Nina Diercks | | von Nina Diercks

Digitale Kommunikation: Warum Sorglosigkeit allen Seiten schadet

Ja, ja, „Social Media im Unternehmen“, ich weiß, das kann kaum einer mehr hören. Dem Senior-Kommunikations-Berater gilt der Begriff gar bereits als überholt, wir sollen es doch einfach Internet nennen. Auch schallt der Ruf nach dem „Mitarbeiter als Markenbotschafter“ nicht erst seit gestern durch die Lüfte. Also, ist der Umgang mit Social Media in Unternehmen nicht mehr der Rede wert?

Wenn man Sonntagabend den Blockbuster auf ProSieben sah, dann könnte man auf diesen Gedanken kommen: Offensichtlich lebt der Kommunikations-Mix. Selbst im Bereich Employer Branding. Gleich zwei Arbeitgeberkampagnen zogen durch den Werbeblock. Da warb die Deutsche Bahn, bei ihr sei „Kein Job wie jeder andere“ und die Bundeswehr stellt die Geschichte von Verena Kraus als Spot dar. Zeitgleich halten die Unternehmen mit DBKarriere und bundeswehr.karriere auf Facebook gut gepflegte Social Media Auftritte vor, die als weiterer Informationskanal und vor allem als niedrigschwelliges Angebot zur Kontaktaufnahme dienen. Nun hat natürlich nicht jedes Unternehmen die Möglichkeit, das ganz große Besteck herauszuholen und derart große, übergreifende Kampagnen zu fahren. Dass es aber auch ein paar Nummern kleiner und dennoch sehr erfolgreich geht, zeigt zum Beispiel die Krones AG.

Also, alles nicht der Rede wert? Ist Social Media einfach in den Unternehmen als eines von vielen Kommunikationsmitteln angekommen? Die Antwort lautet: Es ist kompliziert.

Zunächst einmal: Ja,  es gibt sie, die Unternehmen, die leuchtturmartig herausragen und einen offensiven Weg  auch in der Social Media-Kommunikation gehen. Jedenfalls nach außen.

Der Regelfall ist nach meiner Beobachtung immer noch ein anderer: Eine Fachabteilung (idR Personal und/oder Marketing) machen gehörig Druck, die Kanäle für das eigene Unternehmen nutzen zu können. Oft beginnt eine Abteilung und „macht einfach“, um die Geschäftsführung anhand ihrer Erfolge überzeugen zu können. Die forcierenden Abteilungen fordern eine Öffnung der Kommunikation. Und so lange es nur um die externe Kommunikation geht, gibt die Unternehmensleitung noch halbwegs gern ihr okay, schließlich machen alle jetzt irgendwie dieses „Facebook“. Doch gleich wie modern nach außen der Auftritt wirkt, die wenigsten Unternehmen setzen diese Kommunikationsstrukturen intern um.

Was ich meine? Nun, da werden auf der einen Seite schnell zehn Punkte, die sog. „Social Media Guidelines“ zusammengeschraubt, wonach der Mitarbeiter total gerne als Markenbotschafter auftreten soll, aber natürlich sich bitte an Recht und Gesetz halten soll und auch immer brav nach außen mitteilen soll, dass es sich um seine eigene Meinung handelt. Soweit so gut und auch gar nicht falsch. Auf der anderen Seite finden sich dann aber Internet- und/oder Datenschutzrichtlinien, wonach der einzelne Mitarbeiter die gesamte IT-Infrastruktur nebst Internet und Email ausschließlich dienstlich nutzen darf. Der Down- oder Upload von jeglichen Dateien ist ebenfalls verboten, es sei denn es gibt dazu eine Erlaubnis vom Vorgesetzten. Kurz, die bestehenden verbindlichen Regelungen beißen sich im Ergebnis mit den neuen Social Media Guidelines.

Ausschließlich dienstliche Nutzung von digitaler Information & Kommunikation durch die Mitarbeiter?

Wie genau sähe eine ausschließlich dienstliche Nutzung digitaler Informations- und Kommunikationstools aus? Dem netz-affinen (Social Media) Manager ist vollkommen klar, dass eine Trennung von dienstlichem und privaten Austausch über die Plattformen hinweg mit Geschäftspartnern, die Geschäftsfreunde (ggf. gar Freunde) werden, kaum mehr möglich ist. Und auch das Argument mancher Line-Manager, die Kommunikationsmittel dann doch bitte einfach nur zur Information und damit eben ausschließlich dienstlich zu nutzen, geht leider in der digitalen Suppe überhaupt nicht auf.

Man stelle sich das folgende Szenario vor: Während ein Mitarbeiter auf Informationsrecherche ins soziale Netz geht, beginnt ein Bekannter auf Facebook oder Twitter einen – gerne berufsbezogenen – Dialog. Soweit so dienstlich. Doch was wenn der Gesprächspartner dann ein paar private Fragen stellt, zum Beispiel zum letzten Urlaub oder der Schwangerschaft der Frau? Sollte der Mitarbeiter dann sagen „Du, ich bin hier gerade dienstlich unterwegs, das sage ich Dir gerne nach Dienstschluss“?! Und soll der Mitarbeiter die Facebook-Posts, die ihm oder ihr in die Timeline gespült werden nur lesen dürfen, wenn Sie „dienstlichen“ Bezug haben? Und alles andere ausblenden?

Erst jüngst hörte ich wieder das Argument, dass die Mitarbeiter in der Dienstzeit dann aber eben nur die offiziellen Firmen-Accounts nutzen dürfen. Eben diese Facebook-Unternehmensseite und Twitter-Accounts werden aber immer noch von irgendeinem Menschen betreut. Diese Menschen haben dort auch „private“ Profile. Und es ist nicht ungewöhnlich, zu beruflichen Fragestellungen eben auch über die „privaten“ Profile Stellung zu nehmen.

Und damit gelangt man langsam aber sicher endgültig zu den Trennungsschwierigkeiten. Denn bekanntermaßen werden Direct Messages und sonstige Meldungen der Social Media-Plattformen auch per Email an den Profilinhaber versendet. Was oft äußerst sinnvoll ist, da manche spannenden oder gar wichtigen Sachen in der Timeline fortgespült werden.

Wie sollte das also funktionieren? Die Emails vom einen Account auf den Firmen-Email-Account, die anderen in die private G-Mail-Post? Aber was, wenn ein Mitarbeiter dann aber doch über den „privaten“ Kanal angeschrieben wird – zu einem dienstlichen Thema. Kurz: Egal wie man es dreht und wendet, es funktioniert faktisch einfach alles nicht.

Wir halten kurz einmal fest: Eine strikte Trennung von dienstlicher und privater Nutzung digitaler Kommunikationsmittel funktioniert so nicht mehr.

Der Geschäftsführung wird blümerant

Der Geschäftsführung wird bei dem Gedanken, Social Media (und Internet und Email) nicht nur zur ausschließlich dienstlichen Nutzung zu erlauben,  jedoch blümerant. Zum einen sind die tatsächlichen Vorbehalte groß: „Wenn wir hier die Nutzung offiziell freigeben, dann arbeitet ja keiner mehr!“. Zum anderen erhalten viele Unternehmensleitungen immer noch den Rechtsrat, dass sie die private Nutzung auf gar keinen Fall freigeben dürfen, da in diesen Fällen der Arbeitgeber das Telekommunikationsgeheimnis verletzen würde und den geschäftsführenden Organen gar eine Freiheitsstrafe eben deswegen drohen würde. Darüber hinaus könnten die Unternehmen im Falle der Freigabe ihren handels- und steuerrechtlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nicht mehr nachkommen.

Jedoch: Die Rechtsmeinung, dass eine Freigabe der privaten Nutzung schon aus rechtlichen Gründen nicht gestattet werden dürfe,  ist vor der zu diesem Themenkomplex in den letzten Jahren ergangenen Rechtsprechung  nicht mehr zu halten. Es gibt für Geschäftsleitungen keinen Grund aus derartigen rechtlichen Bedenken, die auch private Freigabe nicht zu ermöglichen. Ich möchte an dieser Stelle niemanden mit komplexen rechtlichen Abhandlungen quälen. Gerne kann dazu bei Interesse aber mein Fachaufsatz in der Kommunikation & Recht, Ausgabe I 2014 „Social Media in Unternehmen“, erschienen im Deutschen Fachverlag gelesen werden.  

Aus den zwei vorgenannten Gründen sieht die Realität in deutschen Unternehmen also aus wie folgt: Jeder weiß, dass die Mitarbeiter natürlich den Drucker nutzen, um schnell das Formular für die Behörde auszudrucken und das Internet, um eine Reise zu buchen und die ein oder andere Social Media-Applikation, um in die Welt hinauszublicken. Bloß erlaubt wird es nicht. Es wird eben geduldet.

Die Duldung ist auf den ersten Blick eine ganz tolle Lösung. Praktisch bloß leider überhaupt nicht.

Warum beschäftigt sich damit eine Anwalt? – Oder: Der Grundrechtskonflikt

Der geneigte Leser erkennt an dem hier bereits eingestreuten Fachartikel der Autorin, dass es sich bei dieser Thematik auch irgendwie um eine rechtliche Problematik handelt. Die Frage nach dem Umgang mit moderner, digitaler Kommunikation im Unternehmen hat sogar eine gravierende, rechtliche Dimension, es liegt nämlich ein potentieller Grundrechtskonflikt vor. (So, seien Sie ehrlich, wenn ich das schon oben geschrieben hätte, dann hätten Sie doch gar nicht bis hierhin gelesen, sondern vor Langeweile gleich ausgeschaltet. Ausgetrickst! ;-) ).

Eine nicht geregelte private Nutzung der Firmen-IT-Infrastruktur (also die Duldung) führt unmittelbar zu einem Grundrechtskonflikt zwischen der „Unternehmerfreiheit“ des Arbeitgebers und dem Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers. Um das Ganze einfach und kurz zu erläutern, hier ein paar schon geschriebene Sätze aus meinem Blog

„Wenn dann Ultraschall-Bilder des ungeborenen Kindes aus Sicht der IT und damit des Arbeitgebers direkt neben dem Personalentwicklungsplan für 2015 liegen, dann lachen zwar Seminar-Teilnehmer bei diesem Beispiel gerne herzlich und rufen aus “Das passt doch!” und haben damit natürlich irgendwie auch recht, de facto ist es aber weder für den Arbeitnehmer noch den Arbeitgeber wirklich toll. Denn der Arbeitnehmer erleidet eine Persönlichkeitsrechtsverletzung, schließlich geht den Arbeitgeber die Familienplanung erst einmal gar nichts an. Auf der anderen Seite hat der Arbeitgeber aber ein Interesse daran, seine eigenen Arbeitsunterlagen sichten, nutzen und eben archivieren zu können – eben diese Rechte bzw. diesen Obliegenheiten kann er aber bei einer ständig drohenden Persönlichkeitsrechtsverletzung des Arbeitsnehmers nicht wahrnehmen bzw. nicht im erforderlichen Rahmen nachkommen.

Ganz plastisch wird die Problematik, wenn ein Mitarbeiter unerwartet und/oder länger krankheitsbedingt ausfällt und Kollegen dringend an seine Arbeitsunterlagen gelangen müssen. Dies geht aber nicht, wenn dabei stets die Persönlichkeitsrechtsverletzung des kranken Mitarbeiters, vielleicht der Zorn der eigenen Compliance-Abteilung, im Worst-Case ein Prozess nebst ggf. unglücklichem medialen Debakel droht.“

Das alles sind jetzt auch keine vertriebsbedingten Gruselszenarien einer Anwältin, sondern schlicht schon Fälle, die vor Gerichten verhandelt worden sind.

Ich sagte ja bereits. Es ist nicht so einfach. Aber nicht verzagen. Weiterlesen.

Und nun? - Lösungen

Für das Szenario „Digitale Kommunikation im Unternehmen“ gibt es drei Lösungswege.

Lösungsweg 1:

Das Unternehmen verbietet die private Nutzung der IT-Infrastruktur sowie aller Social Media-Anwendungen. Das ist die einfachste Lösung. Aber das Unternehmen muss das Verbot auch nachhalten. Sprich: Kontrollieren, protokollieren, sanktionieren. Das ist nicht toll für das Betriebsklima und vermutlich auch nicht für das Arbeitgeber-Image, aber notwendig. Denn sonst sitzt  das Unternehmen ohnehin in Lösungsweg 2.

Lösungsweg 2:

Die private Nutzung wird – wie üblich – einfach geduldet. Kann man machen. Aber bitte nicht beschweren, wenn dann doch ein Mitarbeiter wegen der Verletzung seiner Persönlichkeitsrechte klagt oder sonstige diesbezügliche Komplikationen im Unternehmen auftreten. (Und nein nochmal, das sind keine Geschichten aus der Yucca-Palme!)

Lösungsweg 3:

Das Unternehmen erkennt die Realitäten heutiger Kommunikations-, Informations- und Arbeitsstrukturen an und macht sich auf den Weg, diese auch mittels entsprechender, sowohl die Rechte der Arbeitnehmer als auch die Rechte der Arbeitgeber in einen verhältnismäßigen Ausgleich bringenden, Richtlinien intern abzubilden. Und zwar vollkommen gleich, ob das Kind den Titel „Social Media Richtlinie“,  „IT-Richtlinie“ oder „Betriebsvereinbarung zur digitalen Kommunikation“ genannt wird.

Fazit:

Lösungsweg 3 klingt vermutlich nicht gerade „sexy“ und nicht nach einem „Hey, lass uns mal schnell ein cooles Erklärbär-Video zu Social Media für die Belegschaft machen“ (FYI: Ich sage nicht, dass Videos nicht toll wären, aber sie allein reichen eben nicht). Wer aber digitale Kommunikation in seinem Unternehmen und nicht nur in der externen Kommunikation implementieren will, der kommt daran aus den verschiedensten und zum Teil hier aufgezeigten Gründen nicht vorbei. Die Thematik ist wirklich komplex und hat noch viel mehr als die hier aufgezeigten Facetten.

Ich hoffe, aber mit diesem Artikel einen ersten Eindruck davon vermittelt zu haben, dass die Frage nach digitaler Kommunikation und ihren rechtlichen Facetten kein Thema ist, was sich einfach so aussitzen lässt und das einer näheren Betrachtung – wie alle Compliance-Themen – wert ist.

Wer sich dazu weiter informieren möchte, der findet unter diesem Artikel ein paar weiterführende Links.

In diesem Sinne,

auf bald, hüben oder drüben.

Tl;dr: Social Media ist digitale Kommunikation. Digitale Kommunikation eines Unternehmens kann nicht nur von der externen Perspektive, sondern muss auch aus der internen Perspektive betrachtet werden. Digitale Kommunikation im Unternehmen ist kompliziert, aber nicht so kompliziert, dass es keine Lösungen gäbe.

Zum Weiterlesen:

Blogs:

Social Media Richtlinien – Der bunte Leitfaden für die Mitarbeiter oder steckt mehr dahinter? Teil 2

Gut zu wissen: Wem gehören eigentlich XING-Kontakte und Social Media Accounts? – Oder: Der Herausgabeanspruch des Arbeitgebers

Fachartikel:

Social Media im Unternehmen – Zur Zweckmäßigkeit des Verbots der (privaten) Nutzung unter besonderer Berücksichtigung von § 88 TKG

Nina Diercks ist einer der "Digital Leader", eine feste Gruppe von Bloggern, die ihre Meinungen und Kommentare via LEAD digital verbreitet. Mehr zum Autor und den weiteren Mitgliedern der "Digital Leader" lesen Sie hier auf der Übersichtsseite.

Digitale Kommunikation: Warum Sorglosigkeit allen Seiten schadet

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