5 Tipps für Meetings mit Mehrwert
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Strategie | | von Annette Mattgey

5 Tipps für Meetings mit Mehrwert

Wer oft in Meetings oder Workshops sitzt, weiß wie schnell die Aufmerksamkeit nachlässt und wie leicht man sich ablenken lässt. Der immer gleiche Ablauf ist oftmals der Grund dafür, dass sich fast die Hälfte aller Meetingteilnehmer lieber mit dem Beantworten von Mails beschäftigt, als dem Geschehen zu folgen.

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Julian Jost, Workshop-Experte und Gründer von Spacebase plädiert daher für eine neue Strategie, um das Team bei Laune zu halten und zu verhindern, dass die Gedanken zum Einkaufszettel fürs Wochenende abschweifen. Spacebase ist eine Buchungsplattform für außergewöhnliche Workshoplocations. Rund 1000 Räume umfasst das internationale Portfolio, darunter auch Locations wie Boxringe oder alte Fabriken.

Seine Tipps für effizientere Meetings:

1. Geschichten statt Fakten

Die Lustlosigkeit, mit der Teilnehmer in ein Meeting oder Workshop starten, hängt oft mit dem immer gleichen und monotonen Ablauf der Business-Treffen zusammen. Um die Mitarbeiter aus der Reserve zu locken, reicht es deshalb häufig schon, die Aufbereitung der präsentierten Inhalte zu verändern. Denn: Der Mensch will nicht nur zuhören, sondern auch unterhalten werden. Kleine Anekdoten aus dem Privatleben oder dem Büroalltag erheitern und lockern schnell die Stimmung zum Anfang der Zusammenkunft. Zudem können Informationen viel besser aufgenommen werden, wenn diese mit Storytelling gewürzt werden.

So können zum Beispiel am Anfang von Meeting oder Workshop ein paar Fragen vorgestellt werden, die im Laufe der Diskussion beantwortet und zum Abschluss resümierend werden sollen. Das fordert zum Mitdenken auf und sorgt für inhaltliche Struktur. Auch die harten Fakten der Business-Agenda können dabei mit Spannungsbogen und unterhaltsamen Momenten verpackt werden, das sorgt nicht nur für gute Stimmung, sondern auch garantierte Aufmerksamkeit bei den Teilnehmern.

2. Meeting-Zeichner statt PowerPoint

Jeder kennt es: Lange Vorträge und nebenher eine neutral gestaltete Powerpoint-Präsentation mit einer Stichpunkt-Liste.  aufführt. Bei einer durchschnittlichen Aufmerksamkeitsspanne von gerade einmal 18 Minuten eine echte Herausforderung für die Augenlider der Teilnehmer.

Der Wechsel zwischen verschiedenen Projektionsflächen lockert das Treffen auf. Ist Powerpoint nötig, sollten zusätzliche andere Präsentationsflächen wie zum Beispiel ein Whiteboard, eine Tafel oder ein Flipchart genutzt werden, um die Teilnehmer interaktiv einzubinden.

Oder Unternehmen besorgen sich ganz einfach Unterstützung von einem Meeting-Maler bzw. Visual Recorder. Er bringt die besprochenen Inhalte in Echtzeit zeichnerisch auf den Punkt und bietet den Teilnehmern dabei ein echtes Schauspiel. Die entstehenden Zeichnungen und Charts helfen einerseits das Besprochene in Erinnerung zu halten, andererseits sind sie die perfekte Dekoration für schnöde Büroräume. Selbst das sonst langweilige Protokoll wird so zum Highlight.

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3. Tapetenwechsel für mehr Kreativität

Um aus einem langweiligen Workshop oder Meeting ein Event zu machen, braucht es oft nicht viel. Manchmal reicht es schon aus, den Ort des Zusammentreffens zu wechseln. In immer den gleichen Sitzungsräume und anonymen Hotelkonferenzzimmern mit ihren weißen Wänden, ist es kein Wunder, wenn die Kreativität nicht richtig sprudeln will und innovative Ideen auf sich warten lassen. Die Lösung: Ein Ortswechsel in eine inspirierende Umgebung.

Wer nicht ortsgebunden ist und flexibel über den Meetingort entscheiden kann, sollte nach einem Wow-Effekt suchen. Originelle und stimulierende Umgebungen regen die Teilnehmer an, sich aktiv am Geschehen zu beteiligen und ihren kreativen Ideen freien Lauf zu lassen. Warum nicht mal in einen rauhen Co-Workingspace gehen und den kreativen Startup-Vibe wirken lassen? Oder die nächste Panneldiskussion in einem Boxring veranstalten?

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4. Runter vom Bürostuhl!

Ebenfalls ein fieser Kreativitätskiller ist die immer gleiche, starre Haltung bei Meetings und Workshops am Konferenztisch. Sollen Mitarbeiter effizient Probleme lösen, müssen sie etwas aufgelockert werden. Alternativen zu klassischen Bürostuhl-Gesprächen können dabei zum Beispiel Walking-Meetings sein. Warum nicht einfach mit allen Teilnehmern bei einem Spaziergang diskutieren? So wird das Gespräch zum Event und die Inhalte ganz anders wahrgenommen.

Sollen längere Treffen lieber sitzend abgehalten werden, bieten Gymnastikbälle eine willkommene Abwechslung und halten die Teilnehmer in Bewegung – einnicken im starren Drehstuhl unmöglich!

5. Von Catering bis Fußwanne: Kleine Überraschungen fördern die Aufmerksamkeit

Überraschungen sind wie ein sonniger Morgen mit Frühstück am Bett, oder das Zweieurostück auf der Straße - man freut sich. Auch in Meetings und Workshops können kleine Überraschungen die Teilnehmer bei Laune halten und die starre Routine aufbrechen. So können Unternehmen anstatt der üblichen Snacks zum Beispiel mit einem besonderen Catering aufwarten. Die Mitarbeiter erhalten durch die überraschende kulinarische Abwechslung nicht nur einen Aufmerksamkeitsschub, sondern gewinnen durch das Brain Food auch wieder Energie für effiziente Brainstormings. Ist die Konzentration in Hitzeperioden ohnehin schon angeschlagen, können Fußwannen eine willkommene Abkühlung sein und wieder Schwung in Kreislauf und graue Zellen bringen.

"Das wichtigste ist, dass Unternehmen Workshops und Meetings nicht mehr als lästige Pflicht, sondern als Chance wahrnehmen, sich mit ihren Mitarbeitern effizient auszutauschen", fasst Meeting-Experte Jost zusammen. Er ergänzt: "Werden Workshops und Meetings als Events verstanden und auch entsprechend gestaltet, steigt die Motivation aller Beteiligten und die Business-Treffen liefern endlich kreativen und zielführenden Output."

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