden-Tracking.

3.     Klären Sie Befugnisse

Verteilte Teams mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten bringen neue Fragen mit sich: Ist die disziplinarische Führungskraft verantwortlich oder der fachliche Vorgesetzte? Wer darf wem Anweisungen geben? Was in einem Büro schon zu Diskussionen führen kann, wird durch das Arbeiten mit verteilten Teams weiter verstärkt. Klare Richtlinien und Abstimmungen unter den Führungskräften helfen hier weiter.

4.     Bringen Sie das Team zusammen

Für die Zusammenarbeit im Team ist ein Zusammengehörigkeitsgefühl entscheidend – das sich aber nicht so einfach herstellen lässt, wenn sich die Kollegen nur sehr selten sehen. Teambuilding-Maßnahmen werden daher immer wichtiger, aber auch regelmäßige "Townhall"-Meetings oder Videokonferenzen mit allen Mitarbeitern helfen, ein "Wir"-Gefühl zu vermitteln und die Kollegen auch untereinander bekannt zu machen. So betrachten sie sich nicht als Einzelkämpfer, sondern als Teil eines größeren Ganzen.

5.     Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Laut Studien kam das Lob der Mitarbeiter auch schon vor der modernen Arbeitswelt zu kurz, obwohl es die Möglichkeit des persönlichen Lobs am Arbeitsplatz gab. Dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr persönlich anwesend sind, heißt aber nicht, dass sie sich nicht über Lob freuen. Für gute Leistungen kann dies auch in größerer Runde, etwa über Rundmails, die auch Teamergebnisse präsentieren, erfolgen. So honorieren Sie nicht nur Leistungsträger und motivieren sie zu weiteren guten Ergebnissen, sondern spornen auch die Kollegen zu besseren Leistungen an. Und Sie zeigen die auch im digitalen Zeitalter weiterhin wichtige Wertschätzung.

6.     Machen Sie sich verfügbar

Die neue mobile Arbeitswirklichkeit bringt es mit sich, dass Vorgesetzte noch schwerer für die Mitarbeiter erreichbar sind als in Zeiten fester Büros und Arbeitszeiten. Dem sollten sie entgegenwirken, damit sich das Team nicht ausgeschlossen fühlt und auch Sie mehr Feedback erhalten. Bieten Sie also feste Zeiten an, an denen man Sie erreichen kann und führen Sie eine "Sprechstunde" ein, in denen Mitarbeiter sowohl mit fachlichen als auch mit persönlichen Fragen zu Ihnen kommen können. Und halten Sie diese Termine unbedingt ein, damit sich das Team wertgeschätzt fühlt.

7.     Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten der Digitalisierung

Studien zeigen zwar, dass Emails noch immer das beliebteste Kommunikationsmittel sind, aber sie sind nicht das effizienteste. Tools unterschiedlichster Art können helfen, Aufgaben zu verteilen, im Team zu kommunizieren und von unterschiedlichen Standorten aus zusammenzuarbeiten. Fragen Sie bei der Einführung immer nach Feedback, nehmen Sie Bedenken ernst und machen Sie die Vorteile deutlich. Wichtig: Sprechen Sie die Einführung technischer Maßnahmen immer mit Ihrer IT-Abteilung ab, denn Datenschutz und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sollten an erster Stelle stehen.

8.     Achten Sie auf Ihre Kommunikation

Kommunikation besteht auch aus Mimik und Gestik, die sich nicht per Email oder Telefon übertragen lassen. Achten Sie bei Ihrer Kommunikation daher besonders auf die Wortwahl, damit Kritik, Kommentare oder Anweisungen nicht negativ aufgefasst werden. Im Zweifel lohnt es sich, zum Hörer zu greifen. Bei wirklich kritischen Themen sollten Sie sich mit Ihrem Kollegen persönlich treffen oder Videotelefonie nutzen, da auch hier ein persönlicher Kontakt gewahrt ist.

9.     Denken Sie wie ein Startup

Startups sind beliebte Arbeitgeber und locken kreative und leistungsfähige Mitarbeiter trotz oft schlechterer "traditioneller" Konditionen wie Vergütung und Arbeitszeit. Sie überzeugen durch Agilität, Schnelligkeit, Kreativität und Produktivität – und weil Arbeitnehmer stärker miteinander verbunden sind und an gemeinsamen Zielen arbeiten. Sie haben mehr Spielraum, ihre Ideen zu verwirklichen und miteinander an Projekten zu arbeiten. Betrachten Sie bei der Modernisierung Ihrer Arbeitsmodelle daher nicht nur einzelne Elemente wie Abteilungen oder Mitarbeiter, sondern das Unternehmen als Ganzes. Lösen Sie isolierte Bereiche auf und verknüpfen Sie Abteilungen.

10.  Holen Sie alle Generationen ab

In Ihrem Unternehmen werden wahrscheinlich nicht nur Digital Natives arbeiten, die gerne Collaboration-Tools nutzen und wie in einem Startup arbeiten möchten, sondern auch Kollegen, die schon länger im Unternehmen arbeiten und Veränderungen gegenüber skeptisch eingestellt sind. Sprechen Sie mit diesen Kollegen über die Befürchtungen. Verhindern Sie das Aufkommen von "Parallelgesellschaften" im Unternehmen, die Ihre Vorschläge nicht annehmen – oder im Gegenteil in einem zu schnellen Tempo davonpreschen. Eine offene Kommunikation ist entscheidend, um das Team zusammenzuhalten und auf die moderne Arbeitswelt einzuschwören.

10 Tipps, damit virtuelle Teams bestens funktionieren

Artikel bewerten

Vielen Dank, Ihre Bewertung wurde registriert!

Sie können leider nur einmal pro Seite bewerten.

Ihre Bewertung wurde geändert, vielen Dank!

Leserkommentar

Wir freuen uns über Ihre Kommentare.

* Pflichtfeld
** Pflichtfeld, wird nicht veröffentlicht