Doreen Huber, Delivery Hero, und Joachim Schreiner, Salesforce.com
Doreen Huber, Delivery Hero, und Joachim Schreiner, Salesforce.com © Foto:Unternehmen

Unternehmenskommunikation | | von Annette Mattgey

Das Ende der E-Mail ist abzusehen

Lösen soziale Netzwerke die über 40 Jahre alte Kommunikation via E-Mail ab? Dazu haben sich Joachim Schreiner, Area Vice President Central Europe bei Salesforce.com, und Doreen Huber, Chief Sales Officer des Lieferportals Delivery Hero, Gedanken gemacht.

Die Entwicklung der Kommunikationsformen ist unaufhaltsam. Angefangen bei den Tontafeln über die Postkutsche, die Erfindung des Telefons bis hin zu 200 Millionen Tweets und 1,5 Milliarden Facebook Posts pro Tag. Dazwischen liegt die Geburtsstunde der E-Mail, die 2011 ihren 40. Jahrestag feierte. Doch ist immer häufiger zu lesen, die E-Mail sterbe aus und spiele in Zukunft nur mehr eine Nebenrolle. Und die Hauptrolle? Die übernehmen soziale Netzwerke – nicht nur im Privatleben sondern auch in der Unternehmenswelt. Das Rad der Kommunikation dreht sich also weiter. Doch was bedeutet das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Freiheit für die Digital Natives

Dank DSL-Flatrates und Smartphones sind wir heute dauerhaft mit der Online-Welt verbunden und kommunizieren in Echtzeit. Und mitten drin: die heranwachsende Generation der Digital Natives. Sie sind im digitalen Zeitalter geboren, nutzen alle neuen Formen der Kommunikation intensiv und sehen in der sozialen Vernetzung eine Selbstverständlichkeit. Einer Bitkom-Umfrage zufolge, kommunizieren die 10-18-Jährigen vornehmlich per SMS, Internet-Chat und Instant Messaging. Für sie ist die E-Mail nicht effektiv genug. Für Arbeitgeber ist es daher ratsam, sich über die Gewohnheiten der neuen Mitarbeiter-Generation Gedanken zu machen und den Wandel, der sich im Privatleben vollzogen hat, auch in die eigenen vier Unternehmenswände zu lassen. Denn wer lieber an Altbewährtem festhält und die Veränderungen im Kommunikationsverhalten zu spät berücksichtigt, läuft Gefahr schon bald erste Nachteile zu erfahren. Bereits in wenigen Jahren werden die Top-Talente kaum noch zu gewinnen sein, wenn man sie dazu veranlasst, acht Stunden täglich an einem Schreibtisch mit Festnetztelefon und E-Mail zu sitzen und damit ihre Möglichkeiten beschränkt, sich zu vernetzen und einzubringen.

 Collaboration-Software schafft geschütztes Miteinander

Das Fundament für die unternehmensinterne Vernetzung bildet eine moderne Collaboration-Anwendung. Sie überträgt das Funktionsprinzip sozialer Netzwerke in eine sichere, für Externe unzugängliche Cloud Computing-Umgebung und ermöglicht es den Mitarbeitern, im Berufsleben so zu kommunizieren wie sie es im Privatleben gewohnt sind. Jeder Nutzer legt sein persönliches Profil an und kann bestimmten Personen, Projekten oder Dokumenten, die für ihn relevant sind, folgen. Informationen und Objekte werden nicht mehr verschickt, sondern stehen so zur Verfügung, dass Mitarbeiter und – sofern gewünscht – auch Partner und Kunden ortsunabhängig von jedem mobilen Endgerät darauf zugreifen können. Die umfassende Vernetzung, die den direkten Zugriff auf alle zu einem Projekt oder Objekt zugehörigen Information ermöglicht, macht die Arbeit sehr viel einfacher, effizienter und transparenter. Denn die Nutzer müssen nicht mehr nach Informationen suchen, sondern werden bei Veränderungen eines Objekts oder bei dem Update eines Dokuments in Echtzeit informiert. Die McKinsey Studie „The rise of the networked enterprise, Web 2.0 finds its payday“ hat aufgezeigt, dass Unternehmen mit einer kollaborativen Unternehmenskultur erfolgreicher sind als diejenigen ohne.

Woran liegt das? Auf der Suche nach Antworten lohnt sich ein Blick in die Tiefen der sozialen Netzwerke: Die Mitglieder in einer Online-Community wie Facebook geben sich Ratschläge, empfehlen Produkte, Marken oder Reiseziele, sie tauschen Informationen oder Musik und entwickeln gemeinsam neue Ideen. Für Unternehmen steckt in all dem ein unschätzbarer Wert. Überträgt man die Kerneigenschaften eines sozialen Netzwerks in die Unternehmenswelt, ergibt sich folgendes Szenario: Ganz unabhängig von Hierarchiestufen wird ein Wissens- und Informationsaustausch möglich. Aufgrund der hohen Transparenz werden Berührungspunkte geschaffen, die es mit der herkömmlichen E-Mail-Kommunikation nicht gibt. Bislang strikt voneinander getrennte Abteilungen und Mitarbeiter können sich mithilfe einer Collaboration-Software bei relevanten Projekten austauschen und vom Know-how der anderen profitieren.

Mehr Berührungspunkte, aber auch mehr Transparenz unter Kollegen

Durch den Einsatz einer Collaboration-Software gewinnt der einzelne Mitarbeiter an Sichtbarkeit. Zum einen, weil jeder wie in einem privaten sozialen Netzwerk auch, über ein persönliches Profil abgebildet ist. Zum anderen, sind die geteilten Informationen für eine größere Community sichtbar. Es kann jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass jeder Mitarbeiter dazu bereit ist, sein Wissen im Kreise der Kollegen zu teilen. Daher ist es empfehlenswert, vor Einführung einer Collaboration-Software die allgemeine Meinung der Mitarbeiter abzuklopfen. Für das Management wiederum ist es wichtig, einen kooperativen Führungsstil vorzuleben, die Vorteile des neuen Kommunikationsmittels aufzuzeigen und natürlich selbst aktiver Teil des Netzwerks zu werden. Empfehlenswert sind außerdem Anwenderrichtlinien für Mitarbeiter und der Grund für die Einführung eines neuen Kommunikationsmittels sollte für jeden Mitarbeiter klar erkennbar sein: mehr Produktivität, weniger Meetings, keine überfüllten Posteingänge und gezielter Informationsaustausch.

Blick in die Praxis: Arbeitsalltag ohne E-Mail Client

Delivery Hero, eine der am schnellsten wachsenden Online-Bestellplattformen für Essen weltweit, hat sich bewusst für den Arbeitsalltag ohne Outlook entschieden. Die Teams der Vertriebs- und Customer Care-Abteilungen kommunizieren nur noch über das Collaboration-Tool Chatter von salesforce.com – sowohl intern als auch extern. Das Tool ist in die CRM-Lösung integriert und mithilfe einer darin installierten App werden E-Mails direkt aus dem CRM-System heraus verschickt und empfangen. So können nebenbei teure Outlook-Lizenzen gespart werden. Das international operierende Netzwerk ist in kürzester Zeit rasant gewachsen und hat Chatter mittlerweile in zwölf Märkten implementiert. Auch bei einer schnellen Mitarbeitereinführung ist das Collaboration-Tool hilfreich: neue Team-Mitglieder lesen sich die Unterhaltungen und Protokolle auf Chatter durch und sind so innerhalb weniger Stunden auf dem aktuellen Stand. Mit einem E-Mail Client ließe sich das schlicht nicht realisieren. 

Fazit

Das Potenzial sozialer Netzwerke ist im unternehmerischen Kontext längst nicht ausgeschöpft und es wäre nicht erstrebenswert die Augen vor den Chancen zu verschließen, die sie bieten. Unternehmensinterne Netzwerke werden sich durchsetzen und die E-Mail, inklusive dem AW:AW:AW:AW:AW:-Rattenschwanz, als das heute noch führende Kommunikationsmittel ablösen. Je früher sich die Unternehmen dem Prinzip der sozialen Netzwerke öffnen, desto erfolgreicher werden sie in Zukunft agieren können. Das Rad der Kommunikation bleibt in Bewegung.       

Das Ende der E-Mail ist abzusehen

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